Vilogia archive ses documents avec la GED Open Bee™
pour l’archivage de 8 000 documents dématérialisés.
Un besoin d’automatiser l’archivage
Afin de réduire considérablement la perte de temps liée au classement manuel et à la recherche d’informations dans ses archives papiers, Vilogia a décidé d’équiper son service documentation d’une solution de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.
Le service documentation du groupe immobilier Vilogia (acteur national du logement) archivait manuellement 8 000 documents papiers : dossiers, articles de presse, publications, études, etc. Cela afin de répondre aux demandes d’informations de ses 1500 collaborateurs. Vilogia recherchait une solution capable de gérer électroniquement un volume important de documents, afin de libérer du temps au personnel concerné pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’économie de papier, une démarche de respect de l’environnement
Le fait de conserver des documents au format électronique permet de réduire considérablement le nombre de photocopies et donc de réaliser des économies importantes en consommation de papier, tout en s’inscrivant durablement dans une démarche de respect de l’environnement.
Finalement, la solution GED Open Bee™ s’adapte au secteur de l’immobilier et à ses métiers. La personnalisation de l’outil et son système d’automatisation permet au service de documentation d’être plus réactif et de satisfaire au mieux les collaborateurs de Vilogia.
Un accompagnement assuré par des partenaires certifiés
L’offre Open Bee™ est commercialisée par un réseau de partenaires certifiés, sous la forme de licences ou d’abonnements mensuels (SaaS). Elle permet d’apporter une solution concrète aux différentes problématiques de gestion documentaire des entreprises. Disponible immédiatement, Cette offre est une solution avec un retour sur investissement rapide.
- 50% de temps économisé sur l'archivage d'un document
- 8000 documents papiers dématérialisés
- Chaque fichier est indexé et convertis au format PDF
Bénéficier d’un archivage plus rapide et d’une recherche intuitive
Une solution permettant de dématérialiser et d’indexer tous les formats de document
Pour réduire considérablement la perte de temps liée à l’archivage manuel et la recherche d’informations dans ses archives papier, Vilogia a donc décidé d’équiper son service documentation de la solution de GED Open Bee™ Scan Portal.
Désormais, les 8 000 documents papiers sont dématérialisés, indexés et convertis au format PDF par la solution Open Bee Scan puis archivés, dans une arborescence de dossiers et de sous-dossiers structurée, dans le portail documentaire Open Bee™ Portal.
Ensuite, grâce au moteur de recherche intégré à la GED Open Bee™, il est possible pour tout collaborateur du service documentation de retrouver rapidement un document. Également de le mettre à disposition du demandeur, sans quitter son poste de travail.
Grâce à l’utilisation d’une solution automatisée, Vilogia économise aujourd’hui 50 % sur le temps précédemment pour l’archivage des documents papier. C’est aussi 80 % du temps économisé sur la recherche et la communication des documents.
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Ils témoignent de notre expertise
Karine Leroy-Vincent, Responsable du service documentation de Vilogia.
Nous avons rapidement utilisé la solution Open Bee™ Scan Portal à 100%. Elle nous a permis de gagner beaucoup de temps pour le tri et l’archivage, mais aussi de l’espace physique car nous n’utilisons plus d’armoires pour stocker nos documents. Un autre avantage est que nous pouvons désormais rechercher rapidement des documents, depuis notre poste de travail, à partir de n’importe quel mot-clé et dans son contenu intégral. Auparavant, nous faisions nos recherches dans nos nombreux dossiers papier, tâche qui était particulièrement contraignante et chronophage
En savoir plus sur nos solutions proposées pour ce client
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Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
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Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire