Logiciel de gestion d’entreprise : 5 services à interconnecter pour booster la performance globale
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Logiciel de gestion d’entreprise : 5 services à interconnecter

La cohésion entre les différents services au sein d’une entreprise est vitale, non seulement pour faciliter le processus entre les équipes et pour offrir un gain de temps aux collaborateurs, mais également pour contribuer considérablement à l’augmentation du ROI.

Dans un environnement où les fonctions des ressources humaines, de la finance, du secrétariat, du commerce et du juridique sont distinctes et cruciales, il est impératif de disposer d’une plateforme unifiée pour les gérer efficacement.

Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités d’un système de Gestion Électronique de Documents (GED) pour la gestion d’entreprise complète, où les informations circulent sans entrave et en temps réel, favorisant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de l’entreprise.

Comment une GED peut connecter 5 services d’une entreprise ?

En pratique, une GED crée des ponts numériques entre les services, permettant une circulation fluide des données. Par exemple dans un service RH, les CVs récemment reçus peuvent être partagés instantanément avec les managers, dans un service financier, les factures peuvent transiter vers la comptabilité en temps réel, ou encore dans le service commercial les dossiers clients peuvent être traités par le commerce, et que chaque contrat peut être examiné sous l’œil vigilant du service juridique.

Découvrez en détail les fonctionnalités de chaque service

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En ouvrant les silos d’informations et en encourageant une collaboration automatisée, le logiciel GED devient l’outil qui centralise les efforts individuels en une force collective cohérente et puissante.

Quels types de fonctionnalités métiers propose une GED ?

Pour répondre à la diversité des besoins de chaque département, une GED propose des fonctionnalités sur mesure.

Au sein des Ressources Humaines, par exemple, cela passe par un ensemble d’outils pour le recrutement, la gestion des contrats de travail, l’intégration des nouveaux collaborateurs, et plus encore. Chaque élément conçu pour simplifier les processus internes et améliorer l’expérience de l’employé.

Le secrétariat bénéficie grandement de la gestion optimisée des courriers entrants grâce à la GED, assurant une meilleure organisation et un suivi efficace de la communication externe. Pour le département commercial, la GED se transforme en un outil centralisant les dossiers clients, l’intranet force de vente, et la gestion des réclamations, permettant une réactivité et un service client amélioré.

Dans le domaine juridique, la GED sert de système d’archivage à vocation probatoire et de centralisation pour la gestion des contrats, fournissant une sécurité documentaire conforme aux normes en vigueur.
Pour le département finance, la GED facilite la gestion des factures fournisseurs et clients, ainsi que le traitement des notes de frais, favorisant ainsi l’exactitude et la rapidité des opérations comptables.

Toutes ces données sont mises à jour en temps réel, avec des widgets du tableau de bord qui rassemblent des informations cruciales pour une prise de décision éclairée. L’automatisation des tâches réduit les délais et les erreurs de traitement entre les services. De plus, la GED s’interface avec d’autres outils métier, comme les systèmes ERP, pour une centralisation des données métier dans un tableau de bord unique, offrant une vue d’ensemble et facilitant la gestion quotidienne de l’entreprise.

Vidéo démo : le traitement des factures avec la GED Open Bee

Dans cette vidéo, découvrez le processus de traitement des factures fournisseurs de bout en bout grâce à la solution GED Open Bee. Du moment où une facture arrive dans l’entreprise jusqu’à sa validation et son paiement, la GED assure un suivi précis, une gestion des délais et une comptabilisation efficace, réduisant ainsi les erreurs et les délais.

Solution pour la gestion des factures fournisseurs

Pourquoi utiliser une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise ?

Les solutions Open Bee sont certifiées ISO 27001

La plateforme globale Open Bee va au-delà des attentes pour garantir la protection des informations critiques. L’engagement envers la rigueur sécuritaire a été officiellement reconnu par l’obtention de la certification ISO 27001, considérée comme le standard d’excellence en matière de gestion de la sécurité de l’information.

Cette certification ne se limite pas à être un simple sceau d’approbation ; elle illustre notre engagement continu dans la mise en œuvre de processus robustes, de procédures détaillées et de politiques strictes afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations que nous gérons.

certifications sécurité Open Bee
Consultez l’infographie complète

La gestion efficace de tous types de documents

L’adoption d’une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise peut être considérée comme un choix stratégique pour toute organisation qui traite un volume important de documents chaque mois. Voici les éléments indispensables à prendre en compte :

Cycle de vie des documents : Configuration de règles de gestion personnalisées adaptées à des ensembles de documents spécifiques, définition des périodes de conservation et notification automatique des responsables en cas d’expiration des documents.

Classement automatique : La GED organise et classe de manière intelligente les documents, qu’ils proviennent de sources papier ou numériques.

Archivage des documents : Utilisation d’un coffre-fort électronique pour une conservation à long terme, avec garantie de l’intégrité des documents grâce à des mécanismes de contrôle rigoureux, d’horodatage et de cachet serveur alignés sur le règlement eIDAS.

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En conclusion, la Gestion Électronique des Documents (GED) se révèle être bien plus qu’un simple outil dans le paysage de la gestion d’entreprise moderne. Elle unifie les fonctions vitales de l’entreprise tout en offrant une cohérence et une efficacité accrues dans la communication interne. En investissant dans une solution de GED, les entreprises s’assurent non seulement une gestion documentaire rationalisée et sécurisée, mais aussi une fondation solide pour leur croissance future.

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La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)
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La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)

L’efficacité opérationnelle est synonyme de compétitivité dans le paysage économique actuel. Une gestion optimale de l’information est devenue un atout stratégique pour les entreprises désireuses de se distinguer. Parmi les outils modernes à leur disposition, la GED joue un rôle prépondérant en transformant la manière dont les informations sont traitées et exploitées.

Grâce à des tableaux de bord stratégiques et à l’automatisation des tâches, une GED avancée peut se révéler être un puissant vecteur d’augmentation du Retour sur Investissement (ROI). Cette capacité d’optimisation des ressources et d’amélioration de la productivité est essentielle pour dégager des marges bénéficiaires conséquentes. Explorons ensemble la manière dont la GED, un maillon clé de la transformation numérique, peut contribuer significativement à la performance financière d’une entreprise.

Retour sur investissement (ROI) : de quoi s’agit-il ?

Le Retour sur Investissement ou ROI, est un indicateur financier qui mesure la rentabilité des investissements effectués par une entreprise. Il met en relation les gains obtenus avec les coûts engagés pour les réaliser. Concrètement, un ROI élevé signifie qu’un investissement a généré des bénéfices nettement supérieurs à son coût, indiquant ainsi une utilisation optimale des capitaux pour un meilleur rendement.

À l’inverse, un ROI faible ou négatif peut être le signe d’une stratégie d’investissement mal alignée sur les objectifs de performance ou d’une exécution défaillante. L’importance du ROI réside dans sa capacité à orienter les décisions stratégiques, à évaluer l’impact des actions entreprises et à justifier de nouvelles initiatives d’investissement.

Comment la GED aide à augmenter le ROI ?

Pour les entreprises engagées dans la transformation numérique, l’investissement dans une solution de GED représente un cas d’étude pertinent pour l’application de cette métrique. La GED permet de digitaliser les processus de gestion de documents, devenant ainsi un des vecteurs potentiels d’augmentation du ROI. En clair, les entreprises doivent respecter des délais de conservation légaux, des demandes de paiements ou de remboursements, etc. Le temps perdu à rechercher le bon document ou le renvoyer vers le bon service affecte la productivité des entreprises. La GED devient essentielle pour optimiser ces processus et pour avoir une entreprise performante.

Les tableaux de bord stratégiques de la GED

Les solutions de GED modernes offrent plus que de simples capacités de stockage et de recherche ; elles intègrent des fonctionnalités analytiques avancées sous forme de tableaux de bord stratégiques. Ces outils de visualisation transforment des données brutes en insights actionnables, permettant aux décideurs de comprendre en profondeur la performance des processus documentaires et de réagir avec agilité face aux dynamiques du marché.

tableau de bord V7
Tableau de bord de la GED
Découvrir la V7

La gestion de documents pour augmenter le retour sur investissement

Un tableau de bord efficace dans une solution de GED comme Open Bee présente des métriques clés sous forme de graphiques intuitifs, d’indicateurs de performance, et de résumés exécutifs. Il peut révéler, par exemple, des tendances de consommation de documents, identifier les goulots d’étranglement dans les workflows documentaires et suivre l’efficacité des processus d’automatisation. Ces insights permettent d’ajuster les procédures, d’analyser la conformité réglementaire et de surveiller le partage et la sécurité des informations.

L’analyse stratégique offerte par ces tableaux de bord pousse l’entreprise à aller au-delà de la simple gestion des documents pour se concentrer sur l’optimisation des opérations et l’amélioration continue. En mettant en lumière les zones où l’efficience peut être renforcée, elles contribuent directement à l’augmentation du ROI, en transformant les données avec une lecture stratégiques pour des actions concrètes.

L’automatisation des tâches augmente la productivité

L’équation entre automatisation et augmentation de la productivité des employés a été validée par une recherche menée récemment par Stanford et le MIT. Rapportée par CNBC, elle suggère un accroissement de 14 % de la productivité suite à l’implémentation d’outils d’intelligence artificielle. Ces technologies simplifient les interactions et déchargent le personnel des tâches routinières et redondantes, permettant ainsi une réaffectation de l’effort humain vers des activités plus stratégiques et créatives.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

Dans le cadre d’une solution de GED, l’automatisation des workflows transforme le parcours des documents en un flux de travail sans effort, programmé pour déclencher une série d’actions prédéfinies, telles que des approbations, des notifications ou des intégrations avec d’autres systèmes logiciels, sans intervention manuelle. Cela minimise le temps passé à gérer les documents et réduit les erreurs dues à un traitement manuel, conduisant à une efficience accrue des processus.

Personnalisation d’automatisation de tâches selon le service

logiciel d'automatisation de tâches
Exemples de processus d’affaires automatisés

Comment l’automatisation des tâches aide à augmenter le ROI ?

Le ROI s’en trouve amélioré, car ces avantages s’additionnent pour accélérer les cycles d’activité de l’entreprise. Avec la mise en place d’un formulaire électronique ou d’une centralisation de documentation depuis une GED, cela réduirait ainsi les délais de traitement et améliorerait la qualité du service client. Par ailleurs, l’élimination des tâches redondantes et la diminution des erreurs se traduisent par une réduction des coûts opérationnels, tandis que la précision accrue et l’audit facilité des processus automatisés contribuent à une meilleure conformité réglementaire.

En somme, l’automatisation des tâches via une plateforme globale GED crée un environnement de travail où le personnel peut se concentrer sur des tâches valorisantes, tout en favorisant la croissance et le développement de l’entreprise.

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solution logicielle complete open bee

La réduction des coûts grâce à la GED

L’adoption d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) contribue significativement à l’optimisation des ressources au sein d’une entreprise, un facteur crucial pour l’amélioration du Retour sur Investissement (ROI).

Gain de temps et d’espace : La GED élimine le besoin de manipuler physiquement des documents, ce qui réduit considérablement le temps de recherche et de récupération. Avec l’accès instantané aux fichiers numériques, les employés peuvent répondre plus rapidement aux demandes internes et externes. De plus, puisque les documents sont stockés dans le cloud ou sur des serveurs, l’espace de bureau auparavant consacré à l’archivage des documents est libéré, ce qui peut déclencher une meilleure productivité, contribuer à une réduction des coûts liés aux espaces de travail.

Optimisation des coûts : La GED réduit le besoin d’imprimer, de photocopier et de poster des documents, ce qui engendre des économies non négligeables sur les fournitures de bureau. Les processus automatisés permettent également de diminuer les heures de travail nécessaires pour les tâches administratives, se traduisant par une baisse des coûts de main-d’œuvre. En outre, en évitant les erreurs et les pertes de documents, les entreprises réduisent les risques légaux et les coûts associés aux audits et à la non-conformité.

infographie factures fournisseurs ROI
Comparaison traitement électronique vs traitement manuel des factures
Téléchargez l'infographie

En combinant ces avantages, la GED s’avère être un investissement rentable qui facilite l’atteinte des objectifs financiers. L’efficacité accrue, la productivité améliorée, et les coûts opérationnels réduits peuvent se traduire par un ROI optimisé, démontrant ainsi le potentiel de la GED à apporter une contribution importante à la prospérité financière d’une entreprise.

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Comment les widgets de la GED s’adaptent à votre métier ?
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Comment les widgets de la GED s’adaptent à votre métier ?

La dernière mise à jour de la plateforme GED Open Bee se caractérise non seulement par l’introduction d’une série de widgets avancés mais aussi par un engagement renouvelé à intégrer l’humain au cœur de la solution, en faisant de l’aide à la décision un pilier central. Suite aux retours constructifs des utilisateurs, la version 7 a été enrichie de fonctionnalités qui visent à accroître l’efficacité et fluidifier encore plus l’utilisation de la plateforme.

Les widgets de la GED : de quoi s’agit-il ?

Qu’est-ce que c’est un widget ?

Les widgets sont des composants d’interface prêts à l’emploi, conçus pour fournir un accès rapide et efficace à des fonctionnalités spécifiques ou à des informations clés depuis un tableau de bord. Communément intégrés dans les smartphones, les widgets offrent une expérience utilisateur personnalisée, permettant d’accéder à des applications, des services ou des fonctions du système d’exploitation avec une simplicité et une efficacité accrues.

liste des widgets de la GED
Liste des widgets pré-embarqués

Le tableau de bord GED interagit avec les outils métiers

La version 7 de la GED Open Bee a introduit une refonte majeure de son tableau de bord, le transformant en une interface personnalisable conçue pour s’adapter aux différentes pratiques professionnelles. L’interaction avec ces widgets dépasse le simple affichage d’informations : ils sont conçus pour intégrer et interagir avec les outils métiers existants. Cette interactivité transforme les widgets en centres de commande, où les utilisateurs peuvent initier des actions spécifiques directement à partir du tableau de bord, sans avoir à naviguer dans d’autres interfaces.

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Cas d’usage : tableau de bord financier de la GED

La configuration de chaque widget est conçue pour s’intégrer naturellement au quotidien des professionnels, offrant une visualisation et une interaction qui favorisent des décisions rapides et éclairées. Les comptables, par exemple, peuvent configurer leurs widgets pour surveiller les factures à différents stades de traitement, tandis que les professionnels du secteur logistique peuvent suivre les demandes de matériel en direct, améliorant ainsi la gestion et la planification des ressources.

Dématérialisation des factures clients :

Un widget dédié permet de suivre le cycle de vie d’une facture client dès sa création, sa progression dans le circuit d’approbation, jusqu’à la réception des paiements, en temps réel. Cet outil devient incontournable pour les professionnels de la finance qui visent une clôture comptable plus rapide et plus précise.

Dématérialisation des factures fournisseurs :

Pour obtenir une vision consolidée des factures en attente de validation ou de règlement, un widget spécifique redéfinit la gestion des comptes fournisseurs, mettant en lumière les échéances et optimisant la gestion des dépenses.

tableau de bord financier
Exemple tableau de bord factures fournisseurs

Découvrez les widgets intuitifs de la V7

Découvrez en vidéo le fonctionnement des widgets de la version 7 d’Open Bee, qui révolutionne l’expérience utilisateur. Cette présentation met en lumière l’intuitivité, la réactivité et l’amélioration significative du quotidien offertes par ces outils, tout en soulignant l’approche centrée sur l’humain de la plateforme.

La nouvelle interface des la GED avec les widgets

Les avantages des widgets personnalisés

Si la gamme actuelle de widgets vous semble limitée, Open Bee annonce l’introduction prochaine de la fonctionnalité widgets scriptés, offrant aux utilisateurs la possibilité de créer leurs propres widgets sur mesure pour une personnalisation avancée de leur espace de travail.

La conception des widgets de la GED Open Bee a été finement ajustée en tenant compte des retours des utilisateurs, qui souhaitaient une harmonie entre fonctionnalité et esthétique au sein d’une interface sur mesure. Ces outils facilitent la collaboration en rendant le partage et la communication autour des données compilées par les widgets plus simples, favorisant ainsi une synergie d’équipe améliorée et plus efficace.

Widgets polyvalents : Ces composants dépassent les fonctions traditionnelles de gestion documentaire en intégrant un suivi précis des tâches, répondant ainsi aux exigences spécifiques de diverses activités professionnelles.

Outils performants : La mise en place de ces outils a été simplifiée pour une utilisation directe et efficace, sans compromettre la performance.

Personnalisation intuitive : La configuration des widgets a été pensée pour allier simplicité et sophistication, soulignant ainsi les spécificités de chaque secteur d’activité et les préférences personnelles. La plateforme s’ajuste à votre routine professionnelle, évitant ainsi la nécessité pour l’utilisateur de se conformer au logiciel.

Sécurité : En parallèle de ces avancées, la sécurité des informations demeure une priorité absolue. Open Bee s’engage à assurer une protection rigoureuse des données, à sécuriser le partage de documents et à maintenir l’intégrité de l’archivage, le tout en respectant les normes de sécurité les plus exigeantes.

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En conclusion, la version 7 de la GED Open Bee s’adapte à vos besoins, et vous permet de tirer profit de fonctionnalités ‘cachées’ ou sous-exploitées. C’est une avancée significative dans l’expérience utilisateur en matière de solution de gestion électronique de documents, offrant une personnalisation sans précédent et une intégration poussée avec les outils métiers. Les widgets personnalisés, au cœur de cette transformation, sont le reflet de notre engagement à fournir une UX intuitive, performante et sécurisée. Nous sommes convaincus que ces innovations vont non seulement améliorer votre efficacité quotidienne, mais aussi enrichir la collaboration au sein de vos équipes.

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Comment l’IA aide à la détection des fraudes à la TVA ?
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Comment l’IA aide à la détection des fraudes à la TVA ?

La fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) engendre d’importantes pertes fiscales. En réponse à cette dérive, les administrations fiscales cherchent des méthodes efficaces pour détecter les fraudes.

L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) peut apporter une contribution pour pallier cette pratique. Des travaux de recherche ont récemment permis de développer des modèles d’IA pour détecter les fraudes à la facture d’entreprise.

Dans cet esprit d’innovation, nos équipes de recherche et développement travaillent sans relâche à l’affinement de ces technologies émergentes. Nous sommes déterminés à faciliter votre quotidien pour assurer une réponse toujours plus performante aux besoins de conformité et de sécurité financière de votre entreprise.

*Pour faciliter la compréhension de ce texte, un lexique des termes techniques est disponible.

Les méthodes de l’IA pour la détection de fraudes à la TVA

Comment ça marche ? Pour comprendre le rôle de l’intelligence artificielle (IA) dans la détection des fraudes à la TVA, il est essentiel de saisir comment elle opère. Nous utilisons des techniques avancées appelées apprentissage automatique (Machine Learning*) et apprentissage en profondeur (Deep Learning*).

Algorithme du Deep Learning : les Convolutional Neural Network (CNN)
Algorithme du Deep Learning : les Convolutional Neural Network (CNN)

Le processus suit une méthodologie bien établie nommée CRISP-DM*, qui se déroule en plusieurs phases clés :

*Machine Learning

*Deep Learning

*CRISP-DM (Cross-Industry Standard Process for Data Mining) :

Les difficultés rencontrées pour la détection de fraudes fiscales

Quelles sont-elles ? L’utilisation de l’IA pour repérer les fraudes à la TVA n’est pas sans défis. Un problème majeur est le déséquilibre entre les factures normales et celles qui sont potentiellement frauduleuses : il y a beaucoup moins de factures suspectes en comparaison aux factures non suspectes dans nos données. Cela peut induire l’IA en erreur, la rendant plus encline à ignorer les fraudes au profit de la reconnaissance de factures non suspectes.

De plus, des contraintes légales et éthiques nous empêchent de collecter certaines données potentiellement frauduleuses pour améliorer cet équilibre. Une approche simple serait de créer des données fictives pour compenser, mais cette technique ne résout pas le problème des biais et peut affecter la précision des prédictions de notre IA.

La qualité des données sur lesquelles l’IA est entraînée est également cruciale. Si les données ne sont pas de bonne qualité ou si elles ne sont pas représentatives de la réalité, les modèles d’IA ne seront pas efficaces dans le monde réel.

C’est pourquoi nous nous concentrons à perfectionner les méthodes de création de ces données synthétiques* pour qu’elles reflètent au mieux la réalité, afin de renforcer les systèmes de détection de fraudes à la TVA.

*Données synthétiques

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Les algorithmes d’IA pour détecter les factures suspectes

La méthode Watershed
La méthode Watershed

Quelles sont nos solutions à l’étude ? Nous avons obtenu de bons résultats avec deux types principaux d’algorithmes d’intelligence artificielle :

Machine Learning : Des techniques telles que l’arbre de décision, Naïve Bayes*, et Support Vector Machine* ont été appliquées pour classer les factures en deux groupes : celles qui sont probablement légitimes et celles qui sont potentiellement frauduleuses. Ces méthodes apprennent à partir d’exemples déjà identifiés, ce qui leur permet de repérer les factures qui ne correspondent pas au modèle standard. C’est un peu comme trier des pommes pour distinguer les bonnes des pourries en se basant sur des étiquettes préalablement définies.

Deep Learning : Des méthodes comme les auto-encodeurs*, qui sont conçues pour déceler les anomalies au sein des données. La démarche a consisté à résoudre un problème d’apprentissage non supervisé* de détection d’anomalies. Par exemple, si une facture présente des montants de TVA qui ne sont pas cohérents avec le chiffre d’affaires associé, cela peut indiquer une anomalie que l’autoencodeur va essayer de détecter.

En conclusion, les techniques d’intelligence artificielle appliquées à la détection de fraudes à la TVA ont montré des résultats encourageants.

Les travaux s’orientent aussi vers l’optimisation des architectures de réseaux de neurones visant à garantir leur stabilité dans la détection de fraudes à la facture d’entreprise.

L’intelligence artificielle appliquée à la détection des fraudes à la facture d’entreprise renforce ainsi l’expertise du contrôle fiscal.

*Naïve Bayes

*Support Vector Machine (SVM)

*Autoencoder

*Apprentissage supervisé et non supervisé

*Réseaux de neurones

*Détection d’anomalie

La conformité fiscale dans le cadre de la réforme de la facturation

Avec la réforme imminente de la facture électronique en France, les entreprises devront adopter de nouvelles méthodes pour la gestion de leurs factures. À partir de 2026, selon un calendrier progressif, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront tenues d’accepter et d’émettre des factures exclusivement sous forme électronique. Cette transformation impose une révision des processus de facturation actuels et souligne la nécessité de solutions qui garantissent la conformité, l’intégrité, et la pleine fiabilité des processus de facturation.

L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) s’inscrit comme une réponse stratégique à ces besoins en constante évolution. Notre plateforme PDP ne se limite pas à simplifier la transition vers des pratiques de facturation électroniques conformes, elle offre également des services de vérification et de transmission sécurisées des données de facturation à l’administration fiscale.

Concrètement, utiliser une PDP signifie avoir un contrôle fiscal optimisé et une lutte plus efficace contre la fraude à la TVA, conformément aux objectifs de la réforme.

Avec l’augmentation des contrôles automatisés requis par la législation, les PDP devront être équipées de systèmes avancés pour la détection des fraudes, ce qui coïncide avec l’expertise que notre plateforme propose. En résumé, l’adoption de notre PDP vous permettra d’assurer l’émission, la réception, et le suivi complet de vos transactions de facturation, en respectant et en anticipant les exigences de la réforme de la facture électronique, pour une gestion fiscale sans faille.

Découvrez notre maquette PDP

Vous avez manqué notre Keynote de lancement ? Nous vous invitons à accéder au replay de la présentation et découvrir comment notre PDP pourra vous préparer efficacement aux changements à venir.

Key Note Open Bee PDP
Démo maquette PDP

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Les 6 incontournables de la GED pour un DAF
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Les 6 incontournables de la GED pour un DAF

Sommaire :
1. Automatiser les tâches comptables répétitives
2. Centraliser les reportings et tableaux de bord financiers
3. Optimiser la gestion de trésorerie
4. Sécuriser les données sensibles
5. Respecter les contraintes légales et réglementaires
6. Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Les must-have d’une plateforme GED pour un DAF

Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF) au sein d’une entreprise va bien au-delà de la simple supervision des aspects comptables. En tant que gardien des finances, le DAF joue un rôle clé dans la stratégie globale et est un conseiller de confiance pour la direction générale. Il est appelé à superviser divers domaines tels que la comptabilité, la trésorerie, le contrôle de gestion et la conformité fiscale. Cependant, une gestion financière évoluée va au-delà de la simple observation des chiffres ; elle nécessite une analyse approfondie pour comprendre les tendances, identifier les risques et les opportunités, et formuler des recommandations stratégiques. La gestion financière ne se limite pas à garantir l’exactitude des chiffres ; elle englobe également fournir une image précise et en temps réel de la santé financière de l’entreprise.

C’est dans cette optique que la plateforme GED Open Bee se révèle être un atout majeur pour les DAF. Spécialisée dans le traitement de l’information, Open Bee répond à de nombreuses exigences cruciales pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Avec le déploiement de sa nouvelle version, Open Bee V7, intégrant un dashboard stratégique spécialement adapté pour les DAF, la plateforme offre la possibilité de capitaliser et de centraliser l’information stratégique de manière efficace. Dans cette perspective, explorons les incontournables d’une plateforme de Gestion Électronique de Documents (GED) pour un DAF, en mettant en lumière les fonctionnalités clés qu’Open Bee propose pour optimiser les différentes facettes de la gestion financière.

Automatiser les tâches comptables répétitives

La gestion au quotidien des nombreuses écritures comptables représente souvent une charge administrative chronophage pour les équipes financières : saisies manuelles, multiples validations, risque d’erreurs, etc. Or le DAF et son équipe ont besoin de se laisser du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi éviter le maximum de tâches répétitives. Son expertise mérite d’être mobilisée sur des missions plus stratégiques et décisionnelles.

La suite Open Bee permet d’automatiser une grande partie de ces circuits comptables : workflows de traitement des factures fournisseurs, rapprochements bancaires automatisés, lettrage intelligent des comptes, etc. Le DAF peut ainsi se libérer de nombreuses heures pour se concentrer sur le pilotage financier de l’entreprise. La fonctionnalité workflow permet donc une automatisation des circuits de validation des documents au sein de l’entreprise. Concrètement, le DAF peut :

Cela évite les aller-retours par emails ou papiers, accélère les traitements, et offre au DAF une vue d’ensemble pour superviser l’activité comptable de A à Z.

workflow GED Open Bee
Exemple de workflow pour validation de factures

Piloter un vrai tableau de bord sur tous les ingrédients de la performance

La maîtrise et le suivi de la performance de l’entreprise sont essentiels pour le DAF, qui doit avoir une vision précise et en temps réel des différents piliers de la gestion. Pour ce faire, il est crucial de travailler avec une solution qui transcende l’univers comptable habituel des ERP et des logiciels comptables.

Contrairement à ces outils, qui se concentrent sur les agrégats financiers, un tableau de bord efficace est axé sur des indicateurs opérationnels qui sont les véritables moteurs de la performance financière. Or, il s’agit de mesurer l’impact des actions mises en place dans l’entreprise et de comprendre leur influence directe sur les résultats.

Un tableau de bord doit intégrer quatre axes principaux :

La mise en œuvre d’un tel tableau de bord dans une plateforme GED offre de multiples avantages. En effet, la GED est à la fois le réceptacle et l’émetteur d’informations opérationnelles essentielles. Elle permet d’agréger les données et de générer des indicateurs de gestion en lien avec :

Une plateforme GED intelligemment configurée devient ainsi un outil de pilotage stratégique, permettant au DAF de transformer de simples documents en une mine d’informations opérationnelles exploitables pour le pilotage global de l’entreprise. Elle contribue non seulement à une meilleure compréhension des leviers de la performance, mais facilite également la prise de décision en s’appuyant sur des données fiables et actualisées.

tableau de bord financier
Tableau de bord de la V7 Open Bee

Optimiser la gestion de trésorerie

Pour un Directeur Administratif et Financier, la capacité à suivre avec précision les flux de trésorerie est primordiale pour assurer la liquidité et la santé financière de l’entreprise. Les systèmes ERP traditionnels offrent des possibilités de suivi comptable, mais ils se trouvent souvent limités quand il s’agit d’offrir une vision consolidée et en temps réel de la trésorerie. Une plateforme GED performante, cependant, introduit une amélioration significative en matière de suivi et de pilotage de la trésorerie, grâce à la gestion et l’analyse des documents qui alimentent les cycles financiers.

La chaîne documentaire d’une plateforme GED, en intégrant les documents de la commande à la facturation, élargit sensiblement la fenêtre de visibilité sur les flux de trésorerie. En utilisant un ERP, un DAF pourrait certes projeter les encaissements et décaissements futurs à partir des factures comptabilisées, ce qui reste un exercice relativement statique et réactif. En comparaison, une solution comme Open Bee pousse l’analyse plus loin.

La plateforme GED Open Bee recueille et organise non seulement les factures, mais aussi les bons de commande, les engagements de dépense, et même les prévisions de commandes et d’achats. Cette intelligence documentaire permet une anticipation des flux de trésorerie bien en amont de la comptabilisation des factures dans l’ERP. Il en résulte une projection des flux financiers plus étendue et, par conséquent, une gestion de la trésorerie plus proactive.

La capacité d’anticipation est grandement améliorée : avec une plateforme GED comme Open Bee, les DAF peuvent potentiellement doubler l’horizon de leur prévision explicite de trésorerie. Cela signifie que là où un ERP classique offre une visibilité d’environ deux mois sur le cycle d’exploitation, Open Bee peut étendre ce pilotage jusqu’à quatre mois, voire six mois pour certains secteurs d’activité, particulièrement dans l’industrie.

Cette extension du champ de vision en matière de trésorerie permet non seulement un meilleur contrôle des entrées et sorties de fonds, mais également une planification financière plus stratégique et plus affinée. Les DAF peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées concernant les investissements, le financement et les opportunités de croissance, en se basant sur des données prévisionnelles solides et anticipatives, offrant une gestion de trésorerie optimisée pour le succès à long terme de l’entreprise.

Sécuriser les données sensibles

Au sein de la direction financière, de nombreux documents stratégiques circulent et doivent être protégés : business plans, comptes annuels, payrolls, etc. Or le stockage en local ou le partage par mail ne permettent pas toujours d’assurer une confidentialité optimale.

Avec sa gestion avancée des droits d’accès, une solution de GED offre au DAF un coffre-fort numérique pour verrouiller l’accès aux documents sensibles. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations en fonction de leur profil.

De plus, la traçabilité des actions sur chaque document permet de détecter toute tentative d’accès indésirable. Le DAF conserve ainsi la maîtrise totale sur la diffusion des données sensibles de l’entreprise.

Les avantages du workflow en entreprise

Respecter les contraintes légales et réglementaires

La gestion des obligations légales et réglementaires représente aussi un enjeu pour le Directeur Administratif et Financier. Entre conservation des pièces sur de longues durées et mises à jour fréquentes de la législation, le risque de non-conformité est élevé.

Avec son système d’archivage électronique sécurisé et sa traçabilité renforcée, une solution de GED offre au DAF un environnement parfaitement conforme aux exigences :

Le DAF s’assure ainsi du respect des réglementations en vigueur et se prémunit contre tout risque juridique.

Comment mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable ?

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Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Dans le cadre de leurs missions de contrôle et d’audit, les commissaires aux comptes et auditeurs externes ont besoin d’accéder à de nombreuses informations sensibles détenues par la direction financière.

Grâce à sa gestion précise des habilitations, une solution de GED permet au DAF de provisionner facilement un accès temporaire aux documents nécessaires à leur mission de vérification : comptes annuels, grands livres, pièces justificatives, etc.

De plus, la traçabilité des consultations garantit que seules les personnes autorisées accèdent aux informations seulement sur une période prédéfinie.

Le DAF garantit ainsi la transparence nécessaire aux audits tout en conservant un contrôle total sur l’accès aux données de l’entreprise. Les échanges sont facilités et sécurisés.

En conclusion, l’intégration d’une solution GED devient un atout stratégique incontournable pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Grâce à l’automatisation des processus transverses, la centralisation des données et des tableaux de bord, ainsi que le renforcement de la conformité et de la sécurité, la GED libère le DAF des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Il peut ainsi se concentrer pleinement sur son rôle de pilotage financier et décisionnel au sein de la direction générale de l’entreprise. La fluidité des workflows financiers, la maîtrise en temps réel des dépenses, ou encore l’optimisation de la trésorerie lui offrent de nouveaux leviers pour créer de la valeur.

En définitive, la GED devient le système nerveux digital de la performance financière de l’organisation. Et le DAF, grâce aux 6 points clés présentés dans cet article, se transforme en véritable ‘business partner’ pour conduire la stratégie de l’entreprise.

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Certification NF du coffre-fort numérique
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Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Open Bee™ obtient le renouvellement de la certification AFNOR logiciel (NF203), conforme à la norme AFNOR NF Z42-020 sur son composant coffre-fort numérique.

Signification de la certification

Coffre fort numérique certifié NF

En tant qu’éditeur de logiciels, Open Bee a reçu la certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique délivrée par AFNOR certification.

Accordée en 2017 et renouvelée le 29 Octobre 2023 la certification est valable jusqu’au 29 octobre 2024. Cette certification atteste de la conformité du Coffre-fort électronique Open Bee Portal avec les exigences de la norme AFNOR NF Z42-020.

Notre solution a pour objectif de rendre simple l’application de l’article 1366 du Code Civil (modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) qui précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

L’assurance d’une conservation sécurisée

En d’autres termes, le module Open Bee coffre-fort numérique permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés. Il permet donc d’assurer une conservation à vocation probatoire d’objets numériques en s’appuyant sur la norme NF Z42-020.

En addition des préconisations de la norme NF Z42-020, le coffre-fort Open Bee intègre des éléments complémentaires assurant une sécurité renforcée des données conservées :

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7 façons dont la GED révolutionne la gestion des Ressources Humaines
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7 façons dont la GED révolutionne la gestion des Ressources Humaines

Sommaire :
1. L’optimisation de la gestion documentaire RH avec la GED
2. Une solution de GED simplifie et accélère le processus d’embauche
3. Une Optimisation de l’intégration des nouvelles recrues grâce à la GED
4. La GED maximise l’autonomie et l’efficacité des employés
5. La sécurisation et confidentialité des données RH : le rôle clé de la GED
6. Vers un environnement RH zéro papier
7. La conformité et réglementation RH : l’atout de la GED

Confrontés à des défis croissants tels que la réduction des coûts opérationnels, l’amélioration de l’efficacité des processus et la conformité au RGPD, les départements des ressources humaines trouvent dans la Gestion Électronique des Documents (GED) une solution innovante et révolutionnaire. Cette technologie offre des avantages significatifs en matière de conformité réglementaire, de sécurisation des données, d’optimisation des processus de recrutement et de facilitation de la communication interne. Dans cet article, nous explorons les sept avantages majeurs de la GED pour les RH, soulignant comment elle transforme la gestion des ressources humaines pour la rendre plus efficace, sécurisée et adaptée aux défis actuels.

1-L’optimisation de la gestion documentaire RH avec la GED

Dans le domaine des ressources humaines, la gestion d’une multitude de documents pour chaque employé représente un défi majeur. Entre les contrats, les évaluations de performance, les bulletins de salaires, et autres, ce volume de papier peut vite devenir envahissant. C’est ici qu’une GED intervient comme une solution innovante.

La GED pour la gestion de ressources humaines permet de centraliser et de structurer tous les documents du service RH de manière efficace, indépendamment de leur format. En adoptant cette approche, les entreprises sont en mesure de numériser, d’indexer et d’archiver l’ensemble des dossiers papier des employés sous forme numérique, simplifiant ainsi grandement l’accès et la gestion de ces informations.

logiciel gestion de ressources humaines
copyright Open Bee – tous droits réservés

Un atout majeur de la GED est sa capacité à prendre en compte tous les types de documents, y compris ceux qui n’ont pas encore été dématérialisés. Les entreprises qui n’ont pas encore effectué une transition numérique complète peuvent ainsi utiliser le module de capture de la GED pour intégrer automatiquement les documents papier dans des dossiers numériques.

En outre, la GED propose des outils pour une organisation efficace des fichiers et dossiers, permettant aux entreprises de définir leur propre système de classement pour une meilleure organisation et recherche des documents. Cela améliore également l’organisation de votre arborescence grâce à l’utilisation d’une méthode cohérente de nommage des fichiers et des dossiers. Enfin, la fonctionnalité de pré-définir un modèle de dossier employé et de le dupliquer pour les nouvelles embauches standardise et accélère les processus RH.

2-Une solution de GED simplifie et accélère le processus d’embauche

Le processus d’embauche, souvent complexe et chronophage, représente un autre défi pour les équipes RH. De la réception des candidatures à la sélection des profils, en passant par les entretiens et la finalisation des contrats, chaque étape requiert une gestion méticuleuse et efficace. Dans ce contexte, un outil capable de simplifier et d’accélérer ces étapes est essentiel. Une solution GED répond précisément à ces défis en offrant une plateforme permettant de fluidifier et d’accélérer l’ensemble du processus de recrutement, notamment :

La GED se révèle ainsi être un atout majeur pour transformer le processus d’embauche en une procédure plus efficiente, rapide et collaborative, répondant efficacement aux enjeux actuels des équipes RH.

3-Optimisation de l’intégration des nouvelles recrues grâce à la GED

L’intégration des nouvelles recrues est une étape cruciale dans le processus de gestion des ressources humaines. Elle nécessite une préparation soignée et une mise en œuvre efficace pour assurer une transition en douceur des employés au sein de l’entreprise. Ce processus peut être complexe, impliquant l’organisation des ressources, la distribution du matériel, la formation et la familiarisation avec la culture de l’entreprise.

Une solution GED se présente comme un outil clé pour relever ces défis, en offrant la possibilité de créer des parcours d’intégration fluides et personnalisés pour les nouveaux employés :

Automatisation et personnalisation du processus d’intégration : La GED automatise la gestion des tâches et des documents nécessaires à l’intégration, permettant une meilleure organisation et un suivi efficace.
Préparation des ressources et du matériel : L’affectation et l’organisation des bureaux, des ressources et du matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, fournitures, etc.) sont simplifiées, assurant une intégration matérielle sans encombre.
Portail électronique en libre accès : Un accès facilité aux documents RH et formulaires via un portail électronique favorise l’autonomie des nouveaux employés, contribuant à une meilleure expérience d’intégration.
Capacités d’audit et de reporting : Les fonctionnalités avancées de la GED en matière d’audit et de reporting permettent de suivre précisément l’état d’avancement du processus d’intégration pour chaque nouvelle recrue.

Si la gestion d’embauche, mentionnée dans les paragraphes précédents, se révèle si importante pour les services RH, l’intégration des nouvelles recrues est tout aussi fondamentale. La GED, en tant que plateforme globale et ultra-connectée, se présente non seulement comme une solution efficace pour simplifier le processus d’embauche, mais aussi comme un outil puissant pour une intégration réussie. Assurant un suivi personnalisé et organisé, la GED crée une fondation solide pour optimiser l’efficacité des employés, grâce à des processus RH améliorés et plus performants.

4-La GED maximise l’autonomie et l’efficacité des employés

Au-delà des défis de l’embauche et de l’intégration, un autre aspect crucial pour les équipes RH réside dans l’autonomie et l’efficacité des employés. Fournir les outils adéquats pour permettre une réalisation autonome et efficace des tâches est essentiel dans un environnement de travail moderne.

Une solution GED intégrant un portail RH intuitif et personnalisable, contribue à une gestion efficace et autonome des tâches. Ce portail offre des niveaux de permissions variés pour faciliter la création de tâches et une communication interne dynamique. Le système de glisser-déposer rend la publication de contenu aisée, tandis que les notifications automatiques en temps réel assurent une communication instantanée et efficace. La capacité à rechercher et à mettre à jour rapidement les documents améliore de manière significative l’accès et la gestion des informations.

L’accès en ligne aux documents RH :

Le portail GED fournit un accès direct à une variété de documents RH essentiels, renforçant ainsi l’autonomie et l’efficacité des employés.

logiciel GED pour RH
copyright Open Bee – tous droits réservés

Un puissant moteur de workflow pour la gestion des ressources humaines :

La GED permet de mettre en œuvre simplement tout processus d’entreprise, avec les étapes, actions et conditions nécessaires. Elle offre des fonctionnalités de notification pour informer les personnes concernées des actions requises. Les utilisateurs peuvent valider, refuser ou déléguer des tâches et être alertés en cas de retard. Les administrateurs peuvent suivre l’état d’avancement des workflows d’approbation.

La flexibilité est assurée par la possibilité de mettre à jour n’importe quel processus, en ajoutant des étapes, des assignés, des documents, et en paramétrant des dates d’échéance.

Les avantages du workflow en entreprise

Conception et partage de formulaires électroniques :

Les entreprises peuvent bénéficier d’un outil de création de formulaires électroniques intuitif pour automatiser la collecte des données, leur approbation et leur gestion.
Les formulaires peuvent inclure une grande variété de champs, tels que des cases à cocher, boutons radio, listes déroulantes, champs d’adresse, dates, photos et signatures.

Ces fonctionnalités permettent une gestion efficace de divers processus RH, comme l’embauche, l’intégration, la formation, la gestion des performances et les relations avec les employés, rendant la GED un outil indispensable pour optimiser l’efficacité des employés.

5-Sécurisation et confidentialité des données RH : le rôle clé de la GED

Alors que la gestion électronique des documents facilite grandement les processus RH, comme nous l’avons vu dans les paragraphes précédents, elle soulève inévitablement la question cruciale de la confidentialité des données. Dans ce contexte, il est essentiel de s’assurer que les informations confidentielles restent protégées. La GED est un outil déterminant en offrant des solutions avancées pour sécuriser les documents RH et garantir la confidentialité des données des employés.

Droits d’accès et cryptage des données : La GED met en place des droits d’accès sécurisés et un cryptage des données pour protéger les informations sensibles.
Sécurité pour les collaborateurs à distance : Avec la double authentification et le cryptage des données en transit, la GED assure la sécurité des données, même pour les employés travaillant à distance.
Infrastructure cloud ultra-sécurisée : L’adoption d’infrastructures cloud certifiées ISO 27001 par les solutions GED garantit un haut niveau de sécurité pour les données RH.
Coffre-fort numérique certifié : L’utilisation de composants de coffre-fort numérique certifiés AFNOR NF LOGICIEL offre une sécurité renforcée pour les documents stockés.

Avec des fonctionnalités telles que l’hébergement sécurisé, l’authentification double facteur, le Single Sign-On, et des droits d’accès détaillés, la GED renforce la sécurité et la confidentialité des données RH. Des mesures supplémentaires comme le filigrane numérique, l’horodatage et la piste d’audit complètent ce dispositif de sécurité. Un plan de sauvegarde des données est également mis en place pour prévenir toute perte de données.

Ainsi, la GED s’avère être un outil indispensable pour assurer la sécurité et la confidentialité des données RH, répondant aux exigences de la gestion moderne des ressources humaines.

Pourquoi une solution GED devient essentielle
en 2024 pour vos Ressources Humaines ?

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6-Vers un environnement RH zéro papier

L’objectif du zéro papier, devenu une priorité pour de nombreuses entreprises, trouve une résonance particulière dans les départements des ressources humaines, qui sont parmi les plus grands consommateurs de papier dans une entreprise. La dématérialisation, en s’appuyant sur une solution GED, présente des avantages considérables pour le service RH. Elle simplifie et accélère les processus, tout en offrant des bénéfices évidents en termes de coûts, d’efficacité et de respect de l’environnement.

En passant par une solution GED, la manipulation des formulaires devient plus efficace et moins contraignante, éliminant les désagréments liés à la gestion papier. Cela se traduit par une productivité accrue, car les problèmes de documents perdus ou mal classés sont réduits. De plus, la centralisation des informations actualisées en un seul endroit garantit un accès rapide et fiable aux données nécessaires.

Un autre aspect notable est le gain de temps considérable. La recherche et la consultation de documents, ainsi que l’archivage, sont optimisés, minimisant le temps passé à traiter ou ressaisir des données. Cela s’accompagne d’une réduction significative des coûts, car l’utilisation de papier et les besoins en espaces d’archivage physiques diminuent, entraînant un retour sur investissement rapide.

Enfin, adopter une démarche de dématérialisation en RH n’est pas seulement bénéfique pour l’efficacité opérationnelle ; elle contribue également à une image de marque plus respectueuse de l’environnement, alignée sur les valeurs écoresponsables. Ainsi, la mise en place d’une GED en RH représente une avancée majeure vers l’atteinte de l’objectif du zéro papier, marquant un tournant vers une gestion plus agile, économique et respectueuse de l’environnement.

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7-Conformité et réglementation RH : l’atout de la GED

Le respect des réglementations en vigueur est crucial et les départements RH doivent naviguer avec prudence pour éviter les risques de sanctions et les pertes financières. La conformité légale devient donc un pilier essentiel de la gestion des ressources humaines. L’outil de GED joue un rôle prépondérant dans cette démarche, réduisant le risque que les documents soient consultés par du personnel non autorisé et garantissant le respect des périodes de conservation des documents RH prescrites par la loi.

La plateforme GED, en étant un outil ultra-connecté, modulable et flexible, s’adapte à une multitude de documents et de besoins. Sa capacité à s’intégrer aux logiciels déjà utilisés en interne en fait une solution idéale pour moderniser et sécuriser la gestion des ressources humaines. Elle répond non seulement aux exigences opérationnelles, mais aussi aux impératifs de conformité et de sécurité, marquant ainsi un progrès décisif vers une gestion RH efficace, responsable et adaptée aux défis actuels.

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Les 5 choses à faire afin d’être prêt pour la réforme
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5 questions à anticiper pour la réforme de la facture

Récemment, le gouvernement a fait une annonce importante concernant la facturation électronique entre entreprises. Selon un communiqué de presse daté du 28 juillet 2023, il y aura un décalage dans le calendrier initialement prévu pour l’adoption généralisée la réforme. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site du gouvernement. Ce décalage vous permet de préparer quelques étapes clés essentielles pour aborder cette réforme de la facture.
Dans un premier temps, nous vous représentons le contexte en France, puis nous aborderons les 5 questions qu’une entreprise doit absolument étudier pour réussir une bonne transition vers le format életronique.

Au sommaire :
1. Etes-vous conforme à l’article 289 du CGI ?
2. Répondez-vous aux exigences du Code de Commerce et le Livre des Procédures Fiscales ?
3. Que prévoyez-vous face aux contrôles continus des transactions (CTC) ?
4.Qu’en est-il de votre Piste d’Audit Fiable ?
5.Vos contrôles sur les processus de facturation sont-ils suffisants ?

Le contexte : un nouveau calendrier proposé


Voir la mise à jour des dates pour la facturation électronique

D’après l’amendement n°I-5395, proposé par le gouvernement le 17 octobre 2023, cette généralisation devrait se faire en deux phases à partir de 2026 :

À l’origine, le calendrier fixé par l’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoyait une mise en œuvre progressive à compter du 1er juillet 2024, débutant avec les grandes entreprises, puis s’étendant aux entreprises de taille intermédiaire en 2025, et enfin aux autres en 2026. Ce report a été décidé en raison du manque de préparation de certaines entreprises et de la complexité technique et fonctionnelle sous-estimée du projet. Ce changement semble aussi s’aligner sur le projet européen ViDA.

Un projet européen nommé ViDA

Le projet ViDA, qui signifie « Vat digital reporting requirements », est une initiative européenne visant à standardiser et à renforcer les exigences de déclaration numérique de la TVA à travers l’Union européenne. Ce projet a pour but de lutter contre la fraude fiscale et d’améliorer l’efficacité des administrations fiscales en exploitant les technologies numériques.

Pour les entreprises n’ayant pas encore entamé leur transformation numérique, l’article 153 de la Loi de Finances 2020 représente un véritable catalyseur pour une révolution de leurs opérations commerciales. Il a instauré le principe d’une mise en place obligatoire et progressive de la facturation électronique pour les assujettis à la TVA, nécessitant une attention particulière de certains aspects.

Maintenant que vous êtes bien à jour sur le contexte de cette révolution qui touchera nos entreprises, nos experts vous propose une liste de 5 points clés à préparer pour assure votre mise en conformité sans difficulté.

Les 5 points clés réglementaires à ne (surtout) pas négliger

1.Assurez-vous d’être conforme à l’article 289 du CGI

L’une des premières étapes essentielles pour être prêt pour la réforme de la facturation est de s’assurer de sa conformité avec certains critères fondamentaux. Dès son émission et durant toute sa période de conservation, il est crucial que chaque facture maintienne trois points clés :

Source : Code général des impôts

2.Répondez-vous aux exigences du Code de Commerce et le Livre des Procédures Fiscales ?

La réforme de la facturation exige également que les entreprises se conforment aux dispositions du Livre des Procédures Fiscales (LPF) et du Code de Commerce, qui sont des textes législatifs essentiels en France. Le LPF joue un rôle crucial en réglementant les interactions entre l’administration fiscale et les contribuables, notamment en matière de contrôle et de recouvrement des impôts.

Selon l’article L123-22 du Code de Commerce, il est indispensable pour les entreprises :
– De conserver méticuleusement tous les documents justifiant leurs transactions financières, tels que les bons de commande, les factures fournisseurs et clients.
– Ces documents, qu’ils concernent la comptabilité ou des aspects juridiques, doivent être gardés pendant dix ans.

Lors de la conservation sous forme numérique, les entreprises doivent respecter des normes précises, y compris en ce qui concerne le format des fichiers et le lieu de stockage des données. Les documents doivent notamment être au format PDF ou PDF A/3 et stockés sur un serveur localisé en France, conformément aux articles A102 B-1 et B-2 du LPF.

Il est important de souligner que l’absence de documentation justificative lors d’un contrôle fiscal peut entraîner des amendes allant de 10.000 à 50.000 euros, comme le stipule l’article 1734 du Code Général des Impôts. En dehors des implications légales, ne pas disposer de ces justificatifs peut s’avérer préjudiciable pour l’entreprise en cas de litige.

Enfin, l’article L.13 du LPF impose aux entreprises de présenter à l’administration fiscale tous les documents et données informatiques contribuant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux, ainsi qu’à l’élaboration des déclarations fiscales.

La bonne solution : l’archivage à vocation probatoire

Pour répondre aux exigences mentionnées précédemment en matière de conservation de documents, l’archivage électronique à vocation probatoire représente une solution clé. Cette méthode, qui dépasse la simple conservation, est indispensable pour garantir la valeur légale des documents. Puisqu’elle préserve l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures dès leur création et pendant toute leur durée de conservation, comme prévu dans l’article 289 du CGI.

Ce processus d’archivage probatoire s’initie dès la finalisation du document, moment où il acquiert le statut d’archive, et se maintient jusqu’à l’expiration de sa période de conservation légale.

Par ailleurs, la loi du 13 mars 2000, et en particulier l’article 1316-1 du Code Civil, reconnaît la validité juridique des écrits électroniques, à condition que l’auteur du document puisse être formellement identifié et que le document soit conservé dans un environnement sécurisé pour en assurer l’intégrité.

3.Que prévoyez-vous face aux contrôles continus des transactions (CTC) ?

Suite aux changements apportés par la réforme de la facturation, qui rend obligatoire l’utilisation de factures au format électronique, les méthodes de contrôle fiscal évoluent également. Dans ce contexte, les autorités fiscales adoptent une approche plus moderne et efficace, notamment à travers les contrôles continus des transactions (CTC). Ces contrôles représentent une avancée significative par rapport aux méthodes traditionnelles, car ils permettent une surveillance en temps réel des transactions commerciales, assurant ainsi une meilleure conformité fiscale et une lutte plus efficace contre la fraude.

Auparavant, les gouvernements se basaient sur des audits rétroactifs pour recueillir des informations sur les transactions. Cette méthode, souvent inefficace et imprécise, dépendait largement de la qualité des données collectées par les entreprises elles-mêmes.

En revanche, les contrôles continus des transactions (CTC) s’appuient, eux, sur des données en temps réel, extraites directement des processus de traitement des transactions des entreprises. La facturation électronique va permettre une surveillance plus précise et en temps réel des transactions, facilitant ainsi la détection et la prévention de la fraude fiscale.

Pour les administrations fiscales, et notamment la DGFIP en France, l’analyse des données de facturation se concentre sur trois domaines principaux :

schéma de transmission de factures
Le processus de dématérialisation des factures par lequel Open Bee agit comme PDP, assurant la conformité, la vérification, et la transmission sécurisée des factures entre entreprises et le Portail Public de Facturation, tout en intégrant des contrôles automatisés pour prévenir la fraude à la TVA.

4.Qu’en est-il de votre Piste d’Audit Fiable ?

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un élément clé de la réforme de la facturation. Cette piste consiste à établir des contrôles internes à la fois documentés et permanents, spécialement conçus pour la gestion des factures. Son objectif principal est de fournir une preuve tangible de la validité des factures et de démontrer aux vérificateurs fiscaux l’efficacité et la rigueur des processus de facturation.

Pour se conformer à cette exigence, les entreprises doivent prouver qu’elles disposent d’une piste d’audit claire et documentée. Cette piste doit retracer de manière détaillée la chronologie de tout le processus de facturation, depuis la création de la facture jusqu’à sa conservation finale, incluant tous les contrôles internes associés, particulièrement en ce qui concerne la gestion de la TVA.

Il est important de noter que la Piste d’Audit Fiable doit également s’intégrer aux factures et aux statuts générés par le nouveau système de facturation mis en place par l’administration fiscale. Ce système, étant considéré d’office comme fiable, renforce la crédibilité de la Piste d’Audit Fiable.

Ainsi, avec l’introduction de la facturation électronique, la Piste d’Audit Fiable se trouve significativement renforcée, offrant une meilleure traçabilité et une plus grande transparence dans les processus de facturation.

5.Vos contrôles sur les processus de facturation sont-ils suffisants ?

Enfin, le cinquième et dernier point à considérer dans la préparation à la réforme de la facturation concerne l’importance des contrôles sur les processus de facturation. Ces contrôles doivent être à la fois rigoureux et systématiques pour assurer la conformité et l’efficacité de l’ensemble du système de facturation.
Trois aspects principaux sont à prendre en compte :

En intégrant ces trois éléments clés dans leurs processus de facturation, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux nouvelles réglementations, mais aussi optimiser leur gestion comptable et fiscale, renforçant ainsi leur fiabilité et leur efficacité opérationnelle.

Réforme de la facture en France : Évaluez votre niveau de conformité
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Comment se préparer à la réforme de la facturation ?

Pour accompagner les entreprises dans leur adaptation à la réforme de la facturation, la plateforme Open Bee offre des fonctionnalités personnalisées et efficaces. En tant que candidat PDP, nous sommes engagés à vous aider à travers ces changements réglementaires.

Voici quelques conseils concrets à suivre au préalable :

En résumé la GED devient un atout considérable pour vous assurer une bonne mise en conformité face à la réforme de la facture. Cette solution logicielle vous permet de vous décharger des problématiques suivantes :

• Respecter les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité du contenu de vos factures en conformité avec l’article 289, en utilisant une Piste d’Audit Fiable.
• Se conformer au livre des procédures fiscales pour l’archivage de factures, électroniques émises ou reçues, notamment leur conservation sous une forme électronique pendant une durée de 10 ans et leur mise à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle. Et également les procédures de sécurité et de confidentialité pour garantir l’intégrité et la confidentialité des factures électroniques.

En cours d’immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire, Open Bee se positionne pour gérer efficacement les aspects clés de la réforme de la facturation. Contactez-nous pour découvrir comment nos solutions futures peuvent vous aider à naviguer sereinement dans ce paysage réglementaire en constante évolution.

Pour aller plus loin :
Les must-have d’une plateforme GED pour un DAF

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Facturation Électronique : tout comprendre sur l’annuaire des entreprises
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Facturation Électronique : tout comprendre sur l’annuaire des entreprises

Sommaire :
1.Quels sont les principes de l’annuaire des entreprises ?
2.Pourquoi l’annuaire des entreprises est nécessaire ?
3.Qui est chargé de gérer l’annuaire des entreprises en France ?
4.Comment s’inscrire à l’annuaire des entreprises de France ?

La transition vers la facturation électronique en France a été au cœur de la Loi de Finance 2020, marquant un tournant majeur dans la manière dont les entreprises françaises gèrent leurs échanges B2B. Le gouvernement a pris la décision stratégique que la facturation électronique deviendrait progressivement obligatoire, un processus qui a été reporté à 2026 et se déroulera en fonction de la taille des entreprises concernées. À partir de cette date, l’obligation de recevoir les factures électroniques nécessite d’être répertoriée dans l’annuaire central des entreprises. Il est crucial d’avoir des informations précises et à jour pour recevoir les factures dans les délais et à la bonne adresse.

L’annuaire, géré par l’administration fiscale, constitue une base de données centralisée. Il est accessible à tous les émetteurs de factures électroniques, et toutes les entreprises qui recevront les factures au format électronique ont pour obligation d’y être répertoriées. Il sert principalement à consulter les informations ou effectuer une demande de mise à jour pour être en capacité de recevoir des factures à l’endroit demandé.

Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations essentielles sur l’annuaire des entreprises du Portail Public de Facturation. Vous découvrirez son rôle central dans cette réforme majeure et comment il contribue à simplifier et à améliorer les échanges B2B au sein du paysage économique français.

Quels sont les principes de l’annuaire des entreprises ?

L’annuaire réunit toutes les informations nécessaires sur les entreprises pour leur envoyer des factures par voie électronique. Afin d’atteindre cet objectif, l’annuaire repose sur cinq principes définis dans le cadre de l’obligation de la facture électronique :

Pourquoi l’annuaire des entreprises est nécessaire ?

L’annuaire vise à accomplir les objectifs suivants :

Grâce à l’annuaire, chaque fois qu’une facture est créée et émise, il est possible de trouver l’adresse précise du destinataire chargé du traitement des factures fournisseurs.

Quels sont les trois types de données distincts inclus dans l’annuaire ?

  1. Les informations d’identification des entreprises : ces données permettent de préciser l’adresse de destination de la facture au niveau le plus précis au sein de l’entreprise destinataire.
  2. Les informations d’identification des plateformes : ces données fournissent des détails sur les plateformes de dématérialisation utilisées pour la réception des factures, ainsi que les périodes de validité de chacune.
  3. Le troisième type de données est exclusivement dédié à la facturation BtoG (Business-to-Government). Il vise à assurer la compatibilité ascendante avec l’annuaire de Chorus Pro, un système de facturation électronique spécifique aux échanges entre les entreprises et les organismes publics.

Comment anticiper la réforme de la facture électronique ?
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À découvrir également :
Déposez vos factures dans Chorus en 3 étapes

Comment identifier les entreprises sur l’annuaire ?

Chaque entreprise choisit le niveau de maille pour la réception de ses factures :

Pour permettre la réception des factures, l’identification de l’entreprise repose au minimum sur le SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) et comprend une ligne générique. La ligne générique est utilisée lorsque aucune information d’adressage spécifique n’est trouvée dans l’annuaire, afin d’éviter le rejet de la facture.

Qui est chargé de gérer l’annuaire des entreprises en France ?


Voir la mise à jour des dates pour la facturation électronique

L’annuaire est créé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et géré par le Portail Public de Facturation. Il est consultable par les entités suivantes :

Le démarrage de l’annuaire pour la facturation électronique

L’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, assure l’initialisation de l’annuaire.
Dans une phase initiale, l’AIFE procède à l’alimentation de l’annuaire en utilisant les informations disponibles auprès des administrations. À ce stade, seule la ligne SIREN est active, avec le Portail Public comme plateforme de dématérialisation. Les SIRET sont créés, mais restent inactifs.
Dans une étape ultérieure, l’annuaire sera enrichi et régulièrement mis à jour en intégrant :

Les mises à jour de l’annuaire des entreprises

La mise à jour de l’annuaire est assurée par les entités suivantes :

La consultation de l’annuaire est essentielle pour chaque nouvelle facture :

Pour assurer la mise à jour des statuts du cycle de vie des factures, le routage des statuts est aligné sur celui de la facture traitée. Cela signifie que les informations de passage de la facture à travers différentes plateformes sont conservées.

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5 choses à anticiper pour la réforme de la facture

Comment s’inscrire à l’annuaire des entreprises de France ?

Il vous suffit de vous inscrire sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou sur le Portail Public de Facturation. On vous demandera de mettre à jour l’annuaire avec les informations fournies pour l’adressage des factures.
Ensuite, vous recevrez vos factures électroniques via votre Plateforme de Dématérialisation. Les factures reçues seront soit envoyées à l’adresse électronique fournie à la plateforme, soit intégrées à votre système d’information par EDI (Échange de Données Informatisé) ou par API (Interface de Programmation Applicative) pour un traitement automatisé de votre facturation fournisseur.

En somme, l’instauration de l’annuaire des entreprises constitue une étape essentielle dans la facturation électronique en France, favorisant la précision, la sécurité et la fiabilité des transactions. En centralisant les informations relatives aux entreprises et en garantissant leur mise à jour régulière, cet outil contribue à simplifier et à renforcer l’efficacité du processus de facturation électronique. Avec son rôle crucial dans l’adressage précis des factures, l’annuaire se positionne comme un pilier fondamental de la réforme, visant à moderniser et à fluidifier le paysage économique français. La collaboration entre l’AIFE, le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires demeure indispensable pour assurer le bon fonctionnement de cet annuaire et pour garantir la transition en douceur vers ce nouveau système de facturation.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme de dématérialisation ?

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