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Associations & Fédérations

Facilitez la gestion de vos dossiers adhérents !

Demandes d’adhésion, pièces justificatives, certificats médicaux… sont autant de documents au format papier qui vous font perdre du temps chaque année et qui remplissent vos salles d’archives.

Avec Open Bee™ classez au format électronique et mettez à jour l’ensemble des pièces composants vos dossiers adhérents en quelques clics !

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GED et Dématérialisation Open Bee

Classez vos documents en toute simplicité !

Centralisez en un point unique et au format électronique, tous les documents de vos adhérents, quel que soit leur format d’origine (papier, bureautique, emails…).

Profitez des technologies de lecture de code à barre et de reconnaissance de caractères, afin d’indexer et de classer automatiquement les différentes pièces.

Retrouvez vos fichiers classés dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers, directement dans le portail documentaire Open Bee™ Portal.

Accédez facilement à tout document

Retrouvez un dossier en quelques secondes depuis votre poste de travail, grâce au numéro d’adhérent, nom, date d’inscription…

Mettez-le à jour simplement chaque dossier adhérent (cotisation, certificat médical, facture).

Soyez automatiquement averti des dates d’échéances importantes, notamment pour le renouvellement des adhésions.

Cas Client – Fédération française de golf

La Fédération française de golf faisait face à de nombreuses difficultés dans le traitement des 20 000 certificats médicaux de ses adhérents au format papier.

Un code à barres contenant un identifiant unique par licencié a été inséré sur les certificats médicaux. Une fois numérisé, le document se classe automatiquement grâce à Open Bee™ Scan dans la GED Open Bee™ Portal au sein du dossier du licencié. En cas de besoin, il est ensuite retrouvé rapidement en saisissant simplement le numéro de licence d’un adhérent.

Aujourd’hui, la Fédération française de golf bénéficie d’un traitement rapide et automatisé de ses certificats médicaux. >> En savoir plus

Bénéfices

  • Classement simplifié des dossiers adhérents

  • Recherche rapide de tout document

  • Traçabilité renforcée

  • Mis à jour des dossiers simplifiée

  • Gain de place de stockage physique

  • Réduction des coûts liés à la gestion des documents

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