Les nouveaux usages du multifonction
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A l’ère du digital, comment choisir son copieur ?

TOP 6 des nouveaux usages du multifonction

copieur multi-fonction

Présent dans la majorité des entreprises le copieur multifonction réunit le monde du tout papier et celui du tout numérique. Il se positionne aujourd’hui comme un vrai catalyseur dans la transformation numérique de nos organisations. Voici 6 de ses nouveaux usages recensés à l’ère de la transformation digitale :

1. La dématérialisation des documents

Pilier de la transformation numérique, elle constitue un gage de compétitivité et de productivité pour les entreprises. L’enjeu aujourd’hui n’est plus d’imprimer ou non un papier, mais d’utiliser à bon escient la technologie et le papier. Si l’on associe l’intelligence artificielle à nos scanners de nos multifonctions, les bénéfices sont alors multiples :

2. La sécurité des multifonctions

Alors que 61% des entreprises avouaient en 2017 avoir subi une fuite de données en lien avec l’impression, les imprimantes multifonctions ont beaucoup progressé dans ce domaine. L’authentification des utilisateurs est la première des actions à mettre en place par badge ou mot de passe. Il est important de mesurer l’accès au matériel, sans devenir une contrainte elle doit ouvrir à de nouvelles possibilités permettant, par exemple, aux utilisateurs de recevoir des copies de leur document par email en un simple clic.

3. L’impression en mobilité

Les travailleurs sont de plus en plus nomades car le monde du travail est en pleine mutation. Il faut donc faciliter l’impression pour les équipes travaillant à distance depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur portable. Pour répondre à un réel besoin, les entreprises doivent simplifier l’accès aux impressions ou scanners selon leurs usages, via des applications associées à leur multifonction, tout en garantissant une fluidité et une sécurité des documents.

4. La simplification des usages guidée pas à pas

Le multifonction s’apparente davantage à une plate-forme intelligente qui embarque de nombreuses applications métiers telles que la signature électronique, la reconnaissance de contenu… Le MFP joue donc un rôle clé, au carrefour entre le monde du papier et celui du numérique. Il devient une plate-forme agile, permettant à des fonctions métiers complexes de décomposer leurs actions pour simplifier les process.

5. L’éco-responsabilité du constructeur

L’enjeu du développement durable est devenu une priorité pour les constructeurs. Dans ce domaine l’efficacité énergétique est à calculer et à mettre en avant. Cela touche toute la chaîne de production des multifonctions. Pour réduire l’impact carbone, l’utilisateur doit également être sensibilisé sur cette partie : l’électricité et la consommation papier représentent 83% des émissions de CO2. L’entreposage et le transport des multifonctions, représentent 17%.

6. Plus de services et d’accompagnement

Il s’agit de bénéficier d’une approche globale dans la gestion de l’information de l’entreprise pour bien comprendre les spécificités de chaque organisation : intégration à une infrastructure déjà existante ou non, choix des outils, formations et support mis à disposition. Finalement au-delà des fonctionnalités classiques, l’ouverture aux différentes applications donneront une dimension supplémentaire qu’il faudra accompagner pour explorer toutes les possibilités que pourront offrir ces multifonctions hyper-connectées.

En savoir plus

Cette réflexion stratégique a été menée au sein de la Commission Marché et Prospective du SNESSII (Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d’Information et d’Impression) en constituant un groupe de travail composé de professionnels du secteur.
Retrouvez le livre blanc dans son intégralité, illustré de cas clients ainsi que de chiffres clés, en téléchargement libre dès maintenant : Les nouveaux usages du multifonction à l’ère de la transformation digitale.


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TOP 6 des nouveaux usages du multifonction

technology and ecology

Les experts de l’IPBES, la plateforme intergouvernementale sur la biodiversité et les services écosystémiques, se sont encore réunis récemment à Paris pour présenter les menaces qui pèsent sur les milieux naturels. Une disparition de nos insectes et notamment de nos abeilles serait un véritable problème pour notre planète. 

Il s’agit là d’une de nos motivations premières, souhaiter un monde sans papier, et protéger notre nature en pensant davantage à la dématérialisation. Travailleuse et bienfaitrice l’abeille est devenue un porte étendard idéal.

Et si l’avenir de l’homme passait par la survie de l’Abeille ? 


Préserver la biodiversité et les ressources naturelles est aussi important que de lutter contre le réchauffement climatique. En effet, selon le groupe de travail n°2 du Grenelle de l’environnement :

“Si la crise de la biodiversité, qu’il s’agisse de la disparition d’espèces animales ou végétales, est moins connue que celle du climat, les dégâts sont tout aussi graves”.

Depuis plusieurs années, Open Bee™ s’est engagé activement pour la préservation de la biodiversité, et notamment en faveur de la survie de l’abeille. Opter pour une solution Open Bee™, c’est faire un choix ! Celui d’agir positivement pour notre environnement.

Limitez la consommation de papier et d’encre au sein de votre entreprise

Avec une moyenne de 35 pages imprimées par jour par salarié, chaque employé consomme 75 kg de papier par an, soit le poids moyen d’un employé lui-même… et l’équivalent de 2 arbres entiers.

En optant pour une solution Open Bee™, vous luttez efficacement contre le gaspillage de papier en entreprise.

Avec la plateforme Open Bee™ DXP vous n’avez plus besoin d’imprimer, ni de photocopier les documents à archiver dans des classeurs. Votre information est classée au format électronique et accessible, très simplement depuis un navigateur Internet.

Supportez Open Bee™ dans son action pour la préservation de l’Abeille

Les abeilles sont menacées de disparition, en effet, depuis plus de 10 ans, les colonies d’abeilles disparaissent petit à petit. Des études scientifiques ont prouvé que la mortalité de butineuses pouvait atteindre 40%, voire 80% dans certaines régions.

Il est temps de préserver les abeilles, qui contribuent à l’existence de 35% de nos ressources. L’abeille à un rôle pollinisateur essentiel : sans elle, 80 % des fruits et légumes que nous consommons n’existeraient pas !

En optant pour une solution de dématérialisation Open Bee™, vous agissez concrètement pour la sauvegarde de l’abeille. En effet, pour chaque solution Open Bee™ achetée, nous nous engageons à reverser une partie de notre chiffre d’affaires dans l’achat de miel auprès d’apiculteurs, afin de favoriser la préservation des abeilles.


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Certification NF du coffre-fort numérique
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Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Open Bee™ obtient le renouvellement de la certification AFNOR NF Z42-020 sur son composant coffre-fort numérique.

La certification

Coffre fort numérique certifié

En tant qu’éditeur de logiciels, Open Bee a reçu la certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique délivrée par AFNOR certification.

Accordée en 2017, et renouvelée le 31 Octobre 2018 la certification est valable jusqu’au 31 octobre 2019. Cette certification atteste de la conformité du Coffre-fort électronique Open Bee Portal avec les exigences de la norme AFNOR NF Z42-020.

Notre solution a pour objectif de rendre simple l’application de l’article 1366 du Code Civil (Modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) qui précise que « l’écrit électronique à la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

L’assurance d’une conservation sécurisée

En d’autres termes, le module Open Bee coffre-fort numérique permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés. Il permet donc d’assurer une conservation à vocation probatoire d’objets numériques en s’appuyant sur la norme NF Z42-020 et le référentiel de la CFE de la FNTC.

En addition des préconisations de la norme NF Z42-020 et du référentiel de la FNTC, le coffre-fort Open Bee intègre des éléments complémentaires assurant une sécurité renforcée des données conservées :

En savoir plus sur le coffre-fort numérique par Open Bee

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Tout comprendre sur le coffre-fort électronique
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TOP 6 des nouveaux usages du multifonction

Dans un contexte réglementaire en pleine évolution, notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique est au cœur de l’actualité des entreprises. Vous souhaitez dématérialiser et sécuriser vos documents professionnels tels que les bulletins de paie, les factures ou autres ? Cet article  accompagné de la vidéo décrypte l’essentiel à retenir. 

Tout savoir sur le coffre-fort électronique

L’utilité d’un coffre-fort numérique

Dans le cadre de l’évolution du système d’information de mon entreprise, à quoi un coffre-fort numérique peut-il me servir ?

Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez :

Le fonctionnement du coffre-fort :

Un coffre-fort électronique est une option de votre solution de gestion documentaire, dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique puis l’archivage.

Lorsque vous déposez vos documents, un scellement numérique y est effectué pour en garantir l’intégrité. Il s’opère alors une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt, un horodatage pour certifier la date de ce dépôt et, enfin, un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non modification du document dans le temps.

Tous les documents sont ensuite archivés numériquement dans le coffre-fort où des procédures de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.

Comment puis-je accéder à mes données stockées et ou sont-elles hébergées ?

En tant que collaborateur de votre société, il vous suffit de vous identifier en vous connectant depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner votre login et mot de passe personnels, ainsi que le code reçu par SMS, si vous avez souscrit à une option de sécurité complémentaire.

Les avantages apportés par un coffre-fort électronique

Grâce à une solution de coffre-fort électronique, il est possible de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité mais aussi la confidentialité de vos données.

Une garantie d’accessibilité dans le temps

Vous vous assurez ainsi d’opérer votre transformation digitale dans le respect de la légalité et vous vous prémunissez des risques de détournement ou de destruction d’informations.

Parmi les différents acteurs du marché proposant un coffre-fort électronique, certains sont labellisés et d’autres non, pourquoi ?

Le label : une garantie de conformité

Des organismes comme la Fédération Numérique des Tiers de Confiance décernent un label. Il garantit que la solution a été développée en respectant un référentiel strict, en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-020, et que le logiciel a été audité par un expert.

En savoir plus sur le coffre-fort électronique par Open Bee


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L’archivage légal et l’avis des experts
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L’archivage légal et la copie fiable

Par définition l’archivage c’est l’action de conserver et de classer des documents. Plus précisément, l’archivage électronique est motivé par la volonté de stocker sur le long terme des documents et des données numériques. De ce constat, comment définir l’archivage légal ? Cela implique à prendre des précautions pour authentifier le document et son auteur afin que ces données fournies possèdent une valeur de preuve dans le temps, mais avec quelles conditions ? Quelles sont les démarches à connaitre pour la dématérialisation ?

Réussir son projet et faire de l’archivage légal


Les experts prennent la parole

Pour vous donner toutes les réponses à vos interrogations, nous avons réuni 2 experts qui décryptent les enjeux d’un tel projet : Isabelle Renard, avocate spécialiste en transformation digitale, et également docteur ingénieur membre de la FNTC*. Jean-Louis Pascon, consultant en dématérialisation, expert en normalisation auprès de l’AFNOR*, l’ETSI et l’ISO* et membre de la FNTC.

5 points clés à connaitre

*FNTC, Fédération des Tiers de Confiance

*AFNOR, Association française de normalisation est l’organisation française qui représente la France auprès de l’Organisation internationale de normalisation et du Comité européen de normalisation.

*ISO, Organisation internationale de normalisation est un organisme de normalisation international composé de représentants d’organisations nationales de normalisation de 165 pays

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Tout comprendre sur les factures électroniques et le Portail Chorus
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Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Factures électroniques, Administrations Publiques… Voici une présentation de la situation actuelle concernant la plateforme mise en place par le gouvernement français : le Portail Chorus Pro.

Avant-propos

La facture électronique, c‘est la possibilité pour une entreprise, un fournisseur, de communiquer à ses clients ses factures au format numérique et non plus au format papier traditionnel.

Pourquoi une nouvelle plateforme ? Pour la bonne mise en œuvre de l‘Ordonnance n°2014—697, le Gouvernement français a mis à disposition une solution technique appelée Portail Chorus Pro afin de généraliser les factures électroniques de toutes personnes publiques* en relation avec leurs fournisseurs.
*Etat, collectivités territoriales et établissements publics

Quelles sont les entreprises qui ont déjà franchi le cap ?

Entreprises portail Chorus Pro

Aujourd‘hui sur la plateforme en ligne Chorus Pro, tous les fournisseurs de l‘Etat vont être dans l’obligation de transmettre leurs factures au format électronique selon un calendrier défini par taille d‘entreprise.

Egalement la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, appelée loi Macron, obligera les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé.

A compter du 1er janvier 2019, toutes les entreprises de plus de 10 salariés devront impérativement transmettre leurs factures à destination de l’Administration Publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. En 2020 les micro-entreprises seront également concernées par cette obligation.

Pour répondre à ces évolutions réglementaires, Open Bee accompagne les entreprises dans la migration digitale en leur permettant de communiquer de manière simple et dynamique leurs factures directement dans Chorus Portail Pro.

Quelles sont les directives pour émettre une facture au format électronique ?

A condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur, une facture peut être émise par voie électronique et non sur support papier. Elle tient lieu de facture d’origine.

L’authenticité de son origine à savoir l’identification de l‘émetteur, l‘intégrité du contenu, sa non modification doivent être garanties : soit au moyen d’une signature électronique, soit par la mise en place d’une piste d‘audit
fiable, soit sur la forme de message structuré
selon une norme sécurisée (norme EDI) convenu entre les partis.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Selon les dernières études, la facture électronique permet d’économiser en moyenne 3 euros par facture envoyée, les gains sont multiples :

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