Comment une GED peut booster la gestion des Ressources Humaines ?
Aujourd’hui encore, le papier est plus qu’omniprésent dans les services, ce qui impacte directement la performance des équipes et génère des coûts significatifs.
A l’ère du tout numérique, où les entreprises doivent totalement repenser leur organisation et leur fonctionnement, aucun service ne déroge à la règle. Longtemps cantonnée à des tâches purement administratives et chronophages, la fonction RH a dû s’adapter aux évolutions légales, sociales et numériques.
Heureusement, il existe des solutions logicielles qui permettent de gagner du temps et d’être plus performant. Ainsi déployer une Gestion Electronique des Documents (GED) pour vos RH, leur permet de retrouver une fonction stratégique, à savoir la recherche de leviers de performance et l’amélioration des conditions de travail des salariés.
Dans cet article, nous allons vous présenter de manière simple et rapide comment automatiser les différentes actions du quotidien d’un service RH et ainsi permettre à vos collaborateurs en charge du personnel de se focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Pour vous, qu’est-ce que la dématérialisation des RH ? Quels sont réellement les bénéfices de digitaliser ses processus RH ? Qu’est-ce que la notion d’offboarding et comment réussir un bon offboarding ? En quoi réussir l’offboarding d’un collaborateur peut être stratégique pour votre entreprise ? On parle beaucoup de l’offboarding… toutefois il ne s’agit pas du seul sujet des RH, si nous parlions de l’optimisation de vos bulletins de paie ?
Commençons par le commencement ! La dématérialisation des services RH Késako ? Si on devait résumer, c’est l’action qui consiste à remplacer les documents papiers relatifs aux ressources humaines (bulletin de salaire, contrat de travail, documents de l’entreprise, etc.) par des fichiers numériques, stockés dans différents supports informatiques.
En tant que responsable d’équipes, offrir des outils modernes et interactifs à vos collaborateurs participe activement à leur satisfaction et constitue un réel facteur d’attractivité lorsqu’il s’agit de recruter et d’intégrer des nouveaux talents.
Grâce au self-service RH, vos collaborateurs pourront, en toute autonomie, mettre à jour leurs informations via une plateforme digitale dédiée. Ces données personnelles peuvent être des demandes de congé, des arrêts de travail, des demandes de formation ou encore des informations bancaires.
Par exemple, si un collaborateur est malade, il pourra saisir son absence et transmettre son arrêt de travail via le formulaire digital associé à la GED. Le manager sera automatiquement informé et le service RH pourra effectuer les déclarations nécessaires en temps et en heure.
La dématérialisation des documents RH
Comment optimiser l’intégration des nouveaux collaborateurs avec une solution GED RH ?
Pour vous accompagner dans cette étape stratégique, une plateforme de gestion électronique de documents vous permettra de piloter et d’automatiser la majorité des tâches nécessaires à l’intégration de vos nouveaux talents.
Au sein des services RH, on peut distinguer deux types de démat :
- La dématérialisation des procédures RH (workflow) :
Par exemple avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, vous pourrez :
o Générer son contrat de travail, le signer électroniquement et l’archiver en quelques clics.
o Collecter en ligne l’ensemble de ses informations personnelles et préparer son arrivée administrative en amont.
o Répartir les tâches au sein des différents services pour préparer son environnement de travail, propice à sa bonne intégration.
o L’accueillir avec un kit d’informations utiles, accessible en ligne depuis un smartphone.
Terminé les classeurs suspendus et les armoires remplies de dossiers du personnel. Faites place aux coffres-forts, aux workflows, et aux formulaires électroniques !
- La dématérialisation des documents RH (numérisation et archivage) : De la signature du contrat jusqu’au départ du collaborateur, centralisez l’ensemble des documents et procédures RH au sein d’une seule et même plateforme, dans le strict respect du RGPD. Avec le coffre-fort électronique (CFE), vous sauvegardez de manière sécurisée, l’ensemble des documents du collaborateur tout au long de son cycle de vie dans l’entreprise.
o Mise à disposition des bulletins de paie
o Historique et sauvegarde des évaluations
o Archivage et conformité des documents légaux
o Archivage des documents personnels
o Partage sécurisé des informations confidentielles avec votre service juridique
La dématérialisation des process liés à l’intégration permettra également d’automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée et ainsi de limiter les coûts.
Terminé les formulaires au format papier, le service RH pourra se concentrer sur l’intégration physique en créant un lien à distance avec le futur collaborateur. Cela permettra ainsi, de replacer l’humain au cœur de la stratégie RH et d’obtenir, sur le long terme, de meilleurs résultats à propos de la fidélisation des employés. N’oubliez pas, la première impression produite par l’entreprise est la clé d’une intégration réussie !
Quels sont les bénéfices d’une digitalisation réussie ?
Pour le service RH, la digitalisation des procédures répond à une quête d’efficience, et présente de nombreux atouts selon les besoins :
- Réduire les coûts liés à la gestion, l’impression et l’archivage
- Automatiser le travail (workflows) permet de réduire les tâches chronophages et gagner en performance
- Sécuriser l’accessibilité des données en temps réel et en garantissant leur confidentialité
- Rationaliser les prises de décisions en cas de litige
- Réduire les erreurs manuelles liées à la saisie manuelle
- Assurer une continuité de service et un suivi précis des demandes en cas d’absence d’un collaborateur du service RH
- Limiter et contrôler le nombre de mails afin d’inciter les collaborateurs à effectuer les demandes via la plateforme (demandes d’absence, sollicitations diverses…)
- Favoriser le transfert de compétences entre collaborateurs (passation en cas de départ d’un salarié ou transfert de compétences)
Au-delà de sa capacité à optimiser les procédures RH, du point de vue des collaborateurs, la digitalisation de vos processus a de multiples avantages, et participe grandement à :
- Améliorer le bien-être des salariés
- Agir directement sur la performance des salariés et sur leur productivité
- Améliorer la communication interne
- Renforcer la culture d’entreprise et donc l’adhésion des salariés
- Réduire le turnover
- Valoriser l’image de marque employeur et augmenter la notoriété
La digitalisation favorise également la collaboration et l’intelligence collective. En optimisant le bien-être de vos salariés, la fidélité à l’entreprise est bonifiée et la rétention des collaborateurs est meilleure.
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Offrez une expérience positive à vos collaborateurs qui quittent votre entreprise
Et, si malgré toutes vos actions, un salarié décidait de partir, offrez-lui une expérience RH positive quel que soit le motif de son départ.
Pour relever ce défi et ne plus négliger cette étape cruciale : automatisez les tâches du processus d’Offboarding à l’aide de la digitalisation.
Par exemple :
- La solution informera le prestataire de paie du départ d’un collaborateur, et ce dernier déposera les informations nécessaires à l’élaboration du solde de tout compte directement dans son dossier électronique.
- Le service informatique sera automatiquement notifié du départ pour récupérer le matériel et clôturer les accès.
- En cas de litige, vous pourrez partager en toute sécurité des informations avec le service juridique et tous les documents seront archivés en conformité avec les délais de rétention légaux.
- Formaliser un entretien de départ avec le responsable du service concerné, pour rassembler un maximum d’informations sur les raisons ou motivations du salarié. Cet entretien permettra d’organiser, dans les meilleures conditions, le transfert de compétences.
Il n’est désormais plus rare, de voir une personne quitter une entreprise pour y revenir quelques temps plus tard. On les appelle « salariés boomerang » et ils sont la preuve qu’un processus de départ réussi peut fidéliser des talents sur le long terme !
Pour résumer, vous l’aurez compris, grâce à la transformation numérique des procédures RH, vous pourrez accompagner les salariés dans chaque étape clés de leur vie en entreprise.
A travers la définition de processus clairs et adaptés aux besoins des collaborateurs, vous améliorez la productivité et vous agissez sur le turnover en fidélisant et en attirant les meilleurs talents.
Le service RH retrouve alors sa mission principale : la motivation et l’engagement des collaborateurs au travail, renforçant ainsi l’adhésion de ces derniers à l’entreprise.
Maintenant à vous de jouer : Trouvez LA solution complète RH qui viendra s’intégrer avec vos pratiques déjà en place.
Pour en savoir plus
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