ged pour mairies

Mairies et collectivités

Facilitez la gestion de vos courriers entrants et respecter les normes en vigueur !

Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents au format papier (courriers entrants, factures fournisseurs…). De plus, les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus (ex : financiers via le protocole PES v2).

Découvrez comment les solutions Open Bee™ permettent de gagner du temps dans la gestion du courrier entrant et de respecter les nouveaux protocoles de dématérialisation.

Optimisez le traitement de votre courrier entrant

Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés, depuis l’écran tactile de votre solution multifonction.

Classez-les dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers en fonction du numéro de chrono, date de réception… dans le portail de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Gardez une traçabilité sur le traitement du courrier en liant dynamiquement la réponse apportée au courrier original.

Soyez prêts pour l’échéance PES v2

Numérisez et bénéficiez des dernières technologies de reconnaissance automatique de documents, pour dématérialiser vos factures fournisseurs.

Intégrez directement vos données comptables dans votre logiciel métier.

Supprimez la circulation de documents papier dans vos relations comptables avec la Trésorerie Générale.

Partagez simplement l'information

Mettez en place un outil convivial pour partager vos documents entre tous les sites et services (DGS, petite enfance, police municipale…).

Garantissez à tous vos agents de pouvoir retrouver rapidement la bonne information.

Offrez à vos élus un accès nomade à l’information, directement depuis leur domicile ou périphériques mobiles.

Cas client - Mairie d’Onzain

Les agents de la mairie d’Onzain (41), faisaient face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.

Grâce à Open Bee™ Scan, les 250 factures et courriers reçus mensuellement sont numérisés, indexés, convertis au format PDF puis dynamiquement classés dans la GED Open Bee™ Portal de manière structurée.

Tout document est rapidement retrouvé et mis à la disposition du demandeur depuis tout poste informatique ou périphérique mobile. >> En savoir plus

Bénéfices

  • Gain de temps

  • Optimisation des coûts

  • Accès rapide à tout document

  • Réduction du stockage de documents papier

  • Amélioration du délai de paiement

  • Sécurisation des échanges

Solutions connexes

Open Bee™ Portal

Moderne et simple d’utilisation, la solution de Gestion Electronique de Documents Open Bee™ Portal vous permet de classer, retrouver, gérer et partager l’ensemble de votre information.

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