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Usurpation d’identité et sécurité des données : les défis pour les entreprises

Toute entreprise traitant de données confidentielles est une cible pour un cybercriminel. Les réglementations en France cadrent la sécurité des données, afin d’assurer la protection de la vie privée. Les menaces sur la data, considérée comme l’or noir des pirates informatiques, imposent aux entreprises de mettre en place des politiques de sécurité fiables. Des solutions proposées par Open Bee apportent des contrôles d’accès et garantissent la confidentialité d’informations sensibles.

Usurpation d’identité : les risques d’un vol d’informations

L’usurpation d’identité pour une entreprise est une attaque à l’impact désastreux. En matière de sécurité informatique, le piratage des comptes utilisateurs est un préjudice pour toutes les organisations. Aujourd’hui, les pratiques des cybercriminels sont de plus en plus efficaces pour atteindre les données confidentielles.

L’usurpation d’identité : 79 % d’entreprises victimes

Créer un faux compte sur un réseau social, copier un profil professionnel d’un chef d’entreprise, se faire passer pour un collaborateur : ces actions sont simples pour les cybercriminels. D’après une étude menée par Trulioo, 79 % des entreprises déclarent avoir subi des usurpations d’identité. Il est donc aujourd’hui inconcevable, pour un chef d’entreprise, de penser être à l’abri de cette menace. Le risque d’une cyberattaque plane sur toutes les organisations.

Les pratiques des cybercriminels pour s’introduire dans les systèmes et usurper l’identité des utilisateurs

Les menaces pesant sur les systèmes d’information des entreprises sont pléthore. Les pratiques des cybercriminels pour parvenir à voler des données sont innombrables. Ils usent par exemple :

• des failles de sécurité pour introduire des logiciels malveillants et capter les fichiers d’une entreprise ;
• du piratage des comptes utilisateurs, protégés par des mots de passe trop faibles ;
• de failles dans le cloud pour intercepter des données pendant les transferts entre utilisateurs ;
• des techniques de phishing poussant les utilisateurs à cliquer sur des liens malveillants, téléchargeant ainsi des logiciels frauduleux.

Toutes ces cyberattaques tendent vers un objectif majeur : le vol des données confidentielles. Ces menaces peuvent également nuire à l’activité de l’entreprise, figer les systèmes d’information, détruire une infrastructure informatique, etc. La mise en place d’un système de gestion de documents sécurisé, peut être une bonne manière de se prévenir contre ces types d’attaques. Les solutions d’Open Bee renforcent la sécurité des données grâce à des protocoles de cryptage avancés pour protéger les informations confidentielles. Ces fonctionnalités de sécurisation permettent de contrôler l’accès aux documents stockés en utilisant des systèmes d’authentification et de droits d’accès. Cela limite les risques d’usurpation d’identité en s’assurant que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations.

Top 7 bonnes pratiques à adopter pour renforcer la sécurité

Protection des données personnelles et des réglementations

La mise en conformité des entreprises

Toute entreprise impliquée dans la gestion de données confidentielles et personnelles doit se mettre en conformité avec les réglementations en vigueur. Toutes les entreprises en France sont concernées par le RGPD et les différentes mesures qu’il impose pour le respect de la vie privée des utilisateurs.
D’autres réglementations européennes sur la sécurité informatique, comme la NIS 1 et la NIS 2, tendent à développer un nouveau cadre de mesures en matière de cybersécurité au sein de l’Union européenne. La directive NIS 1 de 2016, imposée aux opérateurs de services essentiels et aux fournisseurs de services numériques, est désormais complétée par la directive NIS 2 depuis 2022.

Son champ d’application s’ouvre à d’autres entreprises, des PME de plus de 250 salariés aux grands groupes. Outre des obligations en matière de cybersécurité, ces directives tendent à améliorer la coopération dans la gestion de crise entre les États membres.

Une bonne connaissance des réglementations en vigueur offre aux entreprises les capacités de se mettre en conformité avec la loi et de se protéger de manière efficace contre les cyberattaques, dont le vol de données.

Conformité avec la directive NIS 2

Découvrez les avancées en matière de gestion électronique des documents avec la vidéo présentée par Marc Balleydier, fondateur d’Open Bee, qui explore les adaptations logicielles nécessaires à la conformité avec la directive NIS 2.

Les responsabilités des entreprises face au vol des données personnelles

Lorsque la sécurité des données n’est pas assurée, de nombreux utilisateurs, comme les entreprises, subissent l’impact d’un vol d’informations confidentielles. L’utilisation frauduleuse de données bancaires peut compromettre le quotidien d’une entreprise, mais aussi celui des personnes concernées.

Conséquences pénales et financières dans le cas d’une mauvaise gestion de la sécurité des données

S’il est reconnu qu’une organisation n’a pas mis en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données, elle encourt une sanction financière. Les manquements au RGPD peuvent donner lieu à une procédure par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) et imposer une amende de l’ordre de 4 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Les utilisateurs concernés peuvent également intenter une action en justice et demander réparation après la compromission de leurs données personnelles.

Un niveau de confiance en baisse auprès des entreprises impactées par un vol de données

Cette mauvaise gestion des données nuit à la réputation d’une organisation. Les clients et utilisateurs n’ont plus confiance dans leurs applications et se détournent des services. Les entreprises subissent des pertes financières inhérentes à la baisse d’activité. La réparation des systèmes d’information compromis, la mise en œuvre de nouvelles technologies de sécurité et les frais juridiques représentent des coûts très importants.

Afin d’éviter des conséquences désastreuses sur l’activité d’une entreprise, des solutions simples pour assurer la sécurité des données peuvent être rapidement mises en œuvre. L’installation d’outils de cybersécurité, comme les gestionnaires de mots de passe, les antivirus, les pare-feu, les logiciels de sécurisation de messagerie électronique ou encore les logiciels dédiés à la protection des données sur le cloud, est nécessaire pour sécuriser les systèmes informatiques.

Les solutions Open Bee pour assurer la sécurité des données confidentielles des entreprises

Le coffre-fort électronique pour stocker des données en accord avec les réglementations RGPD en vigueur

Un coffre-fort électronique consiste à stocker un ensemble de données dans un espace sécurisé. Il répond aux normes en vigueur sur la réglementation du traitement des données et du respect de la vie privée. Le coffre-fort n’est accessible que par des accès sécurisés. Les contrôles de sécurité se paramètrent en fonction de vos exigences.

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La signature électronique pour assurer la sécurité et la confidentialité des données

La signature électronique des documents à distance assure à la fois l’intégrité de leur contenu, mais aussi la légitimité des signataires. Chaque signature est protégée d’un cachet d’inviolabilité pour une sécurité renforcée.

Le partage sécurisé de fichiers pour une gestion plus simple des transferts de données

Le traitement des données nécessite une protection aussi bien en matière de stockage que de transfert. En créant des espaces sécurisés de travail en ligne, l’entreprise simplifie les échanges entre collaborateurs, mais assure aussi la sécurité des transferts de données. Cet espace n’est accessible qu’aux utilisateurs ayant reçu les permissions nécessaires.

En conclusion, la menace de l’usurpation d’identité et les risques pour la sécurité des données sont omniprésents et en constante évolution, ce qui représente un défi majeur pour les entreprises de toutes tailles. Les outils de sécurisation documentaires tels que ceux proposés par Open Bee sont essentiels pour renforcer les défenses contre ces menaces. Toutefois, la technologie seule ne suffit pas. La sensibilisation et la formation continues des employés, la mise en place de politiques internes robustes, et un engagement pour une veille technologique proactive sont indispensables pour créer une culture de sécurité qui peut s’adapter aux nouvelles méthodes d’attaque des cybercriminels.

Enfin, le partenariat avec des experts en sécurité des données et la pleine compréhension des obligations légales contribuent à renforcer la confiance des clients et des utilisateurs, ce qui est un atout inestimable dans le paysage économique actuel.
En adoptant une approche proactive et en investissant dans les bonnes solutions, les entreprises peuvent non seulement se protéger contre les pertes financières et la compromission de données mais aussi renforcer leur réputation et leur compétitivité sur le marché.

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Les évolutions 4.7 de la solution de capture intelligente de documents

Smart Capture est une composante essentielle de la plateforme globale d’Open Bee, conçue pour fluidifier et accélérer la capture intelligente de documents. Cette technologie avancée permet également de faire la reconnaissance, l’indexation et la classification avec une précision remarquable de l’ensemble des documents, qu’ils soient issus de supports papier ou électroniques.

Voyons ensemble dans cet article :

1. Le module Smart Capture en 4 étapes : numérisation, reconnaissance, indexation et classification des documents
2. Les dernières évolutions de la version 4.7 du module Smart Capture
3. Cas d’usage : le contrôle de cohérence pour le traitement des factures

Le module Smart Capture : les 4 points clés à comprendre

Grâce à un large éventail de technologies de reconnaissance telles que l’OCR, le Code à Barres, le QR Code, ainsi que des algorithmes de machine learning, Smart Capture transforme la manière dont les entreprises intègrent leurs documents dans leurs processus métiers.

La numérisation des documents est le premier pas vers une organisation sans papier, permettant une meilleure accessibilité et une réduction des coûts de stockage.

La numérisation de documents : qu’est-ce que c’est ?

La numérisation est le processus de conversion des documents papier en format électronique. Cela facilite leur dématérialisation complète, c-est-à-dire : leur diffusion, leur recherche et leur archivage. Avec Smart Capture d’Open Bee, la numérisation devient un processus fluide et rapide, grâce à l’intégration avec divers périphériques comme les scanners et les multifonctions, ainsi qu’avec les téléphones portables.

La reconnaissance automatique des documents

Une fois numérisés, les documents doivent être interprétés. C’est là qu’interviennent des technologies comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), qui transforment les images de texte en données modifiables et interrogeables. Smart Capture enrichit cette étape avec des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance de Code à Barres et de QR Code, permettant une extraction précise des informations.

L’Indexation des documents

L’indexation est un processus clé en gestion documentaire qui consiste à attribuer des métadonnées aux documents numérisés, facilitant ainsi leur recherche et récupération ultérieures ; intégrée au sein de la Smart Capture, cette technologie s’appuie sur des algorithmes de concordances qui utilisent un moteur d’inférence et des bases de connaissances pour une identification précise et une classification efficace des informations.

La classification automatique des documents

La classification organise les documents numérisés en catégories logiques de dossiers, facilitant la gestion, l’accès et les recherches. Grâce à l’apprentissage automatique, Smart Capture apprend des actions des utilisateurs pour améliorer continuellement la précision de la classification.

En résumé, la solution Smart Capture d’Open Bee transforme la manière dont les documents sont traités, en passant d’un format papier encombrant à des données numériques structurées, accessibles et exploitables, jetant ainsi les bases d’une gestion documentaire révolutionnée.

Concrètement, la solution personnalise, à l’image de votre entreprise, l’organisation de votre documentation professionnelle et s’enrichie continuellement selon les usages des salariés de chaque service concerné.

Les dernières évolutions de la version 4.7 du module Smart Capture.

Nouveautés : l’indexation de cohérence

Jusqu’à présent, l’outil de Capture était déjà performant dans l’extraction d’informations à partir de documents intégrés dans la GED. Cette spécificité est l’une des fonctions clés de l’outil, permettant aux entreprises de structurer et d’analyser une multitude de données textuelles. Avec l’ajout des ‘index de cohérence’, le potentiel de Capture prend une toute nouvelle dimension.

Auparavant, bien que les index scriptés offraient une certaine flexibilité, leur portée restait confinée à des champs d’index spécifiques. C’était déjà en soi une révolution, permettant des contrôles dynamiques et l’ajout de données pertinentes pour les utilisateurs. Cependant, il existait une barrière entre les données récupérées de documents et d’autres sources extérieures.

Avec la notion d’index de cohérence, cette barrière s’effondre. Cette fonctionnalité élargit radicalement la portée de Capture en lui permettant d’intégrer des données provenant de bases de données externes, d’APIs pour des logiciels métiers ou de fichiers divers. Ce qui est remarquable, c’est que ces données ne se contentent pas d’être affichées dans Capture ; elles peuvent également être modifiées au sein de l’application.
En d’autres termes, Capture ne se limite plus à l’indexation de contenu, mais devient un outil de gestion de données complet et interactif.

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Contrôle d’accès approfondi pour une gestion précise des utilisateurs

La sécurité et la précision sont au cœur des dernières mises à jour de Smart Capture, qui introduisent des contrôles d’accès plus rigoureux et des options de personnalisation restreintes.

La nouvelle fonctionnalité permet aux administrateurs de spécifier précisément qui peut ajouter des tiers, renforçant ainsi le contrôle et la sécurité. Cette stratégie d’accès limité s’étend à la modification de modèles, assurant que les configurations critiques sont préservées contre les erreurs de manipulation par des utilisateurs non autorisés.

Archivage et optimisation des données anciennes

Smart Capture élargit ses horizons en matière de sécurité grâce à l’introduction de processus tels que la confirmation par double vérification, particulièrement pour des opérations critiques comme les suppressions de dossiers. Cette méthode exige de l’utilisateur qu’il saisisse un mot spécifique pour exécuter certaines actions, ce qui ajoute une couche de sécurité essentielle.

La revue de l’archivage dans Smart Capture a été significativement améliorée, permettant ainsi de purger de manière efficace les données obsolètes ou non pertinentes. Cette mise à niveau s’avère cruciale pour les clients d’envergure et ceux qui exploitent la solution depuis plusieurs années, car elle optimise l’application en gérant et en réduisant de façon stratégique l’accumulation massive de logs dans les bases de données, tout en conservant un système performant et réactif.

L’efficacité de cette gestion est cruciale non seulement pour maintenir une base de données allégée, mais aussi pour assurer que les doublons historiques ne viennent pas encombrer le système actuel. Ainsi, les utilisateurs peuvent être assurés que leur base de données est optimisée non seulement en termes de performance, mais aussi en ce qui concerne la précision et la pertinence des données conservées. C’est une élimination sélective qui renforce la fiabilité du système, tout en préservant les lots en cours essentiels et en évitant la suppression des données nécessaires à l’activité en cours.

Cas d’usage : le contrôle de cohérence pour le traitement des factures

La fonctionnalité d’index de cohérence de Capture redéfinit le traitement des factures en y intégrant un contrôle dynamique et précis. Imaginons l’exemple concret d’une entreprise traitant des factures fournisseurs liées à des bons de commande et des bons de livraison. Avec les index de cohérence, non seulement la conformité des factures peut être vérifiée instantanément, mais aussi les informations détaillées tirées de systèmes de gestion commerciale peuvent être affichées et modifiées directement dans Capture.

Prenons une facture d’achat de bureaux : Capture identifie les produits et les quantités, puis puise dans la base de données de la solution commerciale pour valider si les commandes et les livraisons correspondent.

Les utilisateurs voient un indicateur visuel de conformité et peuvent cliquer pour obtenir des détails supplémentaires. Si les quantités de produits livrées correspondent à celles facturées, même sur plusieurs livraisons, Capture le confirme. En cas d’incohérence, comme une différence entre le nombre de produits commandés et livrés, l’utilisateur peut rectifier les quantités directement, et Capture ajuste les totaux en conséquence.

Le véritable avantage réside dans la capacité de Capture à intégrer et manipuler les données externes. Une fois les factures validées, les données modifiées sont exportées via une sortie scriptée, permettant une réintégration fluide dans le système commerciale ou d’autres systèmes via API, complétant ainsi le circuit de gestion des données.

En bref, les index de cohérence introduisent une nouvelle ère d’efficacité et de précision, où la vérification et la correction des données sont intégrées de manière transparente dans le processus de traitement des factures.

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Logiciel de gestion d’entreprise : 5 services à interconnecter

La cohésion entre les différents services au sein d’une entreprise est vitale, non seulement pour faciliter le processus entre les équipes et pour offrir un gain de temps aux collaborateurs, mais également pour contribuer considérablement à l’augmentation du ROI.

Dans un environnement où les fonctions des ressources humaines, de la finance, du secrétariat, du commerce et du juridique sont distinctes et cruciales, il est impératif de disposer d’une plateforme unifiée pour les gérer efficacement.

Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités d’un système de Gestion Électronique de Documents (GED) pour la gestion d’entreprise complète, où les informations circulent sans entrave et en temps réel, favorisant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de l’entreprise.

Comment une GED peut connecter 5 services d’une entreprise ?

En pratique, une GED crée des ponts numériques entre les services, permettant une circulation fluide des données. Par exemple dans un service RH, les CVs récemment reçus peuvent être partagés instantanément avec les managers, dans un service financier, les factures peuvent transiter vers la comptabilité en temps réel, ou encore dans le service commercial les dossiers clients peuvent être traités par le commerce, et que chaque contrat peut être examiné sous l’œil vigilant du service juridique.

Découvrez en détail les fonctionnalités de chaque service

En ouvrant les silos d’informations et en encourageant une collaboration automatisée, le logiciel GED devient l’outil qui centralise les efforts individuels en une force collective cohérente et puissante.

Quels types de fonctionnalités métiers propose une GED ?

Pour répondre à la diversité des besoins de chaque département, une GED propose des fonctionnalités sur mesure.

Au sein des Ressources Humaines, par exemple, cela passe par un ensemble d’outils pour le recrutement, la gestion des contrats de travail, l’intégration des nouveaux collaborateurs, et plus encore. Chaque élément conçu pour simplifier les processus internes et améliorer l’expérience de l’employé.

Le secrétariat bénéficie grandement de la gestion optimisée des courriers entrants grâce à la GED, assurant une meilleure organisation et un suivi efficace de la communication externe. Pour le département commercial, la GED se transforme en un outil centralisant les dossiers clients, l’intranet force de vente, et la gestion des réclamations, permettant une réactivité et un service client amélioré.

Dans le domaine juridique, la GED sert de système d’archivage à vocation probatoire et de centralisation pour la gestion des contrats, fournissant une sécurité documentaire conforme aux normes en vigueur.
Pour le département finance, la GED facilite la gestion des factures fournisseurs et clients, ainsi que le traitement des notes de frais, favorisant ainsi l’exactitude et la rapidité des opérations comptables.

Toutes ces données sont mises à jour en temps réel, avec des widgets du tableau de bord qui rassemblent des informations cruciales pour une prise de décision éclairée. L’automatisation des tâches réduit les délais et les erreurs de traitement entre les services. De plus, la GED s’interface avec d’autres outils métier, comme les systèmes ERP, pour une centralisation des données métier dans un tableau de bord unique, offrant une vue d’ensemble et facilitant la gestion quotidienne de l’entreprise.

Vidéo démo : le traitement des factures avec la GED Open Bee

Dans cette vidéo, découvrez le processus de traitement des factures fournisseurs de bout en bout grâce à la solution GED Open Bee. Du moment où une facture arrive dans l’entreprise jusqu’à sa validation et son paiement, la GED assure un suivi précis, une gestion des délais et une comptabilisation efficace, réduisant ainsi les erreurs et les délais.

Pourquoi utiliser une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise ?

Les solutions Open Bee sont certifiées ISO 27001

La plateforme globale Open Bee va au-delà des attentes pour garantir la protection des informations critiques. L’engagement envers la rigueur sécuritaire a été officiellement reconnu par l’obtention de la certification ISO 27001, considérée comme le standard d’excellence en matière de gestion de la sécurité de l’information.

Cette certification ne se limite pas à être un simple sceau d’approbation ; elle illustre notre engagement continu dans la mise en œuvre de processus robustes, de procédures détaillées et de politiques strictes afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations que nous gérons.

La gestion efficace de tous types de documents

L’adoption d’une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise peut être considérée comme un choix stratégique pour toute organisation qui traite un volume important de documents chaque mois. Voici les éléments indispensables à prendre en compte :

Cycle de vie des documents : Configuration de règles de gestion personnalisées adaptées à des ensembles de documents spécifiques, définition des périodes de conservation et notification automatique des responsables en cas d’expiration des documents.

Classement automatique : La GED organise et classe de manière intelligente les documents, qu’ils proviennent de sources papier ou numériques.

Archivage des documents : Utilisation d’un coffre-fort électronique pour une conservation à long terme, avec garantie de l’intégrité des documents grâce à des mécanismes de contrôle rigoureux, d’horodatage et de cachet serveur alignés sur le règlement eIDAS.

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En conclusion, la Gestion Électronique des Documents (GED) se révèle être bien plus qu’un simple outil dans le paysage de la gestion d’entreprise moderne. Elle unifie les fonctions vitales de l’entreprise tout en offrant une cohérence et une efficacité accrues dans la communication interne. En investissant dans une solution de GED, les entreprises s’assurent non seulement une gestion documentaire rationalisée et sécurisée, mais aussi une fondation solide pour leur croissance future.

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La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)

L’efficacité opérationnelle est synonyme de compétitivité dans le paysage économique actuel. Une gestion optimale de l’information est devenue un atout stratégique pour les entreprises désireuses de se distinguer. Parmi les outils modernes à leur disposition, la GED joue un rôle prépondérant en transformant la manière dont les informations sont traitées et exploitées.

Grâce à des tableaux de bord stratégiques et à l’automatisation des tâches, une GED avancée peut se révéler être un puissant vecteur d’augmentation du Retour sur Investissement (ROI). Cette capacité d’optimisation des ressources et d’amélioration de la productivité est essentielle pour dégager des marges bénéficiaires conséquentes. Explorons ensemble la manière dont la GED, un maillon clé de la transformation numérique, peut contribuer significativement à la performance financière d’une entreprise.

Retour sur investissement (ROI) : de quoi s’agit-il ?

Le Retour sur Investissement ou ROI, est un indicateur financier qui mesure la rentabilité des investissements effectués par une entreprise. Il met en relation les gains obtenus avec les coûts engagés pour les réaliser. Concrètement, un ROI élevé signifie qu’un investissement a généré des bénéfices nettement supérieurs à son coût, indiquant ainsi une utilisation optimale des capitaux pour un meilleur rendement.

À l’inverse, un ROI faible ou négatif peut être le signe d’une stratégie d’investissement mal alignée sur les objectifs de performance ou d’une exécution défaillante. L’importance du ROI réside dans sa capacité à orienter les décisions stratégiques, à évaluer l’impact des actions entreprises et à justifier de nouvelles initiatives d’investissement.

Comment la GED aide à augmenter le ROI ?

Pour les entreprises engagées dans la transformation numérique, l’investissement dans une solution de GED représente un cas d’étude pertinent pour l’application de cette métrique. La GED permet de digitaliser les processus de gestion de documents, devenant ainsi un des vecteurs potentiels d’augmentation du ROI. En clair, les entreprises doivent respecter des délais de conservation légaux, des demandes de paiements ou de remboursements, etc. Le temps perdu à rechercher le bon document ou le renvoyer vers le bon service affecte la productivité des entreprises. La GED devient essentielle pour optimiser ces processus et pour avoir une entreprise performante.

Les tableaux de bord stratégiques de la GED

Les solutions de GED modernes offrent plus que de simples capacités de stockage et de recherche ; elles intègrent des fonctionnalités analytiques avancées sous forme de tableaux de bord stratégiques. Ces outils de visualisation transforment des données brutes en insights actionnables, permettant aux décideurs de comprendre en profondeur la performance des processus documentaires et de réagir avec agilité face aux dynamiques du marché.

La gestion de documents pour augmenter le retour sur investissement

Un tableau de bord efficace dans une solution de GED comme Open Bee présente des métriques clés sous forme de graphiques intuitifs, d’indicateurs de performance, et de résumés exécutifs. Il peut révéler, par exemple, des tendances de consommation de documents, identifier les goulots d’étranglement dans les workflows documentaires et suivre l’efficacité des processus d’automatisation. Ces insights permettent d’ajuster les procédures, d’analyser la conformité réglementaire et de surveiller le partage et la sécurité des informations.

L’analyse stratégique offerte par ces tableaux de bord pousse l’entreprise à aller au-delà de la simple gestion des documents pour se concentrer sur l’optimisation des opérations et l’amélioration continue. En mettant en lumière les zones où l’efficience peut être renforcée, elles contribuent directement à l’augmentation du ROI, en transformant les données avec une lecture stratégiques pour des actions concrètes.

L’automatisation des tâches augmente la productivité

L’équation entre automatisation et augmentation de la productivité des employés a été validée par une recherche menée récemment par Stanford et le MIT. Rapportée par CNBC, elle suggère un accroissement de 14 % de la productivité suite à l’implémentation d’outils d’intelligence artificielle. Ces technologies simplifient les interactions et déchargent le personnel des tâches routinières et redondantes, permettant ainsi une réaffectation de l’effort humain vers des activités plus stratégiques et créatives.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

Dans le cadre d’une solution de GED, l’automatisation des workflows transforme le parcours des documents en un flux de travail sans effort, programmé pour déclencher une série d’actions prédéfinies, telles que des approbations, des notifications ou des intégrations avec d’autres systèmes logiciels, sans intervention manuelle. Cela minimise le temps passé à gérer les documents et réduit les erreurs dues à un traitement manuel, conduisant à une efficience accrue des processus.

Personnalisation d’automatisation de tâches selon le service

Comment l’automatisation des tâches aide à augmenter le ROI ?

Le ROI s’en trouve amélioré, car ces avantages s’additionnent pour accélérer les cycles d’activité de l’entreprise. Avec la mise en place d’un formulaire électronique ou d’une centralisation de documentation depuis une GED, cela réduirait ainsi les délais de traitement et améliorerait la qualité du service client. Par ailleurs, l’élimination des tâches redondantes et la diminution des erreurs se traduisent par une réduction des coûts opérationnels, tandis que la précision accrue et l’audit facilité des processus automatisés contribuent à une meilleure conformité réglementaire.

En somme, l’automatisation des tâches via une plateforme globale GED crée un environnement de travail où le personnel peut se concentrer sur des tâches valorisantes, tout en favorisant la croissance et le développement de l’entreprise.

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La réduction des coûts grâce à la GED

L’adoption d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) contribue significativement à l’optimisation des ressources au sein d’une entreprise, un facteur crucial pour l’amélioration du Retour sur Investissement (ROI).

Gain de temps et d’espace : La GED élimine le besoin de manipuler physiquement des documents, ce qui réduit considérablement le temps de recherche et de récupération. Avec l’accès instantané aux fichiers numériques, les employés peuvent répondre plus rapidement aux demandes internes et externes. De plus, puisque les documents sont stockés dans le cloud ou sur des serveurs, l’espace de bureau auparavant consacré à l’archivage des documents est libéré, ce qui peut déclencher une meilleure productivité, contribuer à une réduction des coûts liés aux espaces de travail.

Optimisation des coûts : La GED réduit le besoin d’imprimer, de photocopier et de poster des documents, ce qui engendre des économies non négligeables sur les fournitures de bureau. Les processus automatisés permettent également de diminuer les heures de travail nécessaires pour les tâches administratives, se traduisant par une baisse des coûts de main-d’œuvre. En outre, en évitant les erreurs et les pertes de documents, les entreprises réduisent les risques légaux et les coûts associés aux audits et à la non-conformité.

En combinant ces avantages, la GED s’avère être un investissement rentable qui facilite l’atteinte des objectifs financiers. L’efficacité accrue, la productivité améliorée, et les coûts opérationnels réduits peuvent se traduire par un ROI optimisé, démontrant ainsi le potentiel de la GED à apporter une contribution importante à la prospérité financière d’une entreprise.

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Comment les widgets de la GED s’adaptent à votre métier ?

La dernière mise à jour de la plateforme GED Open Bee se caractérise non seulement par l’introduction d’une série de widgets avancés mais aussi par un engagement renouvelé à intégrer l’humain au cœur de la solution, en faisant de l’aide à la décision un pilier central. Suite aux retours constructifs des utilisateurs, la version 7 a été enrichie de fonctionnalités qui visent à accroître l’efficacité et fluidifier encore plus l’utilisation de la plateforme.

Les widgets de la GED : de quoi s’agit-il ?

Qu’est-ce que c’est un widget ?

Les widgets sont des composants d’interface prêts à l’emploi, conçus pour fournir un accès rapide et efficace à des fonctionnalités spécifiques ou à des informations clés depuis un tableau de bord. Communément intégrés dans les smartphones, les widgets offrent une expérience utilisateur personnalisée, permettant d’accéder à des applications, des services ou des fonctions du système d’exploitation avec une simplicité et une efficacité accrues.

Le tableau de bord GED interagit avec les outils métiers

La version 7 de la GED Open Bee a introduit une refonte majeure de son tableau de bord, le transformant en une interface personnalisable conçue pour s’adapter aux différentes pratiques professionnelles. L’interaction avec ces widgets dépasse le simple affichage d’informations : ils sont conçus pour intégrer et interagir avec les outils métiers existants. Cette interactivité transforme les widgets en centres de commande, où les utilisateurs peuvent initier des actions spécifiques directement à partir du tableau de bord, sans avoir à naviguer dans d’autres interfaces.

Cas d’usage : tableau de bord financier de la GED

La configuration de chaque widget est conçue pour s’intégrer naturellement au quotidien des professionnels, offrant une visualisation et une interaction qui favorisent des décisions rapides et éclairées. Les comptables, par exemple, peuvent configurer leurs widgets pour surveiller les factures à différents stades de traitement, tandis que les professionnels du secteur logistique peuvent suivre les demandes de matériel en direct, améliorant ainsi la gestion et la planification des ressources.

Dématérialisation des factures clients :

Un widget dédié permet de suivre le cycle de vie d’une facture client dès sa création, sa progression dans le circuit d’approbation, jusqu’à la réception des paiements, en temps réel. Cet outil devient incontournable pour les professionnels de la finance qui visent une clôture comptable plus rapide et plus précise.

Dématérialisation des factures fournisseurs :

Pour obtenir une vision consolidée des factures en attente de validation ou de règlement, un widget spécifique redéfinit la gestion des comptes fournisseurs, mettant en lumière les échéances et optimisant la gestion des dépenses.

Découvrez les widgets intuitifs de la V7

Découvrez en vidéo le fonctionnement des widgets de la version 7 d’Open Bee, qui révolutionne l’expérience utilisateur. Cette présentation met en lumière l’intuitivité, la réactivité et l’amélioration significative du quotidien offertes par ces outils, tout en soulignant l’approche centrée sur l’humain de la plateforme.

Les avantages des widgets personnalisés

Si la gamme actuelle de widgets vous semble limitée, Open Bee annonce l’introduction prochaine de la fonctionnalité widgets scriptés, offrant aux utilisateurs la possibilité de créer leurs propres widgets sur mesure pour une personnalisation avancée de leur espace de travail.

La conception des widgets de la GED Open Bee a été finement ajustée en tenant compte des retours des utilisateurs, qui souhaitaient une harmonie entre fonctionnalité et esthétique au sein d’une interface sur mesure. Ces outils facilitent la collaboration en rendant le partage et la communication autour des données compilées par les widgets plus simples, favorisant ainsi une synergie d’équipe améliorée et plus efficace.

Widgets polyvalents : Ces composants dépassent les fonctions traditionnelles de gestion documentaire en intégrant un suivi précis des tâches, répondant ainsi aux exigences spécifiques de diverses activités professionnelles.

Outils performants : La mise en place de ces outils a été simplifiée pour une utilisation directe et efficace, sans compromettre la performance.

Personnalisation intuitive : La configuration des widgets a été pensée pour allier simplicité et sophistication, soulignant ainsi les spécificités de chaque secteur d’activité et les préférences personnelles. La plateforme s’ajuste à votre routine professionnelle, évitant ainsi la nécessité pour l’utilisateur de se conformer au logiciel.

Sécurité : En parallèle de ces avancées, la sécurité des informations demeure une priorité absolue. Open Bee s’engage à assurer une protection rigoureuse des données, à sécuriser le partage de documents et à maintenir l’intégrité de l’archivage, le tout en respectant les normes de sécurité les plus exigeantes.

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En conclusion, la version 7 de la GED Open Bee s’adapte à vos besoins, et vous permet de tirer profit de fonctionnalités ‘cachées’ ou sous-exploitées. C’est une avancée significative dans l’expérience utilisateur en matière de solution de gestion électronique de documents, offrant une personnalisation sans précédent et une intégration poussée avec les outils métiers. Les widgets personnalisés, au cœur de cette transformation, sont le reflet de notre engagement à fournir une UX intuitive, performante et sécurisée. Nous sommes convaincus que ces innovations vont non seulement améliorer votre efficacité quotidienne, mais aussi enrichir la collaboration au sein de vos équipes.

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Comment l’IA aide à la détection des fraudes à la TVA ?

La fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) engendre d’importantes pertes fiscales. En réponse à cette dérive, les administrations fiscales cherchent des méthodes efficaces pour détecter les fraudes.

L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) peut apporter une contribution pour pallier cette pratique. Des travaux de recherche ont récemment permis de développer des modèles d’IA pour détecter les fraudes à la facture d’entreprise.

Dans cet esprit d’innovation, nos équipes de recherche et développement travaillent sans relâche à l’affinement de ces technologies émergentes. Nous sommes déterminés à faciliter votre quotidien pour assurer une réponse toujours plus performante aux besoins de conformité et de sécurité financière de votre entreprise.

*Pour faciliter la compréhension de ce texte, un lexique des termes techniques est disponible.

Les méthodes de l’IA pour la détection de fraudes à la TVA

Comment ça marche ? Pour comprendre le rôle de l’intelligence artificielle (IA) dans la détection des fraudes à la TVA, il est essentiel de saisir comment elle opère. Nous utilisons des techniques avancées appelées apprentissage automatique (Machine Learning*) et apprentissage en profondeur (Deep Learning*).

Le processus suit une méthodologie bien établie nommée CRISP-DM*, qui se déroule en plusieurs phases clés :

• Collecte de données fiscales : Nous commençons par rassembler des informations essentielles comme les factures d’entreprise, les transactions commerciales et les déclarations de TVA.
• Prétraitement des données : Les données récoltées sont ensuite préparées et nettoyées pour s’assurer qu’elles sont prêtes pour l’analyse.
• Entraînement de modèles d’IA : Ces données « propres » servent à entraîner nos modèles d’IA. Cela signifie qu’on les « éduque » pour reconnaître les indices de fraude à la TVA.
• Analyse de nouvelles données : Enfin, nous utilisons ces modèles formés pour examiner de nouvelles informations fiscales et débusquer d’éventuelles fraudes.

Les difficultés rencontrées pour la détection de fraudes fiscales

Quelles sont-elles ? L’utilisation de l’IA pour repérer les fraudes à la TVA n’est pas sans défis. Un problème majeur est le déséquilibre entre les factures normales et celles qui sont potentiellement frauduleuses : il y a beaucoup moins de factures suspectes en comparaison aux factures non suspectes dans nos données. Cela peut induire l’IA en erreur, la rendant plus encline à ignorer les fraudes au profit de la reconnaissance de factures non suspectes.

De plus, des contraintes légales et éthiques nous empêchent de collecter certaines données potentiellement frauduleuses pour améliorer cet équilibre. Une approche simple serait de créer des données fictives pour compenser, mais cette technique ne résout pas le problème des biais et peut affecter la précision des prédictions de notre IA.

La qualité des données sur lesquelles l’IA est entraînée est également cruciale. Si les données ne sont pas de bonne qualité ou si elles ne sont pas représentatives de la réalité, les modèles d’IA ne seront pas efficaces dans le monde réel.

C’est pourquoi nous nous concentrons à perfectionner les méthodes de création de ces données synthétiques* pour qu’elles reflètent au mieux la réalité, afin de renforcer les systèmes de détection de fraudes à la TVA.

À découvrir également :
Comment l’IA peut apporter de l’intelligence à la GED ?

Les algorithmes d’IA pour détecter les factures suspectes

Quelles sont nos solutions à l’étude ? Nous avons obtenu de bons résultats avec deux types principaux d’algorithmes d’intelligence artificielle :

Machine Learning : Des techniques telles que l’arbre de décision, Naïve Bayes*, et Support Vector Machine* ont été appliquées pour classer les factures en deux groupes : celles qui sont probablement légitimes et celles qui sont potentiellement frauduleuses. Ces méthodes apprennent à partir d’exemples déjà identifiés, ce qui leur permet de repérer les factures qui ne correspondent pas au modèle standard. C’est un peu comme trier des pommes pour distinguer les bonnes des pourries en se basant sur des étiquettes préalablement définies.

Deep Learning : Des méthodes comme les auto-encodeurs*, qui sont conçues pour déceler les anomalies au sein des données. La démarche a consisté à résoudre un problème d’apprentissage non supervisé* de détection d’anomalies. Par exemple, si une facture présente des montants de TVA qui ne sont pas cohérents avec le chiffre d’affaires associé, cela peut indiquer une anomalie que l’autoencodeur va essayer de détecter.

En conclusion, les techniques d’intelligence artificielle appliquées à la détection de fraudes à la TVA ont montré des résultats encourageants.

Les travaux s’orientent aussi vers l’optimisation des architectures de réseaux de neurones visant à garantir leur stabilité dans la détection de fraudes à la facture d’entreprise.

L’intelligence artificielle appliquée à la détection des fraudes à la facture d’entreprise renforce ainsi l’expertise du contrôle fiscal.

La conformité fiscale dans le cadre de la réforme de la facturation

Avec la réforme imminente de la facture électronique en France, les entreprises devront adopter de nouvelles méthodes pour la gestion de leurs factures. À partir de 2026, selon un calendrier progressif, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront tenues d’accepter et d’émettre des factures exclusivement sous forme électronique. Cette transformation impose une révision des processus de facturation actuels et souligne la nécessité de solutions qui garantissent la conformité, l’intégrité, et la pleine fiabilité des processus de facturation.

L’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) s’inscrit comme une réponse stratégique à ces besoins en constante évolution. Notre plateforme PDP ne se limite pas à simplifier la transition vers des pratiques de facturation électroniques conformes, elle offre également des services de vérification et de transmission sécurisées des données de facturation à l’administration fiscale.

Avec l’augmentation des contrôles automatisés requis par la législation, les PDP devront être équipées de systèmes avancés pour la détection des fraudes, ce qui coïncide avec l’expertise que notre plateforme propose. En résumé, l’adoption de notre PDP vous permettra d’assurer l’émission, la réception, et le suivi complet de vos transactions de facturation, en respectant et en anticipant les exigences de la réforme de la facture électronique, pour une gestion fiscale sans faille.

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Les 6 incontournables de la GED pour un DAF

Sommaire :
1. Automatiser les tâches comptables répétitives
2. Centraliser les reportings et tableaux de bord financiers
3. Optimiser la gestion de trésorerie
4. Sécuriser les données sensibles
5. Respecter les contraintes légales et réglementaires
6. Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Les must-have d’une plateforme GED pour un DAF

Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF) au sein d’une entreprise va bien au-delà de la simple supervision des aspects comptables. En tant que gardien des finances, le DAF joue un rôle clé dans la stratégie globale et est un conseiller de confiance pour la direction générale. Il est appelé à superviser divers domaines tels que la comptabilité, la trésorerie, le contrôle de gestion et la conformité fiscale. Cependant, une gestion financière évoluée va au-delà de la simple observation des chiffres ; elle nécessite une analyse approfondie pour comprendre les tendances, identifier les risques et les opportunités, et formuler des recommandations stratégiques. La gestion financière ne se limite pas à garantir l’exactitude des chiffres ; elle englobe également fournir une image précise et en temps réel de la santé financière de l’entreprise.

C’est dans cette optique que la plateforme GED Open Bee se révèle être un atout majeur pour les DAF. Spécialisée dans le traitement de l’information, Open Bee répond à de nombreuses exigences cruciales pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Avec le déploiement de sa nouvelle version, Open Bee V7, intégrant un dashboard stratégique spécialement adapté pour les DAF, la plateforme offre la possibilité de capitaliser et de centraliser l’information stratégique de manière efficace. Dans cette perspective, explorons les incontournables d’une plateforme de Gestion Électronique de Documents (GED) pour un DAF, en mettant en lumière les fonctionnalités clés qu’Open Bee propose pour optimiser les différentes facettes de la gestion financière.

Automatiser les tâches comptables répétitives

La gestion au quotidien des nombreuses écritures comptables représente souvent une charge administrative chronophage pour les équipes financières : saisies manuelles, multiples validations, risque d’erreurs, etc. Or le DAF et son équipe ont besoin de se laisser du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi éviter le maximum de tâches répétitives. Son expertise mérite d’être mobilisée sur des missions plus stratégiques et décisionnelles.

La suite Open Bee permet d’automatiser une grande partie de ces circuits comptables : workflows de traitement des factures fournisseurs, rapprochements bancaires automatisés, lettrage intelligent des comptes, etc. Le DAF peut ainsi se libérer de nombreuses heures pour se concentrer sur le pilotage financier de l’entreprise. La fonctionnalité workflow permet donc une automatisation des circuits de validation des documents au sein de l’entreprise. Concrètement, le DAF peut :

• Concevoir rapidement des flux de validation comptables linéaires ou conditionnels vers les bons acteurs (comptables, contrôleurs de gestion, etc).
• Paramétrer précisément les tâches, délais et ordonnancements selon le type de document (factures fournisseurs, note de frais, etc).
• Déclencher ces circuits automatiquement depuis la GED sans intervention de l’administrateur.
• Superviser en temps réel l’avancement des validations par tous les acteurs impliqués.
• Grâce aux workflows, toutes les étapes de traitement, du contrôle à la comptabilisation, sont ainsi automatisées et tracées au sein d’un flux unique intégré à la GED.

Cela évite les aller-retours par emails ou papiers, accélère les traitements, et offre au DAF une vue d’ensemble pour superviser l’activité comptable de A à Z.

Piloter un vrai tableau de bord sur tous les ingrédients de la performance

La maîtrise et le suivi de la performance de l’entreprise sont essentiels pour le DAF, qui doit avoir une vision précise et en temps réel des différents piliers de la gestion. Pour ce faire, il est crucial de travailler avec une solution qui transcende l’univers comptable habituel des ERP et des logiciels comptables.

Contrairement à ces outils, qui se concentrent sur les agrégats financiers, un tableau de bord efficace est axé sur des indicateurs opérationnels qui sont les véritables moteurs de la performance financière. Or, il s’agit de mesurer l’impact des actions mises en place dans l’entreprise et de comprendre leur influence directe sur les résultats.

Un tableau de bord doit intégrer quatre axes principaux :

• Ressources humaines : le suivi de l’engagement et de la productivité des salariés est essentiel, car le capital humain est un vecteur de succès pour toute organisation.
• Organisationnel : l’efficience des processus, la capacité à innover et à s’adapter aux évolutions du marché conditionnent la réactivité de l’entreprise.
• Client ou commercial : la satisfaction client et l’efficacité des stratégies commerciales sont au cœur de la croissance de l’entreprise.
• Gestion/finance : la rentabilité, la trésorerie et les indicateurs financiers clés sont des mesures traditionnelles de la performance économique.

La mise en œuvre d’un tel tableau de bord dans une plateforme GED offre de multiples avantages. En effet, la GED est à la fois le réceptacle et l’émetteur d’informations opérationnelles essentielles. Elle permet d’agréger les données et de générer des indicateurs de gestion en lien avec :

• La mesure du résultat de l’entreprise : en capturant des informations telles que les gains de productivité ou les économies réalisées.
• La trésorerie : en offrant la possibilité de mesurer des indicateurs comme l’évolution du DSO (Days Sales Outstanding) ou le taux de recouvrement des factures clients.
• La qualité de l’organisation : en assurant le contrôle systématique des documents et en mesurant l’efficacité des workflows implémentés.
• La relation client : en intégrant des outils comme les formulaires de satisfaction client pour évaluer directement le ressenti des consommateurs.
• Les ressources humaines : en exploitant les outils de formulaires liés aux processus RH, tels que les enquêtes de satisfaction interne ou les évaluations de performance.

Une plateforme GED intelligemment configurée devient ainsi un outil de pilotage stratégique, permettant au DAF de transformer de simples documents en une mine d’informations opérationnelles exploitables pour le pilotage global de l’entreprise. Elle contribue non seulement à une meilleure compréhension des leviers de la performance, mais facilite également la prise de décision en s’appuyant sur des données fiables et actualisées.

Optimiser la gestion de trésorerie

Pour un Directeur Administratif et Financier, la capacité à suivre avec précision les flux de trésorerie est primordiale pour assurer la liquidité et la santé financière de l’entreprise. Les systèmes ERP traditionnels offrent des possibilités de suivi comptable, mais ils se trouvent souvent limités quand il s’agit d’offrir une vision consolidée et en temps réel de la trésorerie. Une plateforme GED performante, cependant, introduit une amélioration significative en matière de suivi et de pilotage de la trésorerie, grâce à la gestion et l’analyse des documents qui alimentent les cycles financiers.

La chaîne documentaire d’une plateforme GED, en intégrant les documents de la commande à la facturation, élargit sensiblement la fenêtre de visibilité sur les flux de trésorerie. En utilisant un ERP, un DAF pourrait certes projeter les encaissements et décaissements futurs à partir des factures comptabilisées, ce qui reste un exercice relativement statique et réactif. En comparaison, une solution comme Open Bee pousse l’analyse plus loin.

La plateforme GED Open Bee recueille et organise non seulement les factures, mais aussi les bons de commande, les engagements de dépense, et même les prévisions de commandes et d’achats. Cette intelligence documentaire permet une anticipation des flux de trésorerie bien en amont de la comptabilisation des factures dans l’ERP. Il en résulte une projection des flux financiers plus étendue et, par conséquent, une gestion de la trésorerie plus proactive.

La capacité d’anticipation est grandement améliorée : avec une plateforme GED comme Open Bee, les DAF peuvent potentiellement doubler l’horizon de leur prévision explicite de trésorerie. Cela signifie que là où un ERP classique offre une visibilité d’environ deux mois sur le cycle d’exploitation, Open Bee peut étendre ce pilotage jusqu’à quatre mois, voire six mois pour certains secteurs d’activité, particulièrement dans l’industrie.

Cette extension du champ de vision en matière de trésorerie permet non seulement un meilleur contrôle des entrées et sorties de fonds, mais également une planification financière plus stratégique et plus affinée. Les DAF peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées concernant les investissements, le financement et les opportunités de croissance, en se basant sur des données prévisionnelles solides et anticipatives, offrant une gestion de trésorerie optimisée pour le succès à long terme de l’entreprise.

Sécuriser les données sensibles

Au sein de la direction financière, de nombreux documents stratégiques circulent et doivent être protégés : business plans, comptes annuels, payrolls, etc. Or le stockage en local ou le partage par mail ne permettent pas toujours d’assurer une confidentialité optimale.

Avec sa gestion avancée des droits d’accès, une solution de GED offre au DAF un coffre-fort numérique pour verrouiller l’accès aux documents sensibles. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations en fonction de leur profil.

De plus, la traçabilité des actions sur chaque document permet de détecter toute tentative d’accès indésirable. Le DAF conserve ainsi la maîtrise totale sur la diffusion des données sensibles de l’entreprise.

Les avantages du workflow en entreprise

Respecter les contraintes légales et réglementaires

La gestion des obligations légales et réglementaires représente aussi un enjeu pour le Directeur Administratif et Financier. Entre conservation des pièces sur de longues durées et mises à jour fréquentes de la législation, le risque de non-conformité est élevé.

Avec son système d’archivage électronique sécurisé et sa traçabilité renforcée, une solution de GED offre au DAF un environnement parfaitement conforme aux exigences :

• Archivage pérenne des documents comptables, fiscaux et sociaux sur toute leur durée réglementaire.
• Signature électronique conforme eIDAS pour valider les documents sensibles.
• Paramétrage des règles de gestion en fonction de chaque typologie de documents.
• Traçabilité totale des actions effectuées sur les documents.

Le DAF s’assure ainsi du respect des réglementations en vigueur et se prémunit contre tout risque juridique.

Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Dans le cadre de leurs missions de contrôle et d’audit, les commissaires aux comptes et auditeurs externes ont besoin d’accéder à de nombreuses informations sensibles détenues par la direction financière.

Grâce à sa gestion précise des habilitations, une solution de GED permet au DAF de provisionner facilement un accès temporaire aux documents nécessaires à leur mission de vérification : comptes annuels, grands livres, pièces justificatives, etc.

De plus, la traçabilité des consultations garantit que seules les personnes autorisées accèdent aux informations seulement sur une période prédéfinie.

Le DAF garantit ainsi la transparence nécessaire aux audits tout en conservant un contrôle total sur l’accès aux données de l’entreprise. Les échanges sont facilités et sécurisés.

En conclusion, l’intégration d’une solution GED devient un atout stratégique incontournable pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Grâce à l’automatisation des processus transverses, la centralisation des données et des tableaux de bord, ainsi que le renforcement de la conformité et de la sécurité, la GED libère le DAF des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Il peut ainsi se concentrer pleinement sur son rôle de pilotage financier et décisionnel au sein de la direction générale de l’entreprise. La fluidité des workflows financiers, la maîtrise en temps réel des dépenses, ou encore l’optimisation de la trésorerie lui offrent de nouveaux leviers pour créer de la valeur.

En définitive, la GED devient le système nerveux digital de la performance financière de l’organisation. Et le DAF, grâce aux 6 points clés présentés dans cet article, se transforme en véritable ‘business partner’ pour conduire la stratégie de l’entreprise.

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Certification NF : spécifications du composant coffre-fort numérique

Open Bee™ obtient le renouvellement de la certification AFNOR logiciel (NF203), conforme à la norme AFNOR NF Z42-020 sur son composant coffre-fort numérique.

Publié le 29 novembre 2023

Signification de la certification

En tant qu’éditeur de logiciels, Open Bee a reçu la certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique délivrée par AFNOR certification.

Accordée en 2017 et renouvelée le 29 Octobre 2023 la certification est valable jusqu’au 29 octobre 2024. Cette certification atteste de la conformité du Coffre-fort électronique Open Bee Portal avec les exigences de la norme AFNOR NF Z42-020.

Notre solution a pour objectif de rendre simple l’application de l’article 1366 du Code Civil (modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016) qui précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »

L’assurance d’une conservation sécurisée

En d’autres termes, le module Open Bee coffre-fort numérique permet de garantir aux utilisateurs du service la pérennité, sécurité, confidentialité, disponibilité et intégrité des documents à vocation probatoire qui y sont déposés. Il permet donc d’assurer une conservation à vocation probatoire d’objets numériques en s’appuyant sur la norme NF Z42-020.

En addition des préconisations de la norme NF Z42-020, le coffre-fort Open Bee intègre des éléments complémentaires assurant une sécurité renforcée des données conservées :

• Chiffrement, basé sur l’algorithme AES 256, de l’ensemble des documents contenus dans le coffre-fort, assurant ainsi la confidentialité de ces documents
  
• Authentification forte à double facteur : cette validation en deux étapes contribue à protéger le compte d’un utilisateur contre les accès non autorisés au cas où un tiers parviendrait à obtenir son mot de passe. En complément du mot de passe, l’utilisateur doit fournir un code reçu par SMS sur son téléphone mobile, généré par un serveur d’authentification.

En savoir plus sur le coffre-fort numérique par Open Bee

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7 façons dont la GED révolutionne la gestion des Ressources Humaines

Sommaire :
1. L’optimisation de la gestion documentaire RH avec la GED
2. Une solution de GED simplifie et accélère le processus d’embauche
3. Une Optimisation de l’intégration des nouvelles recrues grâce à la GED
4. La GED maximise l’autonomie et l’efficacité des employés
5. La sécurisation et confidentialité des données RH : le rôle clé de la GED
6. Vers un environnement RH zéro papier
7. La conformité et réglementation RH : l’atout de la GED

Confrontés à des défis croissants tels que la réduction des coûts opérationnels, l’amélioration de l’efficacité des processus et la conformité au RGPD, les départements des ressources humaines trouvent dans la Gestion Électronique des Documents (GED) une solution innovante et révolutionnaire. Cette technologie offre des avantages significatifs en matière de conformité réglementaire, de sécurisation des données, d’optimisation des processus de recrutement et de facilitation de la communication interne. Dans cet article, nous explorons les sept avantages majeurs de la GED pour les RH, soulignant comment elle transforme la gestion des ressources humaines pour la rendre plus efficace, sécurisée et adaptée aux défis actuels.

1-L’optimisation de la gestion documentaire RH avec la GED

Dans le domaine des ressources humaines, la gestion d’une multitude de documents pour chaque employé représente un défi majeur. Entre les contrats, les évaluations de performance, les bulletins de salaires, et autres, ce volume de papier peut vite devenir envahissant. C’est ici qu’une GED intervient comme une solution innovante.

La GED pour la gestion de ressources humaines permet de centraliser et de structurer tous les documents du service RH de manière efficace, indépendamment de leur format. En adoptant cette approche, les entreprises sont en mesure de numériser, d’indexer et d’archiver l’ensemble des dossiers papier des employés sous forme numérique, simplifiant ainsi grandement l’accès et la gestion de ces informations.

Un atout majeur de la GED est sa capacité à prendre en compte tous les types de documents, y compris ceux qui n’ont pas encore été dématérialisés. Les entreprises qui n’ont pas encore effectué une transition numérique complète peuvent ainsi utiliser le module de capture de la GED pour intégrer automatiquement les documents papier dans des dossiers numériques.

En outre, la GED propose des outils pour une organisation efficace des fichiers et dossiers, permettant aux entreprises de définir leur propre système de classement pour une meilleure organisation et recherche des documents. Cela améliore également l’organisation de votre arborescence grâce à l’utilisation d’une méthode cohérente de nommage des fichiers et des dossiers. Enfin, la fonctionnalité de pré-définir un modèle de dossier employé et de le dupliquer pour les nouvelles embauches standardise et accélère les processus RH.

2-Une solution de GED simplifie et accélère le processus d’embauche

Le processus d’embauche, souvent complexe et chronophage, représente un autre défi pour les équipes RH. De la réception des candidatures à la sélection des profils, en passant par les entretiens et la finalisation des contrats, chaque étape requiert une gestion méticuleuse et efficace. Dans ce contexte, un outil capable de simplifier et d’accélérer ces étapes est essentiel. Une solution GED répond précisément à ces défis en offrant une plateforme permettant de fluidifier et d’accélérer l’ensemble du processus de recrutement, notamment :

• Demande d’embauche : Le remplissage d’un formulaire électronique via la GED initie le processus de recrutement, informant rapidement les parties concernées.
• Processus de sélection : La gestion et le partage sécurisés des données des candidats facilitent une sélection collaborative et efficiente.
• Entretien : L’utilisation de fiches d’évaluation personnalisées aide à optimiser cette étape cruciale.
• Recrutement : La personnalisation et la gestion de documents administratifs (promesses d’embauche, contrats, etc.) deviennent plus aisées.
• Signature des contrats en ligne : La signature électronique, une fonctionnalité clé de la GED, accélère la conclusion du processus d’embauche.
• Intégration : L’assignation de tâches facilite l’intégration du nouvel employé, assurant une transition en douceur.

La GED se révèle ainsi être un atout majeur pour transformer le processus d’embauche en une procédure plus efficiente, rapide et collaborative, répondant efficacement aux enjeux actuels des équipes RH.

3-Optimisation de l’intégration des nouvelles recrues grâce à la GED

L’intégration des nouvelles recrues est une étape cruciale dans le processus de gestion des ressources humaines. Elle nécessite une préparation soignée et une mise en œuvre efficace pour assurer une transition en douceur des employés au sein de l’entreprise. Ce processus peut être complexe, impliquant l’organisation des ressources, la distribution du matériel, la formation et la familiarisation avec la culture de l’entreprise.

Une solution GED se présente comme un outil clé pour relever ces défis, en offrant la possibilité de créer des parcours d’intégration fluides et personnalisés pour les nouveaux employés :

Automatisation et personnalisation du processus d’intégration : La GED automatise la gestion des tâches et des documents nécessaires à l’intégration, permettant une meilleure organisation et un suivi efficace.
Préparation des ressources et du matériel : L’affectation et l’organisation des bureaux, des ressources et du matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, fournitures, etc.) sont simplifiées, assurant une intégration matérielle sans encombre.
Portail électronique en libre accès : Un accès facilité aux documents RH et formulaires via un portail électronique favorise l’autonomie des nouveaux employés, contribuant à une meilleure expérience d’intégration.
Capacités d’audit et de reporting : Les fonctionnalités avancées de la GED en matière d’audit et de reporting permettent de suivre précisément l’état d’avancement du processus d’intégration pour chaque nouvelle recrue.

Si la gestion d’embauche, mentionnée dans les paragraphes précédents, se révèle si importante pour les services RH, l’intégration des nouvelles recrues est tout aussi fondamentale. La GED, en tant que plateforme globale et ultra-connectée, se présente non seulement comme une solution efficace pour simplifier le processus d’embauche, mais aussi comme un outil puissant pour une intégration réussie. Assurant un suivi personnalisé et organisé, la GED crée une fondation solide pour optimiser l’efficacité des employés, grâce à des processus RH améliorés et plus performants.

4-La GED maximise l’autonomie et l’efficacité des employés

Au-delà des défis de l’embauche et de l’intégration, un autre aspect crucial pour les équipes RH réside dans l’autonomie et l’efficacité des employés. Fournir les outils adéquats pour permettre une réalisation autonome et efficace des tâches est essentiel dans un environnement de travail moderne.

Une solution GED intégrant un portail RH intuitif et personnalisable, contribue à une gestion efficace et autonome des tâches. Ce portail offre des niveaux de permissions variés pour faciliter la création de tâches et une communication interne dynamique. Le système de glisser-déposer rend la publication de contenu aisée, tandis que les notifications automatiques en temps réel assurent une communication instantanée et efficace. La capacité à rechercher et à mettre à jour rapidement les documents améliore de manière significative l’accès et la gestion des informations.

L’accès en ligne aux documents RH :

Le portail GED fournit un accès direct à une variété de documents RH essentiels, renforçant ainsi l’autonomie et l’efficacité des employés.

Un puissant moteur de workflow pour la gestion des ressources humaines :

La GED permet de mettre en œuvre simplement tout processus d’entreprise, avec les étapes, actions et conditions nécessaires. Elle offre des fonctionnalités de notification pour informer les personnes concernées des actions requises. Les utilisateurs peuvent valider, refuser ou déléguer des tâches et être alertés en cas de retard. Les administrateurs peuvent suivre l’état d’avancement des workflows d’approbation.

La flexibilité est assurée par la possibilité de mettre à jour n’importe quel processus, en ajoutant des étapes, des assignés, des documents, et en paramétrant des dates d’échéance.

Les avantages du workflow en entreprise

Conception et partage de formulaires électroniques :

Les entreprises peuvent bénéficier d’un outil de création de formulaires électroniques intuitif pour automatiser la collecte des données, leur approbation et leur gestion.
Les formulaires peuvent inclure une grande variété de champs, tels que des cases à cocher, boutons radio, listes déroulantes, champs d’adresse, dates, photos et signatures.

Ces fonctionnalités permettent une gestion efficace de divers processus RH, comme l’embauche, l’intégration, la formation, la gestion des performances et les relations avec les employés, rendant la GED un outil indispensable pour optimiser l’efficacité des employés.

5-Sécurisation et confidentialité des données RH : le rôle clé de la GED

Alors que la gestion électronique des documents facilite grandement les processus RH, comme nous l’avons vu dans les paragraphes précédents, elle soulève inévitablement la question cruciale de la confidentialité des données. Dans ce contexte, il est essentiel de s’assurer que les informations confidentielles restent protégées. La GED est un outil déterminant en offrant des solutions avancées pour sécuriser les documents RH et garantir la confidentialité des données des employés.

• Mesures de sécurité et confidentialité dans la GED :

Droits d’accès et cryptage des données : La GED met en place des droits d’accès sécurisés et un cryptage des données pour protéger les informations sensibles.
Sécurité pour les collaborateurs à distance : Avec la double authentification et le cryptage des données en transit, la GED assure la sécurité des données, même pour les employés travaillant à distance.
Infrastructure cloud ultra-sécurisée : L’adoption d’infrastructures cloud certifiées ISO 27001 par les solutions GED garantit un haut niveau de sécurité pour les données RH.
Coffre-fort numérique certifié : L’utilisation de composants de coffre-fort numérique certifiés AFNOR NF LOGICIEL offre une sécurité renforcée pour les documents stockés.

Avec des fonctionnalités telles que l’hébergement sécurisé, l’authentification double facteur, le Single Sign-On, et des droits d’accès détaillés, la GED renforce la sécurité et la confidentialité des données RH. Des mesures supplémentaires comme le filigrane numérique, l’horodatage et la piste d’audit complètent ce dispositif de sécurité. Un plan de sauvegarde des données est également mis en place pour prévenir toute perte de données.

Ainsi, la GED s’avère être un outil indispensable pour assurer la sécurité et la confidentialité des données RH, répondant aux exigences de la gestion moderne des ressources humaines.

6-Vers un environnement RH zéro papier

L’objectif du zéro papier, devenu une priorité pour de nombreuses entreprises, trouve une résonance particulière dans les départements des ressources humaines, qui sont parmi les plus grands consommateurs de papier dans une entreprise. La dématérialisation, en s’appuyant sur une solution GED, présente des avantages considérables pour le service RH. Elle simplifie et accélère les processus, tout en offrant des bénéfices évidents en termes de coûts, d’efficacité et de respect de l’environnement.

En passant par une solution GED, la manipulation des formulaires devient plus efficace et moins contraignante, éliminant les désagréments liés à la gestion papier. Cela se traduit par une productivité accrue, car les problèmes de documents perdus ou mal classés sont réduits. De plus, la centralisation des informations actualisées en un seul endroit garantit un accès rapide et fiable aux données nécessaires.

Un autre aspect notable est le gain de temps considérable. La recherche et la consultation de documents, ainsi que l’archivage, sont optimisés, minimisant le temps passé à traiter ou ressaisir des données. Cela s’accompagne d’une réduction significative des coûts, car l’utilisation de papier et les besoins en espaces d’archivage physiques diminuent, entraînant un retour sur investissement rapide.

Enfin, adopter une démarche de dématérialisation en RH n’est pas seulement bénéfique pour l’efficacité opérationnelle ; elle contribue également à une image de marque plus respectueuse de l’environnement, alignée sur les valeurs écoresponsables. Ainsi, la mise en place d’une GED en RH représente une avancée majeure vers l’atteinte de l’objectif du zéro papier, marquant un tournant vers une gestion plus agile, économique et respectueuse de l’environnement.

7-Conformité et réglementation RH : l’atout de la GED

Le respect des réglementations en vigueur est crucial et les départements RH doivent naviguer avec prudence pour éviter les risques de sanctions et les pertes financières. La conformité légale devient donc un pilier essentiel de la gestion des ressources humaines. L’outil de GED joue un rôle prépondérant dans cette démarche, réduisant le risque que les documents soient consultés par du personnel non autorisé et garantissant le respect des périodes de conservation des documents RH prescrites par la loi.

• Respect des délais de conservation légaux : La solution de GED aide à respecter les délais de conservation imposés par la loi, en gérant efficacement la durée de conservation des documents.
• Protection transparente des données personnelles : La conformité au RGPD est renforcée par une protection et une gestion transparente des données personnelles et salariales.
• Simplification des audits RH : La GED facilite la gestion des audits en ressources humaines, permettant une conformité sereine et efficace.
• Liste de contrôle de conformité RH : L’utilisation d’une liste de contrôle de conformité dans une GED pour la gestion de ressources humaines assure le respect de toutes les normes et réglementations.

La plateforme GED, en étant un outil ultra-connecté, modulable et flexible, s’adapte à une multitude de documents et de besoins. Sa capacité à s’intégrer aux logiciels déjà utilisés en interne en fait une solution idéale pour moderniser et sécuriser la gestion des ressources humaines. Elle répond non seulement aux exigences opérationnelles, mais aussi aux impératifs de conformité et de sécurité, marquant ainsi un progrès décisif vers une gestion RH efficace, responsable et adaptée aux défis actuels.

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