Optim BTP et Open Bee la solution connectée qui transforme le secteur de la construction
Encore aujourd’hui, un tiers des entreprises du BTP gèrent leurs documents à la main. Résultat ? Des erreurs, des retards, du stress… Entre les bons de commande, les rapports de chantier, les contrats et les factures, la paperasse devient un vrai frein au bon déroulement des projets. Et ça coûte cher : jusqu’à 8 heures par semaine sont consacrées à des tâches administratives chronophages. C’est presque 1 journée de travail perdue – chaque semaine.
Les enjeux de la gestion documentaire dans le BTP
Le secteur du BTP fait face à des défis documentaires uniques. Entre les plans, les devis, les factures, les documents de sécurité, les fiches techniques et les rapports de chantier, la masse documentaire à gérer est considérable. Sans système adapté, les conséquences sont multiples :
-Retards dans l’exécution des chantiers
-Risques de non-conformité réglementaire
-Stress des équipes sur le terrain
-Difficultés de communication entre le bureau et les chantiers
Selon une étude réalisée par Vertuoza en 2024 auprès de 300 entreprises, relayé par francenum* et Batiweb, près d’un tiers des entreprises du BTP ne disposent toujours pas d’outils numériques adaptés à la gestion de leurs opérations quotidiennes. Une réalité préoccupante à l’heure où les logiciels pour le BTP permettent de considérablement optimiser la gestion des chantiers, des équipes et des ressources.
D’après les répondants, les tâches administratives représentent une charge de travail importante, allant de 4 à 8 heures par semaine. Ces heures sont principalement occupées par :
- La planification des chantiers (27 % du temps) ;
- Le suivi financier (20 %) ;
- La gestion des devis et factures (20 %) ;
- La gestion des stocks (17 %) ;
- La communication avec les clients (13 %).
L’adoption d’outils numériques adaptés devient donc nécessaire pour gérer les tâches au quotidien et améliorer la productivité des professionnels. C’est pour répondre à ce besoin que l’interconnexion entre la plateforme Open Bee et Optim BTP a été imaginée. Elle permet de répondre à ces problématiques et propose une solution logicielle complète pour automatiser, gérer l’ensemble de ces actions.
La solution Open Bee- Optim BTP : une alliance stratégique
L’intégration avec la plateforme Open Bee, expert de la gestion documentaire, et Optim’BTP, solution de référence pour la gestion des entreprises du BTP, apporte une réponse complète à ces enjeux. Cette alliance permet de :
-Centraliser tous les documents dans un espace unique et sécurisé
–Accéder instantanément aux dernières versions des plans et documents depuis le chantier
–Automatiser le classement et l’archivage des documents
–Assurer la traçabilité complète des échanges
Les bénéfices concrets pour un dirigeant d’une entreprise du BTP sont nombreux puisque l’adoption de cette solution intégrée transforme sa gestion quotidienne :
Gain de temps : retrouvez vos documents en quelques clics
Mobilité : accédez à vos documents depuis n’importe quel appareil
Collaboration optimisée : partagez facilement les informations entre le bureau et le terrain
Sécurité renforcée : protégez vos données sensibles
Conformité assurée : conservez vos documents selon les durées légales
Cas concret : l’automatisation du traitement des factures d’achat
Parmi les différents usages à automatiser, faisons le focus sur l’automatisation du traitement des factures d’achats qui représente un levier majeur d’optimisation. Grâce à l’intégration entre Open Bee et Optim BTP, les professionnels du bâtiment disposent d’une solution complète, fluide et sécurisée pour gérer leurs flux de facturation. Ainsi, chaque étape clés du processus devient 100 % digitalisée :
Capture des factures : Qu’elles soient reçues par courrier papier ou par email, les factures fournisseurs sont automatiquement capturées et rassemblées par la plateforme Open Bee.
Extraction intelligente des données : Open Bee analyse chaque facture et en extrait les informations essentielles (fournisseur, date, montant, référence) sans saisie manuelle. Cette extraction permettra un classement automatique et intelligent.
Rapprochement automatisé : Les montants indiqués sont comparés en temps réel avec les bons de commande issus d’Optim BTP. En cas d’écart, une alerte est générée, permettant un contrôle rapide et efficace.
Validation des factures : Un circuit de validation est mis en place pour obtenir l’accord des parties prenantes via Optim BTP, garantissant une gestion conforme et maîtrisée.
Suivi des règlements fournisseurs : Une fois la facture validée, les échéances de paiement sont automatiquement intégrées dans le système. Vous bénéficiez d’un tableau de bord pour le pilotage afin de suivre et réduire les retards de paiements. Cela vous assure une parfaite coordination entre la comptabilité et les équipes terrain.
Cette automatisation du traitement des factures d’achats permet aux entreprises du bâtiment de gagner un temps précieux, de sécuriser leur gestion financière, et de se concentrer sur l’essentiel : la bonne conduite des chantiers.
Comment mettre en place la solution ?
La mise en place se fait en plusieurs étapes clés :
- Analyse et compréhension de vos besoins spécifiques
- Configuration personnalisée de la solution
- Formation des équipes et aide à l’utilisation à travers notre plateforme d’e-learning en ligne
- Accompagnement pendant la phase de déploiement
- Suivi et optimisation continue
Le retour sur investissement est rapide : réduction des temps de recherche, élimination des doubles saisies, diminution des erreurs et gains de productivité significatifs.
Ne laissez plus la gestion documentaire freiner votre développement. Open Bee et Optim’BTP vous proposent une démonstration personnalisée pour découvrir comment cette solution peut transformer votre quotidien.
Contactez-nous pour une démonstration gratuite et commencez à : Libérer du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier, améliorer la collaboration entre vos équipes, sécuriser vos documents essentiels, gagner en efficacité opérationnelle.
*Source : Professionnels du BTP : simplifiez votre gestion administrative et votre relation client Francenum.gouv.fr
