Les nouveautés Open Bee plateforme DXP
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Les nouveautés de notre plateforme DXP

De nouvelles fonctionnalités viennent enrichir la plateforme Open Bee DXP avec la sortie de la version 6.11.2  En voici un bref aperçu !

Dernière mise à jour : juin 2020

Les nouvelles fonctionnalités de la plateforme

1. Le module d’administration et de la sécurité

L’administration de la sécurité s’enrichit

Administrez simplement le paramétrage des mots de passe ainsi que la fonction de double authentification. Dorénavant, une nouvelle fonctionnalité (en plus de l’email) est possible avec l’add-on Google Authentificator pour recevoir la double authentification ; connectez-vous depuis votre mobile avec un QR code pour retrouver votre instance Open Bee. En tant qu’administrateur soyez alerté quand une nouvelle connexion est détectée par un nouvel appareil.

Securité application mobile

2. Le module Workflow

De nouvelles actions disponibles dans le Workflow

Allez plus loin pour automatiser le traitement des tâches. En cas de non exécution d’une tâche de validation par un collaborateur, 2 actions sont possibles: réattribuez ou déléguez dynamiquement celle-ci à un autre collaborateur. Rendez obligatoire certaines actions (lors de la validation ou refus d’une tâche), comme par exemple, l’ajout de liaisons de documents ou encore la saisie de commentaires.

workflow automatique

Connectez dynamiquement votre logiciel métier

Connectez dynamiquement une base de données (CRM, ERP, SIRH, Gestion Commerciale) à la Gestion Documentaire Open Bee et simplifiez le renseignement de métadonnées lors de la phase d’indexation d’un document. Par exemple, lors du classement d’un document, sélectionnez le nom d’un collaborateur et le système renseignera automatiquement les champs complémentaires (prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale etc.) à partir du logiciel des ressources humaines.

3. Le module Cycle de vie

Le nouveau module cycle de vie des documents permet de définir des dates d’expiration sur des documents et de les traiter par des actions manuelles (conserver, masquer, détruire) lorsque ces derniers arrivent à échéance.

Concrètement, comment cela fonctionne ?

Pour configurer une règle de gestion de cycle de vie, l’administrateur devra paramétrer par dossier ou règle de classement une date d’expiration selon le type de documents à traiter, ainsi que la personne à notifier pour le traitement des documents expirés.
Par exemple, dans le cadre d’un processus de recrutement RH, l’administrateur définira une règle sur le dossier « CV candidats », et définira une date d’expiration sur les CV (qui devront être supprimés sous 2 ans). La date d’expiration est calculée en fonction de la date de début de conservation et de la durée de conservation définie pour le document.

  • 3 types de date de début de conservation :
  1. Date de création du CV dans la GED,
  2. Date de dernière modification du CV,
  3. Une métadonnée date dans le document (par exemple la date inscrite sur le CV). 

Ainsi, une fois que le CV expire, depuis un tableau de suivi interactif l’utilisateur qui a été notifié pourra supprimer définitivement le document ou choisir de le masquer.

  • Pour une gestion de l’espace de stockage optimisée


Un service comptable, pour libérer de l’espace de stockage dans sa gestion documentaire, pourra décider de supprimer ses factures après la période obligatoire de conservation de 10 ans.
Un directeur de la qualité pourra traiter des documents expirés afin que les utilisateurs de la solution ne consultent et ne diffusent pas du contenu périmé.

cycle de vie document

4. Le module Analytics

Ce nouveau module offre la possibilité d’avoir une vision d’ensemble et d’analyser toutes les données stockées dans la GED. Configurez des graphiques d’analyses et suivez l’évolution de la répartition des documents produits par votre service RH, administration des ventes, finance etc.

En fonction des données à analyser, créez des tableaux de bords personnalisés et affichez des diagrammes relatifs aux actions générées dans la GED (partage des documents, formulaires électroniques, workflow).

Open Bee Analytics

Le module Analytics inclus un tableau de bord dédié à la dématérialisation des factures clients qui permet, sur une période donnée, de visualiser des indicateurs clés tels que :

Des cas d’usages multiples :

Dans le cadre de la gestion des réclamations clients, le responsable qualité pourra visualiser le nombre de réclamations sur une période donnée, sur un type de produit, sur une origine de problème.
Dans le cadre de la distribution des factures clients, le responsable comptable pourra vérifier et relancer dynamiquement les clients n’ayant pas téléchargé leurs dernières factures.
Le processus de recrutement de nouveaux collaborateurs pourra être amélioré grâce à l’analyse des workflows de recrutement.
Le service de communication pourra adapter sa stratégie de communication en visionnant et en identifiant les contenus les plus ou moins consultés.

Quelles sont les prochaines étapes ? Pour les versions en abonnement Cloud, la mise à jour se fait de manière automatique, aucune action de votre part n’est requise en tant qu’utilisateur. Vous recevez une notification par email. 
Pour les versions en licence On Premise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre partenaire revendeur pour plus d’informations, concernant ce déploiement et pour toutes informations complémentaires.

Release Note Open Bee

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