TABARIN & ENTZMANN se lance dans la numérisation automatisée de documents

 Les enjeux d’archivage de cette société

 

La société Tabarin & Entzmann rencontrait des problématiques de stockage et d’archivage. Notamment, en cas d’incendie, l’entreprise risquait de perdre un grand nombre de données papier qui n’étaient dupliquées nulle part. De plus, lorsqu’un collaborateur avait besoin d’une facture, il devait aller chercher dans les classeurs ou dans les archives, ce qui représentait une perte de temps non négligeable.

 

Le choix de la dématérialisation

 

Le Directeur Général a connu Open Bee e-Fact Pro par l’intermédiaire de notre partenaire Konica Minolta, qui délivre des solutions multifonctions. Séduit par la solution de numérisation, les produits et leurs concepts évolutifs, l’entreprise de BTP décide de faire l’investissement pour rentabiliser la temps passé à archiver ou à stocker des documents papiers.

Envisageant initialement une solution de numérisation basique des documents, la société Tabarin & Entzmann a finalement été conquis par les atouts du système de dématérialisation de factures automatisée.

Nous sommes satisfaits du produit, il y a un réel gain de temps, Patrice Besnard, Directeur Général.

L’accompagnement Open Bee™

 

Konica Minolta a informé que la prestation de dématérialisation serait assurée avec Open Bee™. Malgré quelques craintes de se retrouver livrés à eux-mêmes au moment de mettre la solution en place, M. Besnard se dit réellement rassuré avec l’accompagnement d’Open Bee tant pour le produit que pour le service client. La société a même décidé de compléter son offre avec quelques heures de maintenance pour que la solution soit personnalisée davantage à leur fonctionnement interne.

Une GED* ouverte aux applications extérieures

 

La société Tabarin & Entzmann numérise toutes les factures au fur et à mesure qu’elles arrivent et la comptable peut les enregistrer directement sur son poste.
Les factures sont ensuite automatiquement enregistrées dans la GED « C’est un gain de temps pour tout le monde », précise Patrice Besnard.
Il est très apprécié que les solutions Open BeeTM puissent faire le lien entre la GED et les différents logiciels utilisés en interne. De plus, les feuilles de paie ne sont pas des documents mis à disposition de tous les salariés et le fait de pouvoir sécuriser en choisissant de donner accès ou non à certains documents de la GED est un atout.
*Gestion Electronique de Documents

Des documents faciles à classer et à retrouver

 

Pour son directeur, l’avantage de la connexion avec les appareils multifonctions de Konica Minolta réside dans le traitement des factures dématérialisées, directement classées dans les bons répertoires sans que le personnel n’ait besoin de le faire. La fonction proposée de lire les codes-barres/QR codes et de classer automatiquement les feuilles d’intervention est également très appréciée.

Les bénéfices des solutions Open Bee™

 

Les collaborateurs n’ont plus à aller chercher les documents papier dans les classeurs, ils peuvent y avoir accès directement depuis leur poste. L’automatisation des factures fournisseurs, environ 200 par mois, est très rapide. Cela permet au service comptabilité de pouvoir se dédier à de nouvelles tâches pour lesquelles il manquait de temps avant.
Patrice Besnard nous explique également qu’Open Bee propose un produit « ouvert », facilement intégrable aux applications courantes. Cela évite de stocker les documents à plusieurs endroits, tout est dans la GED. La sauvegarde permet de sécuriser les données, contrairement aux documents papier qui risquent d’être définitivement perdus en cas d’incidents.

Tabarin & Entzmann

Société basée en Normandie d’environ 50 salariés, Tabarin & Entzmann est une entreprise du secteur du BTP, plus précisément spécialisée dans la plomberie, l’électricité et la ventilation.
Nous avons rencontré Patrice Besnard, son Directeur Général, qui nous livre son témoignage sur les solutions Open Bee™ mises en place dans son entreprise pour la dématérialisation de ses documents papier.