La gestion de vos contrats simplifiée
avec la Gestion Electronique de Documents (GED)
Les technologies digitales permettent d’accélérer la gestion des contrats
Au cœur de la relation client, fournisseur et salarié, le contrat demeure l’un des types de documents les plus stratégiques. Par manque de temps, de moyens ou tout simplement suite à une mauvaise communication ou organisation, une gestion défectueuse des contrats peut impacter significativement l’efficience d’une organisation ainsi que son chiffre d’affaires.
Mais aujourd’hui, ce n’est plus une fatalité ! Les technologies digitales apportent des solutions concrètes d’amélioration. Il existe, en effet, des processus simples à mettre en œuvre, qui facilitent considérablement la gestion de vos contrats, de la création à la signature tout en prenant en compte les étapes de renouvellement, d’annulation ou bien encore d’analyse des données.
La GED une solution globale pour gérer vos contrats
Une gestion efficace des contrats implique que vos dossiers soient à jour, faciles à modifier et accessibles instantanément
1. Centralisez vos contrats pour plus d’efficacité
La première étape consiste à numériser l’ensemble de vos contrats papiers (les plus importants et récents) afin de les conserver au format numérique, en un seul et unique endroit.
Une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) vous permettra de classer de manière structurée par grande famille (clients, fournisseurs, partenaires, salariés, …) par année et par mots clés pour retrouver tout document instantanément au moment voulu. Également renseigner une date d’échéance, vous donnera la possibilité d’être alerté suffisamment à l’avance pour résilier, reconduire ou modifier un contrat.
Une fois l’ensemble de vos contrats classés de manière centralisée, il sera également beaucoup plus facile pour vous d’opérer sur vos documents au quotidien. Vous serez alors en mesure de :
- Suivre leur cycle de vie et assurer ainsi leur conformité,
- Anticiper la renégociation ou l’annulation du renouvellement de vos contrats fournisseurs et clients
- Limiter le risque des pénalités associées.
2. Collaborez en équipe pour davantage de confidentialité et de productivité
Le droit du travail ou du commerce sont devenus tellement pointus et spécifiques qu’il est souvent nécessaire de faire appel à des professionnels externes (avocats, fiscalistes, …) pour élaborer vos contrats. Le but est alors de recueillir leurs préconisations et d’obtenir leur contribution et validation sur des points précis. Sans oublier de mentionner la nécessité de se conformer aux exigences du RGPD.
La mise en place d’une solution de GED vous permettra d’ouvrir des espaces de travail sécurisés avec vos conseillers et de collaborer sur la rédaction, la mise à jour ou la validation de vos documents contractuels.
Travaillant depuis différents lieux, votre équipe virtuelle bénéficiera ainsi de toute la souplesse d’une solution permettant l’affectation et le suivi en temps réel de tâches. Cela vous garantira un respect des délais et des étapes, ou bien encore la capacité de co-rédiger des clauses en fonction des compétences de chacun.
Autre avantage d’une GED, il vous sera facile de créer un référentiel central de contrats mis à disposition de vos collaborateurs, prêts à l’emploi pour vos activités de négoces (achat/vente) ou liés à la gestion de vos activités RH.
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3. Accélérez les temps de signature dans la gestion de vos contrats
La situation sanitaire liée au COVID-19 (empêchant ou rendant très difficile la possibilité de se déplacer et de se rencontrer physiquement) associée au besoin croissant d’accélération de la transformation digitale de toutes organisations a favorisé expressément l’adoption de la signature électronique dans les usages inter-entreprises.
Choisir un fournisseur de solution GED avec une fonctionnalité de signature électronique intégrée vous permettra non seulement de réduire les délais de signature de vos contrats mais également les coûts associés.
Faire signer un document à un tiers (identifié ou non) devient un jeu d’enfant.
- Suite à la validation par vos collaborateurs et conseillers via un workflow, le document est mis à disposition des signataires.
- Ces derniers sont notifiés immédiatement et signent le document chacun leur tour, à leur convenance, en apposant un code reçu par SMS et éventuellement en associant leur carte d’identité ou passeport.
- Une fois signés les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pour garantir leur intégrité et vocation probatoire nécessaire
Idéal pour s’affranchir des coûts liés à la communication des documents au format papier et pour garantir une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite. Mais également gain de temps pour les recherches, rédaction, validation et signature, meilleure traçabilité, etc … une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) vous apportera de nombreux bénéfices au quotidien. Attention cependant d’impliquer les différentes fonctions concernées (DAF, Direction Générale, DSI, Direction Juridique et Direction Achats) pour bien cerner les besoins de chacun car les contrats sont d’une importance stratégique au sein de tous les services. Il est, en effet, primordial de savoir quels sont les besoins et contraintes, au risque d’implémenter un outil inadapté qui sera peut-être très efficace pour le département des achats de biens et de services mais pas du tout pour celui des Ressources Humaines.