Quels documents peut-on dématérialiser ?
Sommaire :
1. La dématérialisation simple, qu’est-ce ?
2. La dématérialisation fiscale, qu’est-ce que c’est ?
3. Quels documents peut-on dématérialiser dans chacun de deux cas ?
La dématérialisation est un terme qui englobe différentes pratiques, souvent pour décrire la conversion d’un document papier au format numérique. La nuance entre la dématérialisation simple pour la gestion quotidienne et la dématérialisation fiscale réside dans la valeur légale des documents.
La dématérialisation simple, c’est quoi ?
La dématérialisation simple concerne la conversion des documents papiers en formats numériques, pour rendre les échanges d’informations et le stockage plus simples et rapides.
Par exemple, lorsqu’une entreprise envoie une facture dématérialisée simplement numérisée par email à un client, l’échange se fait instantanément. Cependant, du point de vue fiscal et légal, la version papier de cette même facture demeure la référence officielle et est nécessaire pour servir de preuve légale en cas de contrôle ou de litige.
Pour rappel, dans le cadre de la réforme de la facturation en France, cette pratique ne sera plus autorisée, à partir de 2026. Toute entreprise assujettie à la TVA, sera obligée de passer par la dématérialisation fiscale pour l’envoi et la réception des factures.
Pour aller plus loin : Durée légale de conservation des documents d’entreprise
La dématérialisation fiscale, qu’est-ce que c’est ?
En revanche, avec la dématérialisation fiscale, un document électronique n’est pas qu’une simple copie numérique – il a la même force probante qu’un document papier.
Dans le cadre de la facturation, cela signifie qu’en cas de litige ou de contrôle, une facture électronique (si elle respecte le bon format) sert de preuve légale. Elle peut se présenter sous deux formes légalement valides selon le législateur :
- soit comme un document « image », ressemblant à une facture papier, mais en format numérique non modifiable comme le PDF avec une signature électronique,
- soit comme un fichier de données structurées fait pour s’insérer automatiquement dans le système comptable du destinataire, telle que la factur X.
Peu importe la forme légale choisie, elle doit être archivée dans un coffre fort numérique. La facture électronique aura alors une valeur probante officielle, équivalente à celle d’une facture papier, et peut-être utilisée comme preuve lors de vérifications fiscales ou en cas de désaccord.
Ces méthodes de dématérialisation sont rigoureusement définies par la législation qui précise toutes les informations légales obligatoires à inclure.
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Quels documents peut-on dématérialiser dans chacun de deux cas ?
La dématérialisation simple : quels documents peut-on dématérialiser ?
Au quotidien, les entreprises sont confrontées à une multitude de documents qui ne nécessitent pas de valeur probante juridique ou fiscale. Ces documents peuvent être dématérialisés simplement pour une meilleure gestion. Des exemples pourraient inclure :
- Les mémos internes et les annonces de l’entreprise.
- Les rapports de gestion et les comptes-rendus de réunions.
- Les plans de projet et les documents de stratégie.
- Les courriers électroniques professionnels échangés avec les clients ou fournisseurs.
- Les présentations commerciales destinées à des clients.
Intégrer une GED dans vos pratiques de dématérialisation
Cette approche offre un stockage sécurisé et un classement intelligent qui améliore la capacité à récupérer et à partager les informations en toute sécurité, tout en favorisant une meilleure synergie au sein des équipes.
Adopter une GED peut également avoir un effet bénéfique sur l’environnement : en limitant l’envoi de pièces jointes lourdes par email au profit de partages de liens sécurisés, l’empreinte carbone se trouve significativement réduite.
La dématérialisation fiscale : quels documents peut-on dématérialiser ?
Pour la dématérialisation fiscale, l’enjeu est de produire des documents électroniques qui ont une valeur légale et qui sont conformes aux réglementations en vigueur.
Ici, la dématérialisation concerne tous les documents de trésorerie, les documents comptables et ceux relatifs aux transactions commerciales, tels que :
- Les factures, qui sont le cœur de la dématérialisation fiscale. Elles doivent comporter une signature électronique pour assurer leur authenticité.
- Les relevés bancaires, qui documentent les mouvements de fonds et sont essentiels pour la trésorerie.
- Les bulletins de paie, des documents sensibles qui requièrent une précision et une conservation dans le temps.
- Les bons de commande, qui préparent le terrain à une transaction commerciale en précisant les articles et les conditions de vente.
- Les bons de livraison, qui attestent que les marchandises ont été reçues et peuvent conditionner la facturation. (En savoir plus : le contrôle de cohérence)
Pour ces documents, la dématérialisation ne se limite pas à une simple conversion de format ; elle implique un processus légal offrant des garanties sur l’authenticité et la fiabilité des documents.
C’est pourquoi chaque document électronique doit être soigneusement créé, transmis et conservé selon des normes strictes, avec la possibilité d’être vérifié et retracé tout au long de son cycle de vie. Cela garantit la conformité avec les exigences fiscales, et renforce également la sécurité juridique des transactions et des opérations de l’entreprise.
*Source : Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière
Des exemples de documents à dématérialiser
La durée de conservation des documents dématérialisés
Qu’il s’agisse de documents conservés sur papier ou sous forme numérique, les entreprises doivent se conformer aux durées de conservation légales imposées pour chaque type de document.
Ces délais, fixés par la loi, varient en fonction de l’importance et de la fonction du document au sein de l’entreprise. Par exemple, certaines pièces comptables doivent être archivées pendant une période minimum de dix ans, selon le code de commerce.
Pour vous aider à naviguer dans ce paysage réglementaire, nous avons préparé un ebook détaillé qui décrit les normes d’archivage pour chaque type de document.
