Habilitation de l’immatriculation : les règles à respecter
Les professionnels de l’automobile (concessionnaires, loueurs, garages, mandataires) traitent quotidiennement des dossiers d’immatriculation via le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV). Ces dossiers contiennent des documents sensibles, tels que des pièces d’identité, justificatifs de domicile, certificats d’immatriculation et contrôles techniques, qui doivent être conservés en toute sécurité.
Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 1er juillet 2025, applicable depuis le 1er août 2025, de nouvelles règles encadrent l’habilitation des professionnels au SIV. Cet arrêté impose une mise en conformité des pratiques documentaires et contractuelles, notamment pour les acteurs ayant signé une convention avant cette date. Ces derniers disposent d’un délai transitoire jusqu’au 1er août 2026 pour se mettre en conformité avec les nouvelles exigences. Voyons en détail ce que cela implique.
L’habilitation à l’immatriculation : qu’est-ce que c’est ?
L’habilitation est une autorisation d’accès au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV), accordée par le ministère de l’Intérieur aux professionnels de l’automobile, sous certaines conditions. Elle leur permet d’effectuer, pour le compte de leurs clients, des démarches administratives liées à l’immatriculation (déclaration de cession, demande de carte grise, changement d’adresse, etc.).
Pour obtenir ou conserver cette habilitation, les professionnels doivent justifier de leur activité, respecter des obligations strictes en matière de conservation des pièces justificatives, de sécurité des données, et se soumettre à d’éventuels contrôles. Ces exigences ont été renforcées par les textes récents, dans une logique de traçabilité et de lutte contre la fraude documentaire.
Des critères d’habilitation renforcés pour accéder au SIV
L’arrêté du 1er juillet 2025 introduit un encadrement plus strict des conditions d’habilitation au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV). Seuls les professionnels remplissant des critères précis peuvent désormais être autorisés à télétransmettre des opérations. Ces exigences varient selon le statut du demandeur — personne physique ou morale.
Pour les personnes physiques, trois conditions principales sont requises :
- une activité stable depuis au moins un an, attestant d’une pratique professionnelle significative ;
- l’absence de condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire, que ce soit pour le professionnel ou ses employés ;
- la présence d’un local dédié exclusivement à l’exercice de l’activité.
Pour les personnes morales (sociétés), ces critères s’appliquent également aux dirigeants, associés et préposés. En complément, l’entreprise doit fournir des pièces justificatives prouvant l’existence d’une activité commerciale stable, licite et conforme à l’objet déclaré.
Mise en place d’un coffre-fort numérique pour les professionnels de l’automobile
Lors des opérations d’immatriculation des véhicules, les professionnels habilités par le ministère de l’Intérieur doivent désormais conserver les justificatifs et certificats d’immatriculation pendant au moins 5 ans, à partir de la date de la demande d’immatriculation. Cette obligation fait partie du processus de télétransmission au système SIV.
Pour pouvoir le conserver de manière électronique*, le professionnel doit utiliser un outil de conservation de documents électroniques qui respecte au minimum l’une des deux options suivantes : soit un coffre-fort numérique tel que défini dans la norme NF Z 42-020, soit un outil de gestion électronique de documents (GED) conforme au Référentiel général de gestion des archives.
*Source : gestion des archives relatives aux opérations d’immatriculation des véhicules
Contrôle et sanctions : donner un accès sécurisé aux documents
Sont concernés notamment :
- Les pièces d’identité,
- Les justificatifs de domicile,
- Les cartes grises barrées et signées par l’ancien propriétaire,
- Les demandes de certificat d’immatriculation,
- Les certificats de cession établi par l’ancien propriétaire,
- Les certificats de situation administrative,
- Les contrôles techniques.
L’arrêté introduit un cadre de sanctions progressif en cas de manquement aux obligations. L’habilitation SIV peut être suspendue ou retirée par le préfet ou le ministère de l’Intérieur en cas de fraude, de non-respect des conditions ou de négligence (comme l’absence de déclaration de modification d’activité). Une procédure contradictoire permet généralement au professionnel de régulariser sa situation, sauf dans les cas les plus graves où une révocation immédiate sous 48 heures peut être décidée. Par ailleurs, les professionnels déjà habilités avant le 1er août 2025 doivent signer un avenant SIV avec leur préfecture avant le 1er août 2026. À défaut, leur habilitation sera automatiquement retirée.
L’obligation pour l’habilitation au SIV :
Sécurisation obligatoire des dossiers numériques
L’arrêté renforce les exigences en matière d’archivage sécurisé des dossiers d’immatriculation, qui doivent désormais être dématérialisés et conservés dans un environnement numérique conforme. Le professionnel doit démontrer qu’il dispose de la capacité matérielle et technique pour stocker les pièces justificatives de manière sécurisée et durable.
La possession d’un coffre-fort numérique conforme à la norme AFNOR NF Z 42-020 devient ainsi une condition incontournable, notamment pour les professionnels habilités sous le profil « PIVO PRO ». Ce dispositif garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents archivés
« Art. 18-8. – Le professionnel de l’automobile habilité archive les pièces justificatives constituant le dossier d’immatriculation sous format dématérialisé sécurisé, et dans une qualité suffisante pour assurer l’authenticité des documents. Il peut en outre conserver des archives sous format papier.
« L’archivage des documents est réalisé au moyen d’un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité en vigueur, souscrit par le professionnel, permettant un accès en consultation à distance par les services du ministère de l’intérieur.
« Les dossiers d’immatriculation sont archivés par le professionnel de l’automobile pour une durée de cinq ans, au terme de laquelle ce dernier les détruit.
Source : Legifrance.gouv.fr
La solution Open Bee : le coffre-fort certifié NF Z 42-020
Afin d’aider les professionnels du secteur de l’automobile habilités (garagistes, concessionnaires, experts, négociants, etc.) à dématérialiser la conservation de leurs archives, Open Bee propose sa solution de coffre-fort numérique certifiée conforme à la norme NF Z 42-020 par AFNOR Certification.
Les sociétés souscrivant à cette option pourront ainsi bénéficier de fonctionnalités avancées comme :
- Une conservation des données au sein d’un Datacenter français ultra sécurisé et certifié ISO/CEI 27001,
- Un contrôle d’intégrité et une traçabilité complète des documents,
- L’apposition d’un horodatage et un cachet serveur conformes au règlement européen eIDAS,
- Un classement et une indexation fiable simplifiée de toutes pièces justificatives.
Conserver votre certificat SIV dans un coffre-fort numérique
Le certificat numérique SIV est essentiel pour effectuer des démarches administratives liées à l’immatriculation des véhicules. Pour garantir sa sécurité et éviter tout risque de perte ou de fraude, il est nécessaire de le conserver dans un coffre-fort numérique.
Cette solution assure une protection optimale des documents sensibles, tout en permettant un accès rapide et sécurisé. Conserver le certificat SIV dans un coffre-fort numérique permet également de centraliser les documents administratifs liés à l’immatriculation des véhicules, simplifiant ainsi la gestion quotidienne tout en renforçant la conformité aux exigences légales. C’est une méthode fiable pour préserver l’intégrité et la disponibilité de ces documents cruciaux.
La plateforme GED Open Bee réunit en un seul outil la gestion électronique des documents relatifs au secteur de l’automobile vous permettant d’être dans une totale conformité aux réglementations et normes en vigueur.