Facturation électronique : qu’est-ce que l’interopérabilité des logiciels ?
Une facture reçue via une plateforme agréée doit encore être contrôlée, validée et comptabilisée. Lorsque les logiciels communiquent entre eux, ses données peuvent être réutilisées à chaque étape, sans ressaisie. C’est tout l’intérêt de l’interopérabilité des logiciels.
Avec la facturation électronique et l’évolution du cadre européen, ces échanges prennent une place croissante dans les entreprises. Comment fonctionnent-ils ? Comment les sécuriser et s’appuyer sur un logiciel GED pour automatiser le traitement des documents ? Voyons en détail dans cet article.
Au sommaire :
1. Qu’est-ce que l’interopérabilité des logiciels ?
2. Pourquoi l’interopérabilité devient-elle un enjeu européen ?
3. Comment sécuriser les échanges entre logiciels ?
4. Que peut automatiser une GED connectée à vos logiciels ?
Qu’est-ce que l’interopérabilité des logiciels ?
L’interopérabilité est la capacité de plusieurs logiciels à échanger des informations et à les exploiter. Dans une entreprise, elle permet de réutiliser une information enregistrée dans un outil pour effectuer une action dans un autre, sans avoir à la recopier.
Pour cela, le logiciel destinataire doit recevoir les données dans un format qu’il sait lire et reconnaître leur signification. Par exemple, une référence client transmise par un logiciel commercial doit pouvoir être associée au bon client dans le logiciel de gestion.
Ces échanges peuvent être organisés à l’aide de connecteurs, qui définissent les informations transférées entre les logiciels et les conditions de leur transmission. Les actions possibles dépendent des fonctionnalités des outils et de l’intégration mise en place.
Exemples d’interopérabilité dans différents secteurs
Les logiciels métiers diffèrent selon les secteurs. Dans le commerce, une commande passée sur une boutique en ligne peut être transmise au logiciel de gestion de l’entreprise. Celui-ci récupère les références des produits et les quantités commandées pour mettre à jour les stocks et préparer la commande. Les équipes évitent ainsi de ressaisir les détails de chaque vente.
En maintenance, un technicien complète son rapport dans une application après une intervention. Le document et ses photos peuvent rejoindre automatiquement le dossier de l’équipement dans le logiciel GED, grâce à son numéro d’identification. Les collègues autorisés retrouvent alors les informations nécessaires pour préparer la prochaine intervention.
Aux ressources humaines, les informations enregistrées dans le logiciel RH peuvent servir à préparer un document, puis à le classer dans le dossier du salarié au sein de la GED. Selon les règles définies, ce document peut ensuite être envoyé au responsable chargé de le valider.
Ces exemples reposent sur le même principe. Une information produite dans un logiciel devient utilisable dans un autre pour poursuivre le travail. Cette continuité est également utile lorsqu’une facture passe entre plusieurs outils.
L’exemple d’interopérabilité dans la facturation électronique
Une entreprise crée une facture dans son logiciel de gestion. Pour qu’un autre outil puisse la traiter, il doit reconnaître le fournisseur, le client, le montant hors taxe ou encore la TVA. Les données transmises peuvent alors servir à préparer une écriture comptable ou à classer la facture dans le bon dossier.
Dans le cadre de la réforme française, la plateforme agréée assure la transmission de la facture au destinataire. L’entreprise qui la reçoit doit ensuite la contrôler, la faire valider et la comptabiliser. Lorsque sa plateforme agréée, sa GED et son logiciel comptable sont interconnectés, les données reçues peuvent être réutilisées à chaque étape, selon l’intégration mise en place.
La facture peut ainsi rejoindre un circuit de validation dans la GED, puis ses données comptables être transmises au logiciel concerné après approbation. Les équipes limitent les téléchargements, les imports manuels et les ressaisies, tout en conservant l’accès aux justificatifs nécessaires.
Cette capacité à faire circuler des informations exploitables devient d’autant plus importante lorsque les échanges concernent des entreprises situées dans plusieurs pays européens.
Pourquoi l’interopérabilité devient-elle un enjeu européen ?
Les échanges décrits précédemment peuvent aussi traverser les frontières. Lorsqu’une entreprise française facture un client dans un autre pays européen, leurs logiciels doivent pouvoir s’interconnecter et reconnaître les mêmes informations, même s’ils proviennent d’éditeurs différents. Le montant hors taxe, l’identité du fournisseur ou le taux de TVA doivent conserver leur sens d’un système à l’autre. Des règles communes permettent aux entreprises de traiter ces données sans multiplier les adaptations pour chaque pays.
C’est ce lien entre facturation électronique et échanges transfrontaliers qui rend ViDA (VAT in the Digital Age), pertinent ici. Adopté en mars 2025, ce paquet européen prévoit, à partir du 1er juillet 2030, de nouvelles obligations de déclaration numérique fondées sur la facturation électronique pour les transactions B2B transfrontalières concernées. Le recours à un modèle européen commun pour les données des factures doit faciliter leur exploitation par les différents systèmes.
Cette circulation des informations soulève aussi des questions de sécurité et de continuité. Si un échange échoue, comment le détecter ? Si un prestataire devient indisponible, comment poursuivre le traitement des documents ?
Pour une entreprise qui connecte sa plateforme agréée, sa GED et son ERP, ces questions se traduisent par des vérifications concrètes. Il faut déterminer quelles données chaque outil peut recevoir, qui peut y accéder et comment suivre le résultat des transferts. La sécurité des échanges se prépare donc dès la mise en place des connexions entre les logiciels.
Comment sécuriser les échanges entre logiciels ?
Connecter plusieurs logiciels suppose de définir quelles informations ils peuvent échanger et qui peut y accéder. Par exemple, pour comptabiliser une facture, l’ERP peut avoir besoin de ses données comptables et d’un lien vers les justificatifs conservés dans la GED. Le connecteur doit disposer des autorisations nécessaires à ce transfert, avec un accès limité aux informations utiles.
Les droits des utilisateurs doivent également être prévus. Un collaborateur autorisé à consulter une écriture comptable n’a pas forcément accès à toutes les pièces du dossier fournisseur. Lorsqu’il ouvre un lien vers la GED, celle-ci doit vérifier ses droits. Si des documents sont copiés dans un autre logiciel, leurs conditions d’accès doivent aussi être définies dans cet outil.
Il faut ensuite pouvoir vérifier le résultat des échanges. Si une facture validée n’apparaît pas dans l’ERP, un journal d’échange permet de rechercher quand le transfert a été tenté et pourquoi il a échoué. L’équipe peut alors corriger le problème et vérifier si la facture a déjà été intégrée avant de relancer l’envoi, afin d’éviter un doublon.
Ces contrôles permettent de garder la maîtrise des documents et des données qui circulent. Une fois les échanges configurés et suivis, le logiciel GED peut s’appuyer sur les informations reçues pour automatiser certaines étapes du traitement.
Que peut automatiser une GED connectée à vos logiciels ?
Une GED connectée peut utiliser les données d’une facture pour la classer, retrouver les pièces associées et l’orienter vers la bonne personne. Ces actions dépendent des informations disponibles et des règles définies dans le logiciel.
Reprenons une facture fournisseur qui comporte un numéro de commande. Si cette référence correspond à une commande enregistrée dans la GED, la facture peut être rattachée au même dossier que le bon de commande et le bon de livraison. Le responsable retrouve ainsi les pièces nécessaires à son contrôle, sans les rechercher dans plusieurs outils.
Les données reçues peuvent aussi déclencher un circuit de validation. Un code service peut orienter la facture vers le responsable concerné, tandis qu’un montant supérieur à un seuil défini peut demander une validation supplémentaire. Si la référence de commande est absente ou inconnue, la facture peut être signalée pour une vérification manuelle.
Une fois la facture validée, les données utiles peuvent être transmises à l’ERP ou au logiciel comptable, selon l’intégration en place. Les justificatifs et l’historique de validation restent consultables dans la GED par les personnes autorisées. Les équipes évitent ainsi de recopier les mêmes informations et peuvent se concentrer sur les contrôles et les décisions qui nécessitent leur intervention.
L’interopérabilité chez Open Bee, une GED connectée à vos outils métiers
La GED Open Bee réunit les documents de votre entreprise et s’intègre à vos logiciels métiers pour faciliter leur traitement. Selon le connecteur et le paramétrage, une facture issue de votre ERP peut être automatiquement classée dans la GED, suivre un circuit de validation, puis être retrouvée depuis votre logiciel habituel. La bibliothèque de connecteurs présente les intégrations disponibles, notamment avec Sage et Divalto, pour identifier celles qui correspondent à votre environnement.
Ces usages s’appuient sur la gestion des droits d’accès et la traçabilité des actions réalisées sur les documents. Open Bee est certifiée ISO 27001 pour les activités couvertes par son système de management de la sécurité de l’information. Côté hébergement, sa GED et sa plateforme agréée bénéficient d’un environnement situé en France, reposant sur l’offre cloud d’Orange Business qualifiée SecNumCloud par l’ANSSI. Ces garanties accompagnent la protection des documents tout au long de leur traitement.
Vous souhaitez connecter votre ERP à votre GED, réduire les ressaisies ou automatiser vos validations ? Échangez avec nos équipes pour identifier les connecteurs adaptés à vos logiciels et définir les échanges à mettre en place selon vos processus et vos exigences de sécurité.