La transformation numérique des collectivités
Le virage numérique accéléré des collectivités
Dans le cadre du plan ‘France relance‘ annoncé début 2021, l’Etat place au cœur de ses priorités la transformation numérique des collectivités. Un fonds de Transformation Numérique de 88 millions d’euros a été débloqué jusqu’à 2022 afin d’offrir aux territoires les moyens pour que tous les français bénéficient de services publics de qualité, disponibles et plus efficaces.
Les enjeux sont de taille :
- Améliorer la relation digitale citoyen en facilitant les démarches en ligne.
- Permettre à toutes les collectivités de mettre en place des services numériques afin de renforcer la collaboration entre les territoires.
- Soutenir la montée en compétence des agents et des élus et faciliter l’exercice de leurs missions au quotidien.
Améliorer la relation digitale citoyen en facilitant les démarches en ligne
Aujourd’hui le citoyen recherche de plus en plus d’autonomie dans ses démarches administratives. La qualité des services publics dépend alors du niveau de réactivité et du délai de réponse des démarches en ligne (demandes d’aides, souscription à des services, renouvellement pièces d’identité…)
Dans le cadre des demandes d’aides par exemple, les agents doivent être en mesure de les traiter rapidement. Cela passe par la mise en place d’une plateforme digitale permettant d’automatiser la prise en charge de la demande via des formulaires électroniques et des circuits de validation pour accélérer l’approbation des différents décideurs.
La dématérialisation des démarches de service public assure à l’usager de la transparence dans les échanges et permet d’engager un dialogue. Tout au long du parcours, il pourra être informé par une réponse personnalisée de l’état d’avancement de son dossier.
À l’ère du tout numérique, la traçabilité est primordiale, dans cet exemple la mairie conserve l’historique de toutes les actions et pourra archiver les pièces justificatives du dossier dans un coffre-fort numérique certifié Afnor NF logiciel (NF203).
4 bonnes pratiques pour la digitalisation des collectivités
1- Choisir une plateforme globale et évolutive
- Chaque collectivité à ses propres enjeux, il est important qu’elle identifie l’ensemble des processus à dématérialiser, par exemple la gestion de la facturation électronique, les formulaires de demandes d’intervention techniques ou encore la dématérialisation des bulletins de paie → notre article comment bien choisir sa GED.
2- Assurer l’accessibilité des informations en mobilité
- En favorisant une solution 100% cloud, Open Bee a permis d’assurer la continuité des services en télétravail, par exemple en accompagnant la dématérialisation des conseils d’administration. Grâce à la solution de partage sécurisé, les élus ont pu partager des dossiers, avoir un accès instantané aux documents et collaborer à distance.
3- Renforcer la sécurité des données
- Les informations sont hébergées sur un data center français certifié ISO 27001. La sécurisation et confidentialité des échanges sont renforcées par le chiffrage 256-bit AES des données, protocoles HTTPS, SSL. La plateforme assure une gestion fine des droits d’accès utilisateurs et des permissions.
4- Opter pour une solution facile à prendre en main
Afin d’impliquer tous les agents dans la transformation numérique, l’interface intuitive de la solution est pensée pour les utilisateurs. Les tableaux de bords permettent une meilleure lisibilité des informations.
Retour d’expérience de la mairie d’Onzain
La dématérialisation du courrier entrants et factures
Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.
Afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED) à travers une plateforme digitale globale → Tout savoir sur ce cas client