Editeurs de logiciels :
préparez-vous à la réforme de la facture électronique
Le 1er juillet 2024 marquera un tournant pour les entreprises avec l’obligation de n’accepter que des factures au format électronique (facture dématérialisée) et de les émettre progressivement selon un calendrier où 2026 marquera la fin du papier dans les échanges entre toutes les entreprises.
Réforme 2024 : des enjeux à anticiper pour les éditeurs
Intégrant de nombreuses équations, cette réforme 2024 de la facture électronique destinée à lutter contre la fraude à la TVA et à améliorer la productivité des services comptables et financiers, représente un véritable défi pour les éditeurs de solutions logicielles.
En effet, de nombreuses entreprises sont concernées par ces évolutions telles que les sociétés spécialisées dans le développement d’applications métiers (automobile, bâtiment, santé…), les éditeurs d’ERP ou même les gestions commerciales et financières pour les ETI, PME, TPE et artisans. Il est donc primordial d’anticiper ce changement majeur/stratégique, afin de permettre à vos clients utilisateurs d’aborder cette échéance avec sérénité.
Facture électronique : quelles sont les étapes de mise en œuvre ?
Quel format de factures adopter ?
D’un point de vue technique, il sera nécessaire dans un premier temps d’être en mesure de générer des factures clients au format électronique imposé par la réforme, à savoir au format :
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Cross Industry Invoice )
- Factur-X
Ces trois formats de factures reposent sur le format d’encodage XML. La particularité de Factur-X est d’encapsuler le fichier XML dans un PDF A/3 et d’y associer directement un lisible de la facture électronique, ce que ne font pas les deux autres formats.
De la même façon si votre progiciel dispose d’une brique de comptabilité, il vous sera nécessaire de traiter ces formats pour intégrer les écritures associées aux factures fournisseurs reçues.
Assurer le lien avec Chorus Pro et les plateformes privées
Vos équipes de développement devront s’assurer de pouvoir dialoguer avec le Portail Public de Facturation – Chorus Pro (PPF) ou avec les plateformes privées partenaires (PDP- plateforme de dématérialisation partenaire) de vos clients afin de communiquer les factures sortantes et de réceptionner celles entrantes.
Au-delà de ces aspects, les informations relatives au cycle de vie de la facture, du statut « déposé » au statut « encaissé », en passant par les divers états de validation, devront être systématiquement remontées au Ministère des Finances.
Traiter les imports/exports et ventes aux particuliers
Les imports/exports et les ventes aux particuliers ne sont pas oubliés. Là, plus de factures à transmettre à l’administration fiscale mais un « e-reporting ».
Pour les ventes aux particuliers, plus précisément, il faudra faire remonter au Ministère des Finances le ticket Z (la synthèse de la journée contenue dans une caisse enregistreuse). Pour les exportations et les importations, ce seront des synthèses au format XML qu’il faudra adresser à Bercy.
Editeurs de progiciel comment se doter de nouvelles fonctionnalités ?
Gestion des factures : PAF, cachet serveur, CFE les solutions existantes
Afin de permettre à vos clients de répondre aux obligations de l’article 289 du Code Général des Impôts concernant l’origine et l’intégrité des factures, il sera nécessaire :
- Soit d’avoir recours à une signature ou un cachet qualifié au sens du règlement européen eIDAS ;
- Soit de déployer une PAF (Piste d’Audit Fiable), c’est-à-dire de mettre en œuvre des contrôles permanents permettant d’établir la réalité de transactions commerciales au regard d’une facture.
De même, vos clients apprécieront la possibilité de pouvoir recourir à un circuit de validation électronique (ou workflow) pour accélérer en interne l’obtention du bon à payer des factures par les différents services.
Finalement, l’intégration avec un service de Coffre-Fort Electronique (CFE) permettra de répondre à l’obligation de conservation des factures en garantissant l’intégrité, c’est-à-dire la non-modification du document dans le temps.
Définition de facture électronique : Une facture électronique est émise, transmise puis reçue dans un format numérique et structuré. Son traitement peut ainsi être automatisé pour les différents services d’une entreprise.