Le groupe Bernier anticipe la facture électronique obligatoire
Vers la fin des factures au format papier
La dématérialisation des factures clients et des bulletins de paie par le Groupe Bernier
La société, spécialisée dans la fabrication de cercueils, a adopté la solution Open Bee pour dématérialiser ses 400 factures clients mensuelles, ainsi que les bulletins de paie de ses employés.
Suite au confinement, de nombreuses problématiques sont apparues au premier trimestre 2020 : le groupe Bernier, qui compte 120 employés repartis sur 12 sites différents, s’est rapidement retrouvé face à la nécessité d’envoyer régulièrement jusqu’à 400 factures clients par mois au format électronique. Afin d’être conforme au RGPD, la réflexion s’est orientée vers une solution logicielle répondant à l’ensemble de ces besoins : « Le projet de dématérialisation des factures clients avait déjà été abordé, notamment avec l’échéance de 2023 qui impose leur digitalisation dans un proche avenir. La crise sanitaire a accéléré le projet puisque nous devions trouver un moyen d’envoyer des factures de la manière la plus simple et sécurisée pour nous et nos clients » déclare Stéphanie Bernier, assistante de direction du groupe Bernier.
Faire le choix d’un logiciel simple, intuitif et complet
Après avoir étudié plusieurs solutions, l’entreprise a donc opté pour la plateforme digitale Open Bee, et décidé d’élargir la dématérialisation à celle des bulletins de paie pour mieux gérer leur envoi : « nous avons choisi de travailler avec Open Bee dont le logiciel était d’une part intuitif et simple d’utilisation, mais aussi très rassurant au niveau de ses certifications » Le logiciel fut déployé avec un accompagnement et une formation des équipes en septembre 2020.
Une reconnaissance intelligente pour une meilleure gestion des factures
La dématérialisation des factures a été rendue possible grâce au module de capture intelligent qui reconnaît l’information et la donnée au fur et à mesure de son usage, l’algorithme optimise son apprentissage. Cet outil permet l’extraction des informations clés présentes sur un fichier PDF et sont proposés à validation à la personne en charge du dossier. L’identification de ces données sert ensuite à classer automatiquement les factures dans les bons dossiers selon une arborescence préalablement définie par l’entreprise. L’automatisation pourra ensuite prendre le relais et les envoyer aux clients par voie électronique. « Le logiciel nous a permis de gagner du temps très rapidement. Par exemple, pour les factures clients, il suffit de déposer un PDF global sur le portail Open Bee. L’identification visuelle s’opère automatiquement, identifie, classe et envoie automatiquement les factures », déclare Stéphanie Bernier ravie.
Des notifications pour être alerté en temps réel
Les clients sont informés immédiatement par l’intermédiaire d’une alerte email leur indiquant que le document est à leur disposition dans leur coffre-fort numérique sécurisé. « Libre à eux de les imprimer ou les archiver numériquement », rajoute l’assistante de direction.
- 400 factures mensuelles dématérialisées
- Economies financières
- Réduction de l'impact environnemental
- Un gain de temps évalué jusqu'à 2 jours par mois
Productivité et sécurité au service de la performance de l’entreprise
Fournis par le cabinet comptable, les bulletins de paie du groupe Bernier bénéficient du même système de dématérialisation que la facturation client : « Le fait d’offrir un coffre-fort numérique à nos employés est très important pour nous. C’est un avantage de leur permettre d’archiver leurs documents de manière sécurisée et toujours accessible.» Pour un bon suivi des documents et de leurs relances, un système de workflow permet de faciliter les processus de validation entre le cabinet et l’entreprise.
Les services comptables et des ressources humaines gagnent eux en productivité. Ils ont évalué le gain de temps à une à deux journées par mois, précise Stéphanie Bernier, qui souligne aussi les économies financières et la réduction de l’impact environnemental de la société obtenu par la réduction des impressions et des envois postaux.
Des objectifs ambitieux : étendre la dématérialisation à l’ensemble du groupe
Les responsables du groupe Bernier souhaitent maintenant étendre la dématérialisation à l’ensemble des filiales appartenant au groupe.
Leur intention est également d’étendre la dématérialisation vers d’autres usages tels que l’intégration automatisée des factures fournisseurs dans les écritures comptables, la gestion centralisée de l’archivage des documents et la mise en place la signature électronique. « Au fur et à mesure que nous découvrons le logiciel, nous identifions de nouveaux besoins, de nouvelles pistes. On peut dire que nous y avons pris goût ! »
La transformation digitale est aujourd’hui lancée avec un projet ambitieux de simplification des processus. La société sera donc prête pour suivre les réglementations demandées par l’État en matière de facture électronique d’ici 2023 et au-delà.
On en parle dans la presse
Récompense Obtenue
Le Cas d’OR de la facturation électronique pour les PME
entre le groupe Bernier x Open Bee
Une solution logicielle facile à mettre en place
« La mise en place de la plateforme en mode cloud pour centraliser l’information est un gain de temps pour tout le monde…»
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- Dématérialiser les bulletins de paie
Cette fiche produit relative à la dématérialisation des documents RH s’inscrit dans une démarche de productivité et de réduction des coûts.
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire