Quelle est la différence entre GED, SAE et ECM ?
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Quelle est la différence entre ECM, SAE et GED ?


La transformation numérique actuelle propose de nouveaux outils technologiques comme la GED, le SAE ou l’ECM qui sont désormais nécessaires et de plus en plus utilisés par les entreprises. La raison est simple, il faut faire face à un nombre croissant de données et de documents à gérer et à archiver. Alors, en quoi consistent ces 3 solutions ? Quelles sont leurs similitudes et leurs différences ? Sont-elles complémentaires ? Quels sont leurs avantages ? On vous explique !

La Gestion Électronique de Documents ou GED consiste à centraliser tous les fichiers de différents formats au même endroit. Le but est de simplifier les processus de gestion de l’entreprise. La GED offre toutes les fonctionnalités pour cela.

● Numériser les documents papier
● Capturer, indexer, classer les documents
● Stocker les fichiers
● Faciliter l’accès et la diffusion
● Assurer la traçabilité des données
● Sécuriser les informations et les échanges
● Garantir la conformité avec les durées légales de conservation des données

La GED permet de collaborer plus facilement au sein de l’entreprise et simplifie les processus métiers. Le SAE lui est un outil avec des priorités et des fonctions un peu différentes. On fait le point.

Plateforme GED :
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Un SAE (Système d’archivage électronique), est un coffre-fort numérique dont l’objectif premier est de garantir la sécurité des données sensibles. Il permet de conserver et d’archiver les documents légaux de l’entreprise. Le SAE possède de multiples atouts.

Sécurité : Il offre une sécurité renforcée des données conservées.
Confidentialité : Il permet également de limiter et de garantir l’accès des documents aux personnes directement concernées.
● Intégrité : Les informations archivées sont protégées par un système qui certifie la non-modification et la lisibilité des documents.
Pérennité : Il respecte la durée légale de conservation et gère l’obsolescence des documents, suivant les exigences définies par la marque collective de certification NF.
● Enfin, un SAE permet d’établir la traçabilité et l’authenticité de chaque document déposé en prouvant que le document archivé est l’original et en permettant de suivre toutes les actions effectuées avec ce document.

La différence majeure avec la GED est qu’on ne peut pas modifier ou supprimer un document archivé dans le SAE. La solution SAE est donc destinée à la conservation des documents dans la durée. En cas d’audit ou de contrôle, les entreprises ont l’esprit plus tranquille grâce au SAE car la conformité est garantie.

En savoir plus :

La certification NF AFNOR Coffre-fort électronique
archivage à vocation probatoire

GED et SAE : des outils différents, mais complémentaires ?

La GED et le SAE ne remplissent pas les mêmes fonctions, et elles sont parfaitement complémentaires. En combinant les deux outils, l’entreprise peut optimiser sa gestion administrative et sécuriser l’archivage de ses documents.
La GED est aussi régulièrement qualifiée à tort par l’acronyme ECM. Pourtant, l’ECM porte une notion un peu différente de la GED. Explications.

ECM, c’est quoi et quelles sont les différences avec la GED ?

L’ECM, cet acronyme nous vient de l’anglais Entreprise Content Management, il désigne la gestion numérique des données de l’entreprise.
Exactement comme pour la GED, l’ECM assure cette gestion en respectant les étapes d’acquisition, d’indexation, de stockage, d’accès et de diffusion. Par ailleurs, l’ECM permet aussi d’optimiser les processus métier et de simplifier la collaboration entre les équipes. Là où cet outil se différencie de la GED, c’est que la donnée est déjà numérisée, il gère en plus les contenus web ou multimédia. Ce qui n’est pas par définition la fonction première prévue pour une GED. Pour finir, l’ECM se concentre davantage sur le contenu en lui-même que sur l’aspect organisationnel des données.

On peut donc dire que l’ECM offre un champ d’action plus vaste que la GED une fois la donnée numérisée. Il est particulièrement adapté aux entreprises ayant amorcé ou effectué leur transformation digitale, notamment grâce à la dématérialisation. En effet, l’ECM peut intégrer d’autres sortes de contenus. Donc, finalement, la GED est réellement le point d’entrée de l’archivage et du stockage des documents, et l’ECM sera dans la continuité l’outil de gestion de la donnée numérique aux multiples formats.

Une solution de gestion et d’archivage performante

Pour conclure, si l’on considère que chaque terme désigne une fonction bien particulière d’un logiciel. Les problématiques des entreprises sont souvent les mêmes : centraliser la gestion de l’information quel que soit le format, c’est pourquoi il n’est pas rare de trouver sur le marché des plateformes globales qui proposent de gérer le cycle de l’information dès sa capture, jusqu’à son archivage en passant par sa bonne gestion de la donnée numérique.

Dans cette ère du numérique, le nombre de données digitales à gérer et les différents documents d’entreprise à traiter sont grandissants. Il est donc important de se faciliter la vie au quotidien. Que ce soit pour gérer et archiver la facturation, les documents RH ou les autres documents de l’entreprise, une solution logicielle bien automatisée soulagera la gestion de l’entreprise. C’est d’autant plus nécessaire que le coût d’archivage papier reste un budget assez lourd en comparaison de l’archivage numérique. La GED et le SAE ont deux fonctions complémentaires qui deviennent de plus en plus essentielles à acquérir pour tous les professionnels en entreprise.

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