E-commerce – Deezer

Open Bee™ a permis au service comptable de Deezer d’optimiser sa gestion des factures fournisseurs grâce à la solution Open Bee™ e-Fact Pro.

 


Jusqu’en 2014, Deezer, service de musique leader en France, traitait manuellement les 5.000 factures fournisseurs reçues chaque année au format papier. En effet, chaque facture arrivant au service était tout d’abord transférée aux contrôleurs de gestion pour validation, puis saisie manuellement dans leur progiciel comptable Sage 100 i7. Ce processus ne permettait pas une visibilité précise de l’avancement du circuit de validation (workflow) et provoquait parfois d’importantes pertes de temps.

 

Afin d’accélérer et de fiabiliser le processus de traitement des factures d’achats, Deezer s’est équipé de la suite logicielle Open Bee™ e-FACT Pro.

Basé sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer les informations utiles sur les factures dématérialisées, Open Bee™ e-FACT Pro extrait les données comptables et procède au classement de ces dernières, de manière organisée. Ensuite, chaque facture est intégrée dans un circuit de validation électronique (workflow) et communiquée dynamiquement à un contrôleur de gestion, qui la valide en quelques clics depuis son poste informatique. En parallèle, la Directrice du service supervise, à tout moment, les processus de validation. Une fois les factures contrôlées, les collaborateurs procèdent à une ventilation analytique avant d’importer les données dans leur progiciel comptable Sage 100 i7, sans aucune saisie manuelle.

 

Open Bee™ e-FACT Pro permet de gagner du temps pour se concentrer sur des sujets plus stratégiques.

« Notre service traite désormais beaucoup plus rapidement un volume de factures en constante augmentation. De plus, le workflow fiabilise et accélère les processus de validation, offrant ainsi aux collaborateurs la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Open Bee™ e-FACT Pro rend le métier de comptable fournisseur plus intéressant, moins dans la saisie et plus dans le recul et l’analyse » explique Valérie Gabillon, Directrice Comptable chez Deezer.

Un autre gain non négligeable est la possibilité d’accéder à une facture dématérialisée en quelques secondes, juste en saisissant le nom du fournisseur ou le numéro de celle-ci depuis le moteur de recherche de la GED Open Bee™ Portal. Terminé, les pertes de temps liées à la recherche de documents papier dans la salle d’archive !