Etablissement Medico-Sociaux ESAT Chantecler

Les différentes agences ESAT CHANTECLER ont centralisé leurs documentations

 

Une volonté de tout réunir vers une seule base documentaire

Afin d’optimiser le traitement de ses documents, l’établissement de service d’aide par le travail Chantecler a mis en place la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™ Scan Portal.

À présent, les collaborateurs répartis dans les différentes agences, dématérialisent plus d’une cinquantaine de documents papier par jour avec un appareil multifonctions, puis les convertissent au format PDF grâce à Open Bee™ Scan. Ces derniers sont ensuite classés selon une charte logique dans le portail de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Une actualisation des documents en temps réel

Les collaborateurs peuvent désormais accéder à tous les documents en temps réel, depuis leur poste informatique ou leurs périphériques mobiles équipés d’une connexion Internet, quelque soit leur agence (partage via l’application de GED mobile).

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  • Archivage de +1200 documents par mois
  • Fini les recherches laborieuses dans les archives papier
  • 70% du temps consacré au traitement manuel économisé

Les bénéfices pour l’E.S.A.T. Chantecler

Depuis l’acquisition d’une solution de GED Open Bee™, l’E.S.A.T économise 70% du temps précédemment consacré au traitement manuel des documents reçus chaque jour.

De plus, le portail documentaire accessible via Internet permet le partage instantané des documents institutionnels entre les 6 agences du centre médico-social. Fini les recherches laborieuses dans les archives papier et les échanges de documents numérisés via email entre les différents sites !

En savoir plus sur ces solutions proposées