Transports – SAFE Tansport

Dématérialisation et archivage électronique de 30 000 contrats de transport/an

Le service administratif de la société Safe Transport, spécialiste de la gestion des flux logistiques en France et à l’international, est confronté à des pertes de temps, de productivité et d’argent, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier (dont les contrats de transport), nécessitant leur conservation, consultation et communication ultérieure.

Solution Open Bee™ déployée

Afin d’éliminer les désagréments rencontrés, la société Safe Transport a opté pour les logiciels de GED Open Bee™ Scan Portal intégrant un module de reconnaissance de code à barres.

Dans un premier temps, les contrats de transport papier sont dématérialisés puis automatiquement classés dans la GED Open Bee™ Portal, grâce au module Open Bee™ Scan qui reconnait, analyse et extrait les données pertinentes (nom du client, date de livraison…).

Classé de manière structurée (par dossier client, date, etc.) au format électronique, tout contrat de transport peut être alors rapidement retrouvé et aisément consulté depuis tout poste informatique du réseau, ou depuis les smartphones et tablettes des livreurs et des commerciaux…

Les bénéfices pour Safe Transport

livraison_ldA travers la mise en place d’une solution de gestion électronique des contrats de transport, Safe Transport a révolutionné sa façon de gérer ses documents.

Tout d’abord, les 350.000 pages constituant l’intégralité des documents traités chaque année, seront classées au format électronique, libérant ainsi de l’espace de stockage.

Ensuite, les 3 collaborateurs du service administratif, qui passaient précédemment 5 minutes à rechercher un document, le retrouvent désormais en quelques secondes. Ils bénéficient ainsi d’un gain de temps d’une heure par jour!

Finalement,  grâce au logiciel de GED Open Bee™, qualifié de « solution miracle » par ces derniers, les documents sont communiqués en 1 clic à des tiers, ce qui leur évite de fastidieuses  manipulations.