Immobilier – Vilogia

L’acteur national du logement Vilogia, choisit la GED Open Bee™ pour l’archivage de 8 000 documents dématérialisés.


Afin de réduire considérablement la perte de temps liée au classement manuel et la recherche d’informations dans ses archives papier, Vilogia a décidé d’équiper son service documentation d’une solution de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.

Le service documentation du groupe immobilier Vilogia (acteur national du logement), archivait manuellement 8 000 documents papiers (dossiers, articles de presse, publications, études, etc.), afin de répondre aux demandes d’informations de ses 1500 collaborateurs. Vilogia recherchait une solution capable de gérer électroniquement un volume important de documents, afin de libérer du temps au personnel concerné pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Une solution de dématérialisation permettant un archivage rapide et une recherche facile de tout type de document.

ged-immobilier-vilogia-openPour réduire drastiquement la perte de temps liée à l’archivage manuel et la recherche d’informations dans ses archives papier, Vilogia a donc décidé d’équiper son service documentation de la solution de GED Open Bee™ Scan Portal. Désormais, les 8 000 documents papier sont dématérialisés, indexés et convertis au format PDF par la solution Open Bee™ Scan puis archivés, dans une arborescence de dossiers et de sous-dossiers structurée, dans le portail documentaire Open Bee™ Portal. Ensuite, grâce au moteur de recherche intégré à la GED Open Bee™, il est possible pour tout collaborateur du service documentation de retrouver rapidement un document et de le mettre à disposition du demandeur, sans quitter son poste de travail.

Grâce à l’utilisation d’une solution automatisée de GED Open Bee™, Vilogia économise aujourd’hui 50% sur le temps précédemment passé pour l’archivage des documents papier et 80% sur la recherche et la communication des documents.

« Nous avons rapidement utilisé la solution Open Bee™ Scan Portal à 100%. Elle nous a permis de gagner beaucoup de temps pour le tri et l’archivage, mais aussi de l’espace physique car nous n’utilisons plus d’armoires pour stocker nos documents. Un autre avantage est que nous pouvons désormais rechercher rapidement des documents, depuis notre poste de travail, à partir de n’importe quel mot-clé et dans son contenu intégral. Auparavant, nous faisions nos recherches dans nos nombreux dossiers papier, tâche qui était particulièrement contraignante et chronophage » explique Karine Leroy-Vincent, Responsable du service documentation de Vilogia.

 

L’économie de papier, un pas de plus pour la protection de l’environnement.

Le fait de conserver des documents au format électronique, permet de réduire considérablement le nombre de photocopies et donc de réaliser des économies importantes en consommation de papier, tout en s’inscrivant durablement dans une démarche de respect de l’environnement.

Finalement les solutions de GED Open Bee™ permettent au service documentation d’être plus réactif et de satisfaire au mieux les collaborateurs de Vilogia. Disponible immédiatement et commercialisée par un réseau de partenaires certifiés sous la forme de licences ou d’abonnements mensuels (SaaS), l’offre Open Bee™ permet d’apporter une solution concrète, avec un retour sur investissement rapide, aux différentes problématiques de gestion documentaire des entreprises.