Les nouveautés Open Bee plateforme DXP – version 6.12
Retour aux articles

Les nouveautés de notre plateforme DXP

De nouvelles fonctionnalités viennent enrichir la plateforme Open Bee DXP avec la sortie de la version 6.12. Voici une présentation des nouveautés concernant les produits logiciels : Open Bee Portal et Open Bee Sphère !

Les nouvelles fonctionnalités de la plateforme Open Bee DXP

1. Edition en ligne

Visualisation et édition en ligne avec Microsoft Office 365

La fonctionnalité ‘Edition en ligne’ évolue avec la version 6.12 d’Open Bee Portal et Open Bee Sphère. Cette fonctionnalité permet de visualiser du contenu via Office 365 et d’éditer en ligne des documents pour tous les utilisateurs disposant d’un compte Office 365.

Prévisualiser des documents via le lecteur Office

Editer en ligne de manière collaborative des documents

edition en ligne Excel
Prévisualisation en ligne d’un fichier Excel

2. Extranet entreprise

Le module Extranet évolue également avec la 6.12, il est désormais possible de partager un dossier commun qui sera visible par l’ensemble des utilisateurs « invités » disposant d’un accès à cet espace de travail, en complément des documents individuellement mis à leur disposition.

A présent il est possible de créer des modèles d’emails différents en fonction du type de document. Ainsi, un modèle d’email peut être associé à une règle de classement automatisée, et être ensuite enrichi à l’aide de données pré-enregistrées. Cette personnalisation d’email s’applique aux fonctionnalités de partage automatique, extranet et workflow. Ainsi, il sera possible de créer un modèle personnalisé pour le partage de bulletins de salaire avec ses collaborateurs et un second personnalisé pour la distribution de factures avec ses clients.

extranet personnalisation des emails
Personnalisation des emails

3. Signature électronique

Appliquer un tampon de signature sur un document

Envoyer des demandes de signatures à plusieurs destinataires

Signature aperçu
Tampon Signature

4. Workflow

A l’acceptation ou au refus d’une tâche dans le circuit de validation (workflow), il est désormais possible de modifier automatiquement la valeur d’une métadonnée associée à un document. Fonctionnalité utile pour par exemple modifier le statut d’une facture (validée, intégrée en comptabilité, réglée, …) de manière dynamique et en fonction des différentes étapes d’un processus de validation.

Les nouveaux modules de la plateforme Open Bee DXP

1. Le module éditique

Le nouveau module éditique Corus

Grâce au module éditique, vous pouvez désormais sélectionner des documents dans Open Bee Portal et les router à des destinataires au format papier via le prestataire Corus.

  • Depuis la plateforme Open Bee, comment cela fonctionne ?

1: Paramétrez le profil de l’émetteur (l’entreprise)
2: Paramétrez l’envoi de courrier
3: Accédez à l’historique des envois dans Open Bee Portal

editique paramètre
Profil de l’entreprise émettrice
  • Depuis Corus, un accès au suivi de réception (MySendingBox) : L’utilisateur peut ensuite se connecter à son historique de compte directement depuis l’interface de MysendingBox (Corus) pour consulter et vérifier les soldes et les montants des envois.
historique suivi corus
Historique de suivi depuis Corus

2. Le module multi-instances

De nouvelles façon de collaborer en toute sécurité

Ce nouveau module permet de donner accès à des utilisateurs de différentes instances Open Bee Portal à des dossiers distants, de partager du contenu de manière sécurisée en conservant une confidentialité forte avec des droits d’accès spécifiques, et d’interagir via des circuits de validation.

Les fonctionnalités clés

Traditionnellement, la plateforme Open Bee Portal est configurée comme une instance unique, où chaque instance est installée sur un serveur sur site ou en cloud, sans possibilité d’interaction avec d’autres instances. La version 6.12 d’Open Bee Portal permet à plusieurs instances uniques hébergées sur différents serveurs de communiquer entre elles pour faciliter le partage des fichiers et de dossiers tout en renforçant la sécurité du contenu.

Les avantages du mode multi-instances

Un intérêt collaboratif mais également sécuritaire, le module multi-instances réduit le risque d’intrusion à grande échelle, en créant des silos matérialisés par différentes plateforme GED Open Bee capables de communiquer entre elles, sous certaines conditions. Les avantages de cette mise en place :

Des cas d’usages multiples

Le nouveau module multi-instances de la plateforme Open Bee DXP permet à plusieurs instances d’interagir et de communiquer entre elles. Une maison mère et ses filiales ou encore un siège et ses franchisés sont désormais capables de partager des dossiers en tout sécurité, ou encore de faire une recherche unifiée dans tous les dossiers partagés du groupe.

cas d'usage module multisite
Cas d’usage du module Multi-instances

Pour conclure, que faut-il retenir ? Toujours dans l’optique de vous faire gagner du temps dans votre quotidien, la version 6.12 de la plateforme présente de nombreuses améliorations. Parmi les nouveautés de la plateforme DXP, ce qu’il faut retenir c’est un module éditique personnalisable, de nouvelles possibilités de signatures automatisées vers plusieurs destinataires. Vous pourrez collaborer au-delà de votre entreprise, tout en maximisant la sécurité de vos documents, cela grâce au nouveau module multi-instances.

Quelles sont les prochaines étapes ? Pour les versions en abonnement cloud, la mise à jour se fait de manière automatique, aucune action de votre part n’est requise en tant qu’utilisateur. Vous recevez une notification par email. 
Pour les versions en licence Site On Premise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre partenaire revendeur pour plus d’informations, concernant ce déploiement et pour toutes informations complémentaires.


Notre solution vous intéresse ?

Contactez-nous

Ces articles peuvent aussi vous intéresser