Classez vos documents en toute simplicité
Pour une meilleure gestion des dossiers d’adhérents
Demandes d’adhésion, pièces justificatives, certificats médicaux … sont autant de documents au format papier qui vous font perdre du temps chaque année et qui remplissent vos salles d’archives.
Avec la GED Open Bee™ classez au format électronique et mettez à jour l’ensemble des pièces composants vos dossiers adhérents en quelques clics !
Centralisez en un point unique et au format électronique, tous les documents de vos adhérents, quel que soit leur format d’origine (papier, bureautique, emails…).
Profitez des technologies de lecture de code à barre et de reconnaissance de caractères (OCR), afin d’indexer et de classer automatiquement les différentes pièces.
Retrouvez vos fichiers classés dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers, directement dans le portail documentaire Open Bee™ Portal.
Reconnaissance intelligente de vos formats de documents
L’OCR est une technologie avancée de reconnaissance de texte, elle vous permet de convertir automatiquement des types de documents en fichier éditable.
Avertissement pour les renouvellements d’adhésion
En mettant à jour les dossiers d’adhérents, soyez automatiquement averti des échéances importantes comme pour le renouvellement d’adhésions par exemple.
Classement simplifié des dossiers adhérents
Classez, au format électronique, l’ensemble des pièces composants les dossiers administratifs des adhérents en quelques clics.
Accédez facilement à tout document
La dématérialisation permet de gagner en place et par conséquent, il n’est plus nécessaire de conserver tous les documents au format papier. Tout est accessible facilement et ainsi il est possible de retrouver un dossier en quelques secondes depuis votre poste de travail, grâce au numéro d’adhérent, nom, date d’inscription …
Mettez à jour simplement chaque dossier adhérent (cotisation, certificat médical, facture).
Soyez automatiquement averti des dates d’échéances importantes, notamment pour le renouvellement des adhésions.
Découvrez les cas clients pour ce secteur d’activité
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Comment la FFGolf dématérialise les certificats médicaux ?
Dans l’optique de réduire drastiquement les pertes de temps liées au traitement manuel chaque certificat médical de golf, la ffgolf s’est donc équipée de la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal. L’objectif est désormais d’insérer sur une majorité de certificats, un code à barres contenant un identifiant unique par licencié.
Notre offre logiciel pour votre domaine d’activité
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Notre fiche produit vous présente le coffre-fort numérique et les points forts de l’archivage à vocation probatoire
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Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
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