Habilitation de l’immatriculation : les règles à respecter
L’habilitation à l’immatriculation
L’habilitation est une autorisation d’accès au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) accordée par le préfet uniquement aux professionnels de l’automobile. Depuis 2017, les opérations du SIV font l’objet d’une simplification, ces démarches sont désormais réalisées en ligne.
Obligation et évolution du système d’informations
Dans le cadre de ce processus de télétransmission au système, lors des opérations relatives à l’immatriculation des véhicules : les professionnels du secteur habilités par le ministère de l’intérieur ont désormais pour obligation de conserver les justificatifs et les certificats d’immatriculation.
Mise en place d’un coffre-fort électronique pour les professionnels de l’automobile
En effet, le professionnel doit archiver les pièces des dossiers et, depuis novembre 2017, la copie des anciens certificats d’immatriculation pour une durée de 5 ans. Ces pièces peuvent être demandées lors de tout contrôle.
En prévision d’un contrôle : donner un accès sécurisé aux documents
Sont concernés notamment :
- Les pièces d’identité,
- Les justificatifs de domicile,
- Les cartes grises barrées et signées par l’ancien propriétaire,
- Les demandes de certificat d’immatriculation,
- Les certificats de cession établi par l’ancien propriétaire,
- Les certificats de situation administrative,
- Les contrôles techniques.
L’obligation pour l’habilitation au SIV :
Sécuriser les dossiers papiers ou dématérialisés
Le professionnel doit prouver qu’il dispose de la capacité matérielle à archiver de façon sécurisée les dossiers, en décrivant ses locaux et équipements destinés à assurer leur traitement et leur stockage :
- Si ce sont des dossiers papiers : un local d’archivage papier avec des mesures de protections anti-intrusions ;
- Si ce sont des dossiers dématérialisés : un coffre-fort numérique conforme à la norme AFNOR NF Z 42 020. Les stocks d’archives sur support papier peuvent tout à fait être numérisés pour archivage et détruits physiquement. La possession de ce coffre-fort numérique est un prérequis obligatoire pour l’habilitation au profil « PIVO PRO ».
La solution : une plateforme certifiée et conforme
Afin d’aider les professionnels du secteur de l’automobile habilités (garagistes, concessionnaires, experts, négociants, etc.) à dématérialiser la conservation de leurs archives, Open Bee propose sa solution de coffre-fort numérique certifiée conforme à la norme NF Z 42-020 par AFNOR Certification.
Les sociétés souscrivant à cette option pourront ainsi bénéficier de fonctionnalités avancées comme :
- Une conservation des données au sein d’un Datacenter français ultra sécurisé et certifié ISO/CEI 27001,
- Un contrôle d’intégrité et une traçabilité complète des documents,
- L’apposition d’un horodatage et un cachet serveur conformes au règlement européen eIDAS,
- Un classement et une indexation fiable simplifiée de toutes pièces justificatives.
La plateforme GED Open Bee réunit en un seul outil la gestion électronique des documents relatifs au secteur de l’automobile vous permettant d’être dans une totale conformité aux réglementations et normes en vigueur.
