La stratégie de gestion documentaire du Groupe ECM
Le groupe ECM, expert en équipements industriels pour divers secteurs tels que l’aéronautique et l’automobile, a récemment implémenté la solution Open Bee pour moderniser et optimiser sa gestion de documents. Avec une présence internationale et un fort taux d’exportation, le groupe devait adresser deux défis majeurs liés à la chaîne d’achat et aux écarts de commandes fournisseurs.
Olivier Metery, DSI du groupe ECM, présente en quelques points son retour d’expérience avec la dématérialisation de ses factures.
La problématique du Groupe ECM pour la digitalisation des processus d’achat
Avant l’intervention d’Open Bee, ECM était confronté à deux problématiques majeures dans sa chaîne d’achat : la gestion manuelle des accusés de réception de commande et le traitement des écarts de commandes fournisseurs, ainsi que le flux complexe de validation des factures.
Le groupe a souligné l’importance de l’adéquation de la solution aux besoins spécifiques de l’entreprise, de l’autonomie dans le traitement de 100 % de leurs documents, et du soutien méthodologique offert par Open Bee. Après avoir analysé différentes solutions sur le marché et en se basant sur trois critères clés – l’adaptabilité, l’accompagnement et un modèle économique viable – le groupe ECM a choisi Open Bee.
La solution Open Bee pour optimiser les process d’achat
Pourquoi le groupe a choisi Open Bee
Après une sélection rigoureuse parmi cinq solutions concurrentes, ECM a choisi Open Bee pour sa capacité à traiter 100 % des documents de l’entreprise, pour l’autonomie qu’elle offre, et pour la qualité de l’accompagnement proposé. Open Bee s’est démarqué par son écoute active lors de la phase d’audit, son approche personnalisée de l’outil pour répondre aux besoins uniques d’ECM et par la mise en place d’un transfert de compétences efficace à l’issue de la formation des utilisateurs.
Les solutions apportées par Open Bee
Grâce aux outils Open Bee et particulièrement sa solution de contrôle de cohérence, ECM a automatisé la réception des accusés de réception de commandes et leur comparaison avec les données de l’ERP, permettant ainsi d’alerter les acheteurs en cas d’écart et d’anticiper tout impact sur la production. La transformation digitale a également touché la gestion des facturations, plaçant un système automatisé là où régnait un processus manuel et dispersé de dossiers et d’échanges par mail.
La plateforme GED déployée pour la transformation digitale
- Amélioration des processus d'achat
- Accès à l'information et contrôle en temps réel
- Diminution des coûts d'envoi de factures fournisseurs
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
Amélioration de la fiabilité des opérations comptables
Le groupe ECM a vu un gain significatif en productivité et une amélioration de la fiabilité des opérations comptables. La sérénité ressentie par l’équipe comptable témoigne d’une meilleure gestion des données et d’un flux de travail optimisé.
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Olivier Metery, DSI du groupe ECM, exprime sa satisfaction :
« Avec Open Bee, nous avons non seulement résolu nos problématiques initiales, mais nous avons également posé les bases d’une transformation numérique qui se ressent au quotidien. La solution a su s’adapter parfaitement à notre contexte et nos besoins spécifiques, ce qui en fait un partenaire privilégié dans notre développement continue. »
En savoir plus sur ces solutions proposées
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- L’archivage à vocation probatoire
Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire