De la facture émise à la facture payée : comment le nouveau cycle de vie transforme la gestion des factures
Depuis le 1er septembre 2026, la facture électronique est entrée en vigueur. Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent désormais être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique, via le circuit prévu par la réforme.
Mais recevoir une facture n’est que le début du parcours. Une fois transmise, elle doit encore être acheminée vers le bon destinataire, intégrée dans les outils de l’entreprise, contrôlée, validée, puis finalement mise en paiement.
Ce nouveau cycle de vie des factures fait intervenir plusieurs outils et plusieurs étapes. Et lorsqu’une information est incorrecte ou qu’un système communique mal avec un autre, la facture peut rester bloquée en cours de route.
Alors, concrètement, que devient une facture entre le moment où elle est émise et celui où elle est payée ? Et comment éviter que ce nouveau parcours ne crée de nouvelles manipulations pour les entreprises ?
Au sommaire :
1. La facture suit désormais plusieurs étapes avant d’être payée
2. Le nouveau défi : faire fonctionner tous les maillons ensemble
3. Bien choisir ses outils pour simplifier le parcours
4. Open Bee : un environnement complet pour gérer factures et documents
La facture suit désormais plusieurs étapes avant d’être payée
Pour faire circuler la facture correctement dans ce nouveau cadre, chaque entreprise doit avoir désigné une plateforme agréée, directement ou par l’intermédiaire d’une solution compatible. La facture ne passe donc plus simplement du fournisseur à son client : elle doit circuler entre plusieurs outils avant d’arriver jusqu’à la comptabilité.
Prenons un exemple : un fournisseur émet une facture depuis son logiciel ‘Solution Compatible’ (ERP par exemple). Celle-ci est transmise à sa plateforme agréée, puis acheminée vers la plateforme agréée choisie par son client. Elle doit ensuite pouvoir être récupérée dans le logiciel comptable ou l’ERP de l’entreprise, avant d’être contrôlée, validée et mise en paiement.
Dans cet exemple, plusieurs outils doivent donc être correctement paramétrés et capables de communiquer entre eux pour que la facture arrive au bon endroit. Il suffit qu’un seul maillon ne soit pas correctement configuré pour que le parcours soit interrompu. Si, par exemple, l’entreprise qui doit recevoir la facture n’a pas encore correctement choisi ou déclaré sa plateforme, la facture peut être rejetée lors de son envoi et ne jamais arriver jusqu’au destinataire.
Il n’est donc pas étonnant que les premiers mois de mise en place fassent apparaître ce type de difficultés. Le principe de la facturation électronique est simple pour l’utilisateur : une facture doit arriver automatiquement à son destinataire. Mais derrière cette action, plusieurs systèmes doivent fonctionner ensemble.
La réforme prévoit justement plusieurs statuts pour suivre les différentes étapes du parcours, notamment le dépôt, le rejet, le refus et l’encaissement. Une facture peut donc être transmise mais rejetée, reçue mais en attente de traitement, ou validée sans être encore payée.
Le nouveau défi : faire fonctionner tous les maillons ensemble
Pour qu’une facture arrive au bon destinataire, plusieurs informations doivent être correctes : l’identité de l’entreprise, son établissement, sa plateforme de réception et les données utilisées pour l’adressage. Ces informations sont notamment regroupées dans l’annuaire mis à disposition des plateformes agréées. Celui-ci permet de déterminer vers quelle plateforme une facture doit être envoyée.
Cela crée de nouveaux points de contrôle. Par exemple, si le SIRET utilisé pour l’envoi ne correspond pas aux informations enregistrées dans l’annuaire, ou si la plateforme de réception du client n’est pas correctement renseignée, la facture peut être rejetée. Le problème ne vient alors pas forcément de la facture elle-même, mais de la façon dont elle est adressée.
Le gouvernement a d’ailleurs publié un guide pratique pour accompagner les entreprises face à ces situations. Il recommande notamment, en cas de problème d’adressage, de vérifier les informations utilisées, puis de se rapprocher de sa plateforme ou de son prestataire pour déterminer si le problème vient d’une donnée incorrecte, d’une mise à jour manquante ou du routage de la facture. Si nécessaire, l’entreprise doit ensuite confirmer les informations directement avec son client.
Même chose en cas de rejet. Celui-ci peut être lié à une donnée obligatoire absente ou incohérente, à un problème de format, à une mauvaise identification du destinataire ou encore à une difficulté de routage. Il faut alors identifier la cause, corriger le problème et transmettre à nouveau la facture. Le rejet ne doit donc pas être confondu avec le refus d’une facture par le client, qui intervient à une autre étape du cycle.
Dans certaines situations, notamment lorsqu’un rejet risque de bloquer un paiement ou l’activité de l’entreprise, le guide prévoit aussi la possibilité d’utiliser temporairement un autre canal pour transmettre une copie de la facture. Il s’agit alors d’une mesure de continuité, et non d’une nouvelle facture. L’entreprise doit ensuite reprendre le circuit électronique dès que le problème est résolu et éviter les envois multiples qui pourraient créer des doublons.
Ces situations montrent pourquoi la connexion entre les différents outils est un sujet important dans les premiers mois de la réforme. La facture électronique automatise le parcours, mais cette automatisation repose sur des données correctement renseignées et sur des systèmes capables de communiquer entre eux. La bonne intégration de la plateforme agréée avec le logiciel de facturation, l’ERP ou les outils comptables devient donc un élément essentiel pour éviter que le traitement ne repasse par des interventions manuelles.
Bien choisir ses outils pour simplifier le parcours
Face à ce nouveau parcours, le choix des outils utilisés par l’entreprise devient un vrai sujet. Toutes les solutions n’ont pas le même rôle dans la réforme : une solution compatible peut par exemple être utilisée pour préparer ou gérer les factures, mais elle doit s’appuyer sur une plateforme agréée pour assurer leur transmission et leur réception.
Le choix de la plateforme agréée peut donc avoir un impact direct sur la simplicité du traitement au quotidien. Une PA est notamment chargée de transmettre les factures au destinataire et de s’appuyer sur les informations de l’annuaire pour permettre leur adressage. L’entreprise n’a donc pas à gérer elle-même l’ensemble de ces échanges avec les plateformes de ses clients et fournisseurs.
Cela ne signifie pas pour autant qu’il suffit de choisir une PA pour que tout soit automatiquement connecté. La façon dont elle communique avec le logiciel de facturation, l’ERP ou le logiciel comptable reste importante. Une entreprise peut avoir une PA parfaitement opérationnelle, mais continuer à effectuer des téléchargements, des ressaisies ou des contrôles manuels si ses différents outils sont mal intégrés.
Avant de choisir une solution, il peut donc être utile de regarder plusieurs éléments : les connexions disponibles avec les outils déjà utilisés, la gestion des statuts de cycle de vie des factures, l’accès aux données de l’annuaire, les possibilités d’automatisation et la façon dont les factures sont ensuite conservées et retrouvées.
L’enjeu n’est donc pas forcément de multiplier les outils, mais de vérifier comment ils vont fonctionner ensemble. Une solution adaptée au fonctionnement de l’entreprise peut permettre de réduire les manipulations manuelles et de rendre le parcours de la facture plus simple à suivre, de sa réception jusqu’à son paiement.
Open Bee : un environnement complet pour gérer factures et documents
Avec Open Bee, la gestion des factures ne s’arrête pas à leur transmission ou à leur réception. La solution réunit GED et plateforme agréée dans un même environnement, pour accompagner les différentes étapes du traitement de la facture ainsi que les documents liés : bons de commande, livraison etc.
La PA Open Bee prend en charge la réception et l’émission des factures électroniques, tandis que la GED permet de centraliser les factures et les documents associés. Les entreprises peuvent ensuite organiser leur traitement selon leurs propres processus, par exemple avec des workflows de validation, des contrôles et des notifications pour transmettre chaque facture au bon interlocuteur.
Une fois validées, les factures peuvent être conservées dans le coffre-fort numérique, avec leur historique et les éléments nécessaires à leur traçabilité. L’entreprise retrouve ainsi dans un même environnement les documents, les actions réalisées et les différentes étapes de leur traitement.
L’intérêt est de limiter les ruptures entre les outils et les manipulations manuelles : réception, traitement, validation, conservation et suivi peuvent s’inscrire dans un même parcours documentaire.