Smeg, société industrielle, dématérialise ses documents clients
Cas clients

Le projet de dématérialisation ambitieux de la société Smeg

Fondée en 1948, la société SMEG est un fabricant italien d’appareils électroménagers à l’envergure internationale. Nous avons rencontré Christophe Galdérique, Responsable Informatique et Télécommunication de sa filiale France, qui a choisi la plateforme Open Bee pour son ambitieux projet de dématérialisation, axé dans un 1er temps sur les factures et le portail de la relation clients.

Il nous présente en quelques points son retour d’expérience.

La croissance de l’entreprise génère plus de documents à traiter 

Notre activité croît de 20% tous les ans depuis 4 ans. L’effectif de la filiale France est passée de 55 personnes en 2015 à 76 en 2019. Cela signifie de plus en plus de papier et de documents à traiter. Nous cherchions donc une solution qui nous permette de digitaliser tous ces papiers tout en ayant une traçabilité sur les actions à mener. Notre croissance rapide a également engendré une plus grande sollicitation de notre personnel. Nous tenions à faciliter le travail de nos employés tout en continuant de répondre aux besoins de nos clients. Créer un espace de collaboration en ligne donnant facilement accès aux documents de la relation commerciale devenait nécessaire. Nous souhaitions ainsi rendre plus professionnels certains de nos process. Et nous savions bien que la dématérialisation est une source d’économie.

Mise à disposition d’un partage de documents pour l’ensemble des clients

Améliorer le process de relance clients

Notre objectif est d’arriver à une utilisation d’Open Bee par 80% des clients (les 20% restants sont déjà en EDI). Dans le système, on est à 100 000 documents. Le but du jeu est d’éliminer de plus en plus le papier. Un projet de cette envergure se fait en plusieurs années, on va réussir à faire quelque chose de bien. A très court terme, nous allons ajouter le module des workflows pour améliorer le process de relance clients. Tout le monde aura la même information en temps réel. Les workflows seront aussi utilisés pour la validation des factures fournisseurs par le service comptabilité ; 
Le but étant d’augmenter la productivité et de faciliter la gestion documentaire. On utilise aussi Open Bee pour la Piste d’Audit Fiable

Organiser les documents autour des mots clés

On souhaite, d’ici la fin de l’année, gérer des liens dynamiques entre les fichiers et le moteur de recherche pour retrouver facilement les documents liés à une commande, ce que ne fait pas SAP. D’autres filiales européennes de SMEG sont intéressées de développer un outil similaire… Et la force d’Open Bee est d’avoir une solution traduite en plusieurs langues

Logiciel integration

Les solutions Open Bee déployées

Nous utilisons Open Bee Portal pour avoir un espace sécurisé cloud disponible pour nos utilisateurs et permettre à nos clients de retrouver leurs factures et avoirs depuis 2017. Open Bee Portal permet d’avoir une traçabilité et d’ajouter un certificat d’autorité de confiance sur les documents. Actuellement, notre système de gestion SAP génère les factures et avoirs. Le module ERP Manager d’Open Bee nous permet de récupérer le flux d’impressions initial transformé en PDF, qui est directement intégré dans Portal avec les règles de classement. Nous notifions automatiquement nos clients des nouveaux documents à disposition. Nous disposons également du partage de documents par email. Open Bee propose des fonctionnalités que SAP ne permet pas de faire. D’autres options ne sont pas encore paramétrées, nous sommes un petit service et préférons prendre le temps de bien faire les choses.

Demande de démo

  • Amélioration des processus métier
  • Accès à l'information en temps réel
  • Diminution des coûts d'envoi de facture client

Quels ont été les bénéfices de la solution ?

Nous voulions une solution qui nous permette de faire à la fois de la GED, des workflows et de l’archivage tout en s’ouvrant à l’extérieur. Nous avons décidé de privilégier les clients et de leur laisser le choix de la dématérialisation.

  • Aujourd’hui, 30% d’entre eux utilisent Open Bee ce qui représente déjà pour SMEG une économie de papier de 50%.
  • Nous imprimions 200 factures de 2 à 3 pages par jour. En plus du papier, cela nous permet de réduire les coûts opérationnels (ex : encre) et les frais postaux. On s’affranchit également de la perte de documents.
  • Avant, nous avions une personne qui s’occupait tous les jours de l’impression et de la gestion papier des factures clients à temps plein. Aujourd’hui, elle économise 50% de son temps pour le dédier à d’autres tâches.
  • Les clients sont aussi ravis puisque certains nous contactent pour nous remercier de mettre en place ce genre d’outils. La solution Open Bee est bénéfique pour eux comme pour nous !

En savoir plus sur ces solutions proposées