Solution ged portal

Open Bee™ Portal

Centralisez votre information dans un espace documentaire sécurisé !

Simple d’utilisation et performante, la solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Open Bee™ Portal vous permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous types de fichiers entre vos différents collaborateurs et partenaires.

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Organisez le classement de vos documents

Centralisez en un point unique toute votre information quel que soit son format d’origine (Papier, Word, Excel, e-mails, issu de progiciels…).

Classez vos documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous-dossiers.

Profitez de plans de classement adaptés à votre métier, conjointement réalisés avec des professionnels de différents secteurs d’activités.

Accédez à votre information en toute facilité

Retrouvez instantanément tous vos documents classés.

Que vous soyez au bureau ou en déplacement, consultez votre information depuis votre poste de travail, ordinateur portable, ou via votre smartphone ou tablette grâce à l’application mobile Open Bee™.

Visualisez à tout moment vos tâches à réaliser et notifications importantes depuis votre tableau de bord personnel.

GED - Gestion électronique de documents
GED et Dématérialisation Open Bee

Collaborez en toute sérénité

Créez des espaces de travail virtuels pour stocker et partagez des documents spécifiques.

Animez vos groupes de travail grâce aux fils de discussion.

Envoyez, rapidement et simplement, des fichiers volumineux à vos contacts internes ou externes.

Accélérez la validation de documents

Créez des circuits de validation linéaire, pour tout document nécessitant une simple approbation (ex : demande de congés, courrier entrant…)

Déployez des circuits de validation conditionnelle, pour tout document faisant l’objet d’un traitement plus complexe (demande d’achat, bon de commande…).

Réduisez significativement le temps d’approbation de vos documents en paramétrant des alertes et des délais de réalisation.

Accélérez la validation de documents
GED Open Bee Portal

Optimisez vos processus métiers

Mettez en œuvre un portail documentaire pour développer et enrichir la relation avec vos clients.

Distribuez les bulletins de paie au format électronique à vos salariés, dans des espaces de conservation personnels et sécurisés.

Assurez-vous de communiquer des dossiers comprenant tous les documents requis, grâce aux règles de complétion de données.

Sécurisez vos données

Créez des règles de confidentialité permettant de gérer les droits utilisateurs en consultation, modification ou suppression.

Communiquez des documents à des tiers grâce à des liens protégés par mots de passe et dates d’expiration.

Cryptez vos dossiers et fichiers et protégez-vous contre les accès non autorisés.

Maîtrisez votre projet GED

Installez et paramétrez en un temps record votre solution de GED Open Bee™ Portal grâce aux fonctionnalités suivantes : import des utilisateurs, synchronisation AD/LDAP, choix de la langue, personnalisation de l’écran d’accueil…

Activez des fonctionnalités avancées comme les règles de classement, les liaisons dynamiques, les tampons, les souscriptions automatiques et le moteur d’indexation OCR…

Bénéficiez de services professionnels pour vous assister dans l’implémentation de votre solution de GED Open Bee™.

Connecteur Chorus Pro

A partir du 1er janvier 2017 et selon un calendrier défini par l’Etat, les entreprises faisant acte de commerce avec les structures publiques seront dans l’obligation de transmettre leurs factures au format électronique, via le portail Chorus Pro.

Fournisseurs de structures publiques, grâce à l’option connecteur Chorus Pro, communiquez dynamiquement vos factures de vente depuis Open Bee™ Portal directement dans Chorus Portail Pro.

Structures publiques, unifiez et simplifiez le traitement de vos factures fournisseurs dans Open Bee™ Portal, quel que soit leur format de réception (papier, PDF, transmission par Chorus).

Connecteur Chorus Pro

Bénéfices

  • Archivage et classement de documents simplifiés

  • Accès à l’information de l’entreprise à tout moment

  • Travail collaboratif optimisé

  • Sécurité et confidentialité des données optimales

  • Réduction des coûts financiers liés à la gestion de documents

  • Gain de productivité

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Intégrée à vos smartphones et tablettes, l’application Open Bee™ Mobile vous permet d’accéder à vos documents en tout lieu et à tout moment.

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Ils l'utilisent…

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