C2A Assurances
Découvrez comment le courtier C2A Assurances a gagné 80% de temps dans l’archivage et la recherche de ses contrats clients grâce à Open Bee™.
Dématérialisation et archivage des contrats
Les avantages de la dématérialisation pour C2A Assurances
Le courtier marseillais C2A Assurances, archivait manuellement plusieurs milliers de contrats clients au format papier. Le classement des nouveaux dossiers ainsi que la recherche des documents (pour les renouvellements d’assurance ou les déclarations de sinistre), provoquaient des pertes de temps et de production considérables. De plus, la présence quotidienne de dossiers papiers sur les bureaux des conseillers, ne reflétait pas l’image de qualité souhaitée par la direction.
Réduire l’utilisation des documents papier
Afin d’éliminer la perte de temps liée à l’archivage manuel des contrats et à la recherche d’informations, mais aussi dans le but de libérer de la place sur les bureaux des conseillers, C2A Assurances a décidé de déployer la solution de dématérialisation Open Bee™.
Désormais, tous les anciens et nouveaux contrats client sont numérisés, indexés puis convertis au format PDF avec la gamme capture de la plateforme GED Open Bee™. Ils sont ensuite archivés, en fonction du fournisseur d’assurance et de la date de signature, dans le portail de GED Open Bee™.
Une solution d’archivage automatisée
L’objectif était de mettre fin à l’archivage manuel et de faciliter la recherche d’informations dans les documents. Grâce au moteur de recherche intégré à la GED Open Bee™, tous les conseillers en assurances de l’agence peuvent retrouver un contrat en quelques secondes, suivant le numéro de police ou au nom du fournisseur, sans faire attendre le client.
- 80% de temps dans l’archivage et la recherche de ses contrats
- 50% d’économies en papier et en cartouches d’encre
- gain de place important sur les bureaux
Les bénéfices pour C2A Assurances
Grâce à l’utilisation d’une solution de GED Open Bee™, C2A Assurances a gagné 80 % de temps dans l’archivage et la recherche de ses contrats et a également fait 50 % d’économies en papier et en cartouches d’encre.
De plus, le fait de conserver des documents au format électronique, offre un gain de place important sur les bureaux, mais aussi dans les armoires et optimise l’image moderne que souhaite véhiculer le cabinet.
Enfin, les conseillers pourront bénéficier d’une autre plus-value non négligeable, celle d’envoyer le dossier signé via email au fournisseur, directement depuis le portail documentaire.
Les atouts de l’archivage électronique avec Open Bee
L’archivage électronique des contrats et des documents d’assurance représente une avancée majeure pour les entreprises comme C2A Assurances. La solution Open Bee™ apporte de multiples bénéfices à la fois en termes d’efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire. En optant pour un système d’archivage numérique, C2A Assurances a significativement réduit les délais de traitement des dossiers tout en garantissant une traçabilité et une intégrité irréprochables des documents.
L’un des principaux avantages est la sécurisation des données. Open Bee™ utilise des protocoles avancés pour s’assurer que toutes les informations sensibles sont stockées en toute sécurité et protégées contre les accès non autorisés. Ainsi, les risques liés à la perte, au vol ou à la détérioration des documents physiques sont éliminés, garantissant la pérennité des archives.
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