Pourquoi associer la Signature Électronique à un système de GED ?
L’utilisation d’une solution de signature électronique apporte un gain de temps considérable et valide les documents signés. Open Bee, en tant que fournisseur innovant de solutions de GED, propose non seulement un module de signature électronique, mais offre également la possibilité de l’intégrer au sein de sa plateforme sécurisée de gestion documentaire.
En intégrant la signature électronique d’Open Bee au cœur de la GED, les entreprises peuvent garantir une sécurité documentaire complète et assurer une conformité légale sur la conservation de documents. Explorons dans cet article comment la fusion de ces technologies représente une avancée considérable pour une gestion documentaire optimisée et sécurisée.
Sommaire :
1- L’alliance stratégique entre la GED et la Signature Électronique
2- Répondre aux exigences légales d’archivage à valeur probante
3- Simplifier les procédures d’audit et de contrôle
L’alliance stratégique entre la GED et la Signature Électronique
Éliminer les étapes manuelles
L’intégration de la signature électronique dans la GED permet d’automatiser entièrement le processus de signature des documents. Avec le workflow de la GED, les circuits de validation sont créés pour impliquer les personnes concernées, avec les délais et les relances. Ensuite, les documents sont stockés dans la GED, selon leur cycle de vie, pour une optimisation de l’espace de stockage.
Cette dématérialisation complète du processus de signature réduit les délais de validation des documents. L’intégration transparente de la solution de signature électronique à la GED permet une signature rapide, où que se trouvent les parties prenantes.
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Permettre une gestion entièrement électronique des documents
Avec la signature électronique intégrée à la GED, vous passez à une gestion 100 % numérique de vos documents. Toutes les étapes, de la création à la signature en passant par le stockage, se font de manière électronique.
Par exemple, pour un service RH, cela signifie que tous les documents liés aux employés (contrats, avenants, bulletins de paie…) peuvent être gérés de A à Z sans aucun recours au papier. Les documents sont créés numériquement, signés électroniquement et archivés dans la GED, accessible à tout moment.
Cette dématérialisation améliore l’expérience utilisateur de vos employés et clients. Les interactions avec les documents sont plus fluides, sans nécessiter d’impressions ou de déplacements. La GED propose des fonctionnalités adaptées à tous les services.
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Pour comprendre, voici ce que la signature électronique associée à la GED vous permet :
- Dématérialisation, signature et stockage des documents 100 % numériques.
- Interactions fluides avec les documents, sans impression ni déplacement, ils peuvent être associés à vos applications métiers.
- Partage et archivage automatisé des documents signés, avec certains droits d’accès pour une sécurisation renforcée.
- Collaboration facilitée grâce à la centralisation dans la GED de l’ensemble des documents
- Archivage à vocation probante avec le module de coffre-fort numérique : le document signé en numérique devient une version légale et réglementaire aux yeux de la loi.
- Possibilité d’intégrer les documents au format papier également avec le module de capture intelligente.
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Répondre aux exigences légales d’archivage à valeur probante
Comme mentionné précédemment, l’intégration de la signature électronique à la GED vous permet de constituer un archivage électronique à valeur probante, en utilisant le coffre fort numérique.
En clair, pour les documents qui ont une obligation légale de conservation dans le long terme, la solution vous permet de prouver que ces documents n’ont pas été modifiés depuis leur signature et qu’ils sont conservés pendant la durée légale requise. La solution Open Bee garantit l’intégrité, la pérennité et l’accessibilité des documents archivés pendant la durée requise par la législation.
Simplifier les procédures d’audit et de contrôle
Conserver un historique complet des signatures et versions des documents
La solution de signature électronique d’Open Bee intégrée à la GED vous permet également de conserver un historique détaillé de chaque document. Toutes les étapes de signature sont tracées et horodatées, de même que les différentes versions du document.
Par exemple, pour un contrat passant par plusieurs phases de négociation, vous pouvez retrouver dans la GED toutes les versions intermédiaires du document, avec l’horodatage des signatures de chaque partie. Vous avez une vision complète de la version finale du contrat.
Cet historique constitue une piste d’audit complète et indispensable pour prouver la validité du processus de signature ou de tout autre document. En cas de contrôle ou d’audit, vous pouvez ainsi facilement retracer le parcours de chaque document et prouver le respect des procédures.
Faciliter l’accès aux documents signés pour les auditeurs et autorités de contrôle
Lorsqu’un document est signé électroniquement via Open Bee puis stocké dans la GED, il reste facilement accessible pour les besoins d’audit ou de contrôle. Plus besoin de rechercher la version papier signée dans des classeurs ou des archives physiques.
Avec un classement intelligent dans la GED, vous pouvez retrouver et exporter facilement n’importe quel document signé. Vous pouvez définir des règles d’accès spécifiques pour les auditeurs ou les autorités de contrôle, leur permettant d’accéder directement aux documents dont ils ont besoin. Les auditeurs et autorités de contrôle disposent ainsi de toutes les preuves nécessaires : document signé, fichiers de preuve, horodatage, etc. De quoi simplifier et accélérer les procédures d’audit et de contrôle.
En conclusion, l’intégration de la signature électronique Open Bee à la GED transforme profondément votre gestion documentaire. En accélérant vos processus de validation des documents, en protégeant vos documents signés, en assurant votre conformité légale et en simplifiant vos audits, cette combinaison vous fait gagner un temps précieux et vous apporte une tranquillité d’esprit.