Dans la fonction achats,
la solution GED simplifie votre quotidien

Dématérialisez vos processus d’achats

En tant que responsable des achats, vous gérez une nombre important de documents. Les processus de gestion des actes d’achats et de rapprochement des devis, bons de commande, factures au format papier, vous exposent à un certain nombre de désagréments : pertes de temps, pénalités pour retard de paiement…

Grâce à Open Bee vous digitalisez l’ensemble de vos documents mais c’est aussi votre salle des archives qui devient numérique ! En centralisant vos fichiers avec une solution de gestion électronique de documents tout devient accessible à distance ou en présentiel à travers une seule plateforme compatible avec vos solutions métiers.

Optimisez la relation entre les fournisseurs et le service achats

Gagnez du temps et suivez l’avancement de votre circuit de validation.  En s’intégrant à vos outils, tous vos documents sont centralisés dans une seule plateforme digitale.

Signez en ligne vos devis ou bons de commandes

Signez vos contrats en ligne et gérez vos signataires à distance. La signature électronique intégrée à notre plateforme cloud vous permet d’être plus mobile.

Stockez et archivez vos factures

Abandonnez le papier et les coûts qui y sont liés. Sécurisez vos accords avec l’archivage à vocation probatoire dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur.

Classez vos documents en toute facilité

• Centralisez en un point unique toutes les demandes d’achats, bons de commande, factures fournisseurs, quel que soit leur format d’origine (papier, bureautique…).
• Automatisez le classement dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers tous les documents échangés avec chaque fournisseur.
• Simplifiez vos recherches avec la puissance de notre moteur de recherche, et prémunissez-vous ainsi de la perte de documents entre les services.

Accélérez la validation des demandes d’achats

Suivez en temps réel les bons de commande

Intégrez les demandes d’achats dans un circuit de validation électronique hiérarchisé : le workflow personnalisé.

Disposez d’une vue en temps réel de tous les bons de commande : en attente de traitement, validés ou refusés.

Réduisez significativement le temps d’approbation de vos documents en paramétrant des alertes et des délais de réalisation.

Optimisez vos relations fournisseurs

Retrouvez en quelques secondes chaque document classé grâce à un moteur de recherche performant.
Rapprochez une facture fournisseur et un bon de commande en seulement un clic.
Accélérez ainsi le processus de bon à payer et optimisez vos relations fournisseurs.