Définition GED (Gestion Électronique de Documents)
Sommaire :
- GED (Gestion électronique de documents) : définition
- Sigles et acronymes du terme GED
- Quel est le rôle d’une GED ?
- Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED ?
La gestion électronique documentaire (GED) est aujourd’hui un outil incontournable pour la dématérialisation des documents, permettant aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs documents (papiers ou électroniques) et de les archiver au sein d’espace(s) sécurisé(s).
Ce type de logiciel GED permet de réduire les coûts de stockage, de traitement et de gestion des documents papiers.
Ainsi, les entreprises ont une meilleure visibilité de leurs données et peuvent accéder en temps réel à l’information depuis n’importe quel périphérique (smartphone, ordinateur ou tablette).
Avec l’automatisation des processus métiers et de circuits de validation (workflow), les gains de productivité pour les entreprises, sont significatifs. En fonction du type de document, la GED se décline et s’adapte aux attentes et enjeux des entreprises.
Les différents types de GED
La GED manuelle vise à identifier les documents à archiver dans le système informatique (tri et scanne des documents).
Ensuite, la GED semi-automatique permet d’automatiser certaines tâches chronophages, notamment lorsqu’il s’agit de récupérer des données, de numériser des documents et/ou de les valider.
Enfin, la GED complètement automatisée permet d’accéder instantanément aux informations essentielles, en un même espace, sans avoir besoin de passer par un opérateur.
GED : définition
GED en clair
En définition : La gestion électronique documentaire (GED) est un système informatique de gestion de l’information qui permet de centraliser toutes les données d’une entreprise.
Cet outil permet de collaborer, collecter, archiver et sécuriser, l’ensemble des flux entrants et sortants, quelle que soit la source (contrats, courriers, factures, devis, bons de commande, bulletins de paie, feuilles de congé…).
Ce type de plateforme digitale permet de dématérialiser et d’archiver en temps réel l’ensemble des documents papiers au format électronique. Le logiciel GED peut être utilisé dans et par toutes les organisations : entreprises, institutions, administrations, services publics, etc.
Au-delà des dispositifs imposés par la loi, de plus en plus de structures décident de passer le cap de la GED, permettant ainsi de réduire les coûts de traitement liés au papier, d’améliorer significativement la productivité et d’avoir une meilleure réactivité face aux changements.
Le sigle GED
Le sigle GED est le terme le plus largement utilisé pour parler de la gestion électronique de documents, mais il existe d’autres acronymes :
• DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management) sont les équivalents en anglais de la GED.
• GEIDE (Gestion électronique d’information et de documents de l’entreprise), anciennement utilisé pour désigner la GED.-
• GEC (Gestion électronique des courriers) désigne la gestion électronique de contenu, principalement pour la gestion de courrier.
• ECM (Entreprise content management) est parfois employé comme synonyme de GED, mais à la différence de la GED, l’ECM englobe seulement le contenu de l’organisation (et non les documents d’entreprises).
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Comment fonctionne une GED ?
La mise en place d’une GED permet aux entreprises de disposer d’un système d’information consultable et accessible facilement en temps réel et sur n’importe quel périphérique (ordinateur, smartphone ou tablette).
Les administrateurs peuvent ainsi centraliser la gestion des documents tout en facilitant la recherche d’information et la communication interne.
Le rôle d’une GED est de pouvoir gérer toutes les données de l’entreprise (flux entrants et flux sortants), et de favoriser, grâce au partage sécurisé, la collaboration entre et avec les équipes, partenaires ou clients.
Les informations étant accessibles instantanément, cela permet d’informer les utilisateurs de toutes actions et avancés sur le projet (signature de contrat, mise à jour d’un document, formulaire électronique complété etc.), et le cas échéant en cas d’erreur (budget dépassé, délai non respecté, erreur de saisie…) de pouvoir réagir rapidement.
Les principales fonctionnalités d’une GED
Les fonctionnalités d’une GED sont nombreuses et variées, afin de s’adapter aux attentes et enjeux des entreprises. Pour résumer, voici les fonctionnalités principales et incontournables d’une GED :
• Centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise et ce quelle que soit la source ou le format
• Classer automatiquement des documents grâce à des règles de classement préalablement paramétrées
• Rechercher et accéder en temps réel à l’information et depuis n’importe quel périphérique (smartphone, ordinateur ou tablette)
• Automatiser vos processus de validation (workflow)
• Archiver et sécuriser en toute confidentialité l’ensemble de vos documents
• Organiser et partager en toute sécurité les données de l’entreprise, en attribuant des niveaux d’habilitation spécifiques aux utilisateurs
• Conserver durablement l’ensemble des documents de l’entreprise, au sein de coffre-fort électronique, et ce, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur
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