Certification NF du coffre-fort numérique
Retour aux articles

Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Open Bee™ obtient le renouvellement de la certification AFNOR NF Z42-020 sur son composant coffre-fort numérique.

La certification

Coffre fort numérique certifié

En tant qu’éditeur de logiciels, Open Bee a reçu la certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique délivrée par AFNOR certification.

Accordée en 2017, et renouvelée le 31 Octobre 2018 la certification est valable jusqu’au 31 octobre 2019. Cette certification atteste de la conformité du Coffre-fort électronique Open Bee Portal avec les exigences de la norme AFNOR NF Z42-020.

Notre solution a pour objectif de rendre simple l’application de l’article 1366 du Code Civil (Modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) qui précise que « l’écrit électronique à la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

L’assurance d’une conservation sécurisée

En d’autres termes, le module Open Bee coffre-fort numérique permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés. Il permet donc d’assurer une conservation à vocation probatoire d’objets numériques en s’appuyant sur la norme NF Z42-020 et le référentiel de la CFE de la FNTC.

En addition des préconisations de la norme NF Z42-020 et du référentiel de la FNTC, le coffre-fort Open Bee intègre des éléments complémentaires assurant une sécurité renforcée des données conservées :

En savoir plus sur le coffre-fort numérique par Open Bee

Ces articles peuvent aussi vous intéresser

Tout comprendre sur le coffre-fort électronique
Retour aux articles

Tout comprendre sur le coffre-fort électronique

Dans un contexte réglementaire en pleine évolution, notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique est au cœur de l’actualité des entreprises. Vous souhaitez dématérialiser et sécuriser vos documents professionnels tels que les bulletins de paie, les factures ou autres ? Cet article  accompagné de la vidéo décrypte l’essentiel à retenir. 

Tout savoir sur le coffre-fort électronique

L’utilité d’un coffre-fort numérique

Dans le cadre de l’évolution du système d’information de mon entreprise, à quoi un coffre-fort numérique peut-il me servir ?

Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez :

Le fonctionnement du coffre-fort :

Un coffre-fort électronique est une option de votre solution de gestion documentaire, dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique puis l’archivage.

Lorsque vous déposez vos documents, un scellement numérique y est effectué pour en garantir l’intégrité. Il s’opère alors une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt, un horodatage pour certifier la date de ce dépôt et, enfin, un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non modification du document dans le temps.

Tous les documents sont ensuite archivés numériquement dans le coffre-fort où des procédures de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.

Comment puis-je accéder à mes données stockées et ou sont-elles hébergées ?

En tant que collaborateur de votre société, il vous suffit de vous identifier en vous connectant depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner votre login et mot de passe personnels, ainsi que le code reçu par SMS, si vous avez souscrit à une option de sécurité complémentaire.

Les avantages apportés par un coffre-fort électronique

Grâce à une solution de coffre-fort électronique, il est possible de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité mais aussi la confidentialité de vos données.

Une garantie d’accessibilité dans le temps

Vous vous assurez ainsi d’opérer votre transformation digitale dans le respect de la légalité et vous vous prémunissez des risques de détournement ou de destruction d’informations.

Parmi les différents acteurs du marché proposant un coffre-fort électronique, certains sont labellisés et d’autres non, pourquoi ?

Le label : une garantie de conformité

Des organismes comme la Fédération Numérique des Tiers de Confiance décernent un label. Il garantit que la solution a été développée en respectant un référentiel strict, en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-020, et que le logiciel a été audité par un expert.

En savoir plus sur le coffre-fort électronique par Open Bee


Ces articles peuvent aussi vous intéresser

L’archivage légal et l’avis des experts
Retour aux articles

L’archivage légal et la copie fiable

Par définition l’archivage c’est l’action de conserver et de classer des documents. Plus précisément, l’archivage électronique est motivé par la volonté de stocker sur le long terme des documents et des données numériques. De ce constat, comment définir l’archivage légal ? Cela implique à prendre des précautions pour authentifier le document et son auteur afin que ces données fournies possèdent une valeur de preuve dans le temps, mais avec quelles conditions ? Quelles sont les démarches à connaitre pour la dématérialisation ?

Réussir son projet et faire de l’archivage légal


Les experts prennent la parole

Pour vous donner toutes les réponses à vos interrogations, nous avons réuni 2 experts qui décryptent les enjeux d’un tel projet : Isabelle Renard, avocate spécialiste en transformation digitale, et également docteur ingénieur membre de la FNTC*. Jean-Louis Pascon, consultant en dématérialisation, expert en normalisation auprès de l’AFNOR*, l’ETSI et l’ISO* et membre de la FNTC.

5 points clés à connaitre

*FNTC, Fédération des Tiers de Confiance

*AFNOR, Association française de normalisation est l’organisation française qui représente la France auprès de l’Organisation internationale de normalisation et du Comité européen de normalisation.

*ISO, Organisation internationale de normalisation est un organisme de normalisation international composé de représentants d’organisations nationales de normalisation de 165 pays

Ces articles peuvent aussi vous intéresser

Tout comprendre sur les factures électroniques et le Portail Chorus
Retour aux articles

Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Factures électroniques, Administrations Publiques… Voici une présentation de la situation actuelle concernant la plateforme mise en place par le gouvernement français : le Portail Chorus Pro.

Avant-propos

La facture électronique, c‘est la possibilité pour une entreprise, un fournisseur, de communiquer à ses clients ses factures au format numérique et non plus au format papier traditionnel.

Pourquoi une nouvelle plateforme ? Pour la bonne mise en œuvre de l‘Ordonnance n°2014—697, le Gouvernement français a mis à disposition une solution technique appelée Portail Chorus Pro afin de généraliser les factures électroniques de toutes personnes publiques* en relation avec leurs fournisseurs.
*Etat, collectivités territoriales et établissements publics

Quelles sont les entreprises qui ont déjà franchi le cap ?

Entreprises portail Chorus Pro

Aujourd‘hui sur la plateforme en ligne Chorus Pro, tous les fournisseurs de l‘Etat vont être dans l’obligation de transmettre leurs factures au format électronique selon un calendrier défini par taille d‘entreprise.

Egalement la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, appelée loi Macron, obligera les entreprises d’accepter les factures électroniques entre les entreprises du secteur privé.

A compter du 1er janvier 2019, toutes les entreprises de plus de 10 salariés devront impérativement transmettre leurs factures à destination de l’Administration Publique au format électronique via le Portail Chorus Pro. En 2020 les micro-entreprises seront également concernées par cette obligation.

Pour répondre à ces évolutions réglementaires, Open Bee accompagne les entreprises dans la migration digitale en leur permettant de communiquer de manière simple et dynamique leurs factures directement dans Chorus Portail Pro.

Quelles sont les directives pour émettre une facture au format électronique ?

A condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur, une facture peut être émise par voie électronique et non sur support papier. Elle tient lieu de facture d’origine.

L’authenticité de son origine à savoir l’identification de l‘émetteur, l‘intégrité du contenu, sa non modification doivent être garanties : soit au moyen d’une signature électronique, soit par la mise en place d’une piste d‘audit
fiable, soit sur la forme de message structuré
selon une norme sécurisée (norme EDI) convenu entre les partis.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Selon les dernières études, la facture électronique permet d’économiser en moyenne 3 euros par facture envoyée, les gains sont multiples :

Ces articles peuvent aussi vous intéresser

Consultez notre déclaration de conformité RGPD
Retour aux articles

L’archivage légal et la copie fiable

La protection de vos données

Ce mois-ci, nous mettons à jour nos règles de confidentialité.
Aujourd’hui et dans le futur, nous souhaitons vous offrir la meilleure expérience possible pour que vous puissiez profiter de nos services en toute sécurité. Ces modifications tiendront compte du renforcement des exigences de transparence dans le cadre du Règlement général sur la protection des données de l’UE, appelé « RGPD ».

Description et procédures des moyens techniques

Conçu pour harmoniser les lois relatives à la confidentialité à travers l’Europe, le RGPD invite notamment les entreprises à expliquer de manière plus transparente la façon dont elles traitent les données.

Nous profitons de ce contexte pour clarifier et fournir davantage d’informations avec une description des procédures et moyens techniques qui sont mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee™ pour être en conformité avec le Règlement UE – 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à Caractère Personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données (le ”Règlement Européen”).

Pour plus de détails voici le document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.