Le projet de dématérialisation ambitieux de la société Smeg
Fondée en 1948, la société SMEG est un fabricant italien d’appareils électroménagers à l’envergure internationale. Nous avons rencontré Christophe Galdérique, Responsable Informatique et Télécommunication de sa filiale France, qui a choisi la plateforme Open Bee pour son ambitieux projet de dématérialisation, axé dans un 1er temps sur les factures et le portail de la relation clients.
Il nous présente en quelques points son retour d’expérience.
La croissance de l’entreprise génère plus de documents à traiter
Notre activité croît de 20% tous les ans depuis 4 ans. L’effectif de la filiale France est passée de 55 personnes en 2015 à 76 en 2019. Cela signifie de plus en plus de papier et de documents à traiter. Nous cherchions donc une solution qui nous permette de digitaliser tous ces papiers tout en ayant une traçabilité sur les actions à mener. Notre croissance rapide a également engendré une plus grande sollicitation de notre personnel. Nous tenions à faciliter le travail de nos employés tout en continuant de répondre aux besoins de nos clients. Créer un espace de collaboration en ligne donnant facilement accès aux documents de la relation commerciale devenait nécessaire. Nous souhaitions ainsi rendre plus professionnels certains de nos process. Et nous savions bien que la dématérialisation est une source d’économie.
Mise à disposition d’un partage de documents pour l’ensemble des clients
Améliorer le process de relance clients
Notre objectif est d’arriver à une utilisation d’Open Bee par 80% des clients (les 20% restants sont déjà en EDI). Dans le système, on est à 100 000 documents. Le but du jeu est d’éliminer de plus en plus le papier. Un projet de cette envergure se fait en plusieurs années, on va réussir à faire quelque chose de bien. A très court terme, nous allons ajouter le module des workflows pour améliorer le process de relance clients. Tout le monde aura la même information en temps réel. Les workflows seront aussi utilisés pour la validation des factures fournisseurs par le service comptabilité ;
Le but étant d’augmenter la productivité et de faciliter la gestion documentaire. On utilise aussi Open Bee pour la Piste d’Audit Fiable.
Organiser les documents autour des mots clés
On souhaite, d’ici la fin de l’année, gérer des liens dynamiques entre les fichiers et le moteur de recherche pour retrouver facilement les documents liés à une commande, ce que ne fait pas SAP. D’autres filiales européennes de SMEG sont intéressées de développer un outil similaire… Et la force d’Open Bee est d’avoir une solution traduite en plusieurs langues !
La plateforme GED déployée pour la transformation digitale
Nous utilisons Open Bee Portal pour avoir un espace sécurisé cloud disponible pour nos utilisateurs et permettre à nos clients de retrouver leurs factures et avoirs depuis 2017. Open Bee Portal permet d’avoir une traçabilité et d’ajouter un certificat d’autorité de confiance sur les documents. Actuellement, notre système de gestion SAP génère les factures et avoirs. Le module ERP Manager d’Open Bee nous permet de récupérer le flux d’impressions initial transformé en PDF, qui est directement intégré dans Portal avec les règles de classement. Nous notifions automatiquement nos clients des nouveaux documents à disposition. Nous disposons également du partage de documents par email. Open Bee propose des fonctionnalités que SAP ne permet pas de faire. D’autres options ne sont pas encore paramétrées, nous sommes un petit service et préférons prendre le temps de bien faire les choses.
- Amélioration des processus métier
- Accès à l'information en temps réel
- Diminution des coûts d'envoi de facture client
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
Nous voulions une solution qui nous permette de faire à la fois de la GED, des workflows et de l’archivage tout en s’ouvrant à l’extérieur. Nous avons décidé de privilégier les clients et de leur laisser le choix de la dématérialisation.
- Aujourd’hui, 30% d’entre eux utilisent Open Bee ce qui représente déjà pour SMEG une économie de papier de 50%.
- Nous imprimions 200 factures de 2 à 3 pages par jour. En plus du papier, cela nous permet de réduire les coûts opérationnels (ex : encre) et les frais postaux. On s’affranchit également de la perte de documents.
- Avant, nous avions une personne qui s’occupait tous les jours de l’impression et de la gestion papier des factures clients à temps plein. Aujourd’hui, elle économise 50% de son temps pour le dédier à d’autres tâches.
- Les clients sont aussi ravis puisque certains nous contactent pour nous remercier de mettre en place ce genre d’outils. La solution documentaire Open Bee est bénéfique pour eux comme pour nous !
On en parle dans la presse
Les récompenses reçues pour cette transformation numérique
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Ils témoignent de notre expertise
Pour éviter de saturer les espaces de stockage, d’effectuer de multiples ressaisies, de perdre du temps à retrouver un document, etc. nous désirions un logiciel qui nous permette de tout digitaliser.
Christophe Galdérique, responsable information, Smeg France
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Ils témoignent de notre expertise
Nous procédons pas à pas. Nous avons commencé par privilégier nos clients. Toutes nos factures et avoirs sont maintenant stockés dans le portail de relation client que nous avons déployé. 30 % de nos clients y sont déjà connectés : ils reçoivent une notification quand une nouvelle facture est disponible. L’objectif est d’arriver à 80 %, les autres étant déjà en EDI.
Christophe Galdérique, responsable information, Smeg France
En savoir plus sur ces solutions proposées
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Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire