Mairies – Mairie d’Onzain

Dématérialisation de 250 courriers et factures par mois

Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier. Ces derniers ont besoin d’être conservés, classés, et facilement communicables. De plus, la mairie d’Onzain souhaite anticiper le nouveau protocole PESV2 qui marquera, en 2015, l’entière dématérialisation de la chaîne comptable et signera l’arrêt des échanges papier entre les collectivités locales et le Trésor Public.

Solution Open Bee™ déployée

mairieDans un souci d’anticipation des besoins futurs et afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™ Scan Portal.

Grâce à Open Bee™ Scan, les 250 factures et divers courriers reçus mensuellement sont numérisés, indexés, convertis au format PDF puis dynamiquement classés dans la GED Open Bee™ Portal de manière structurée (par nom, date, type…).

Tout document peut alors être rapidement retrouvé et mis à la disposition du demandeur depuis tout poste informatique ou périphérique mobile.

Les bénéfices pour la mairie d’Onzain

Les solutions de GED Open Bee™ mises en place évitent  au service comptabilité de la mairie d’Onzain de réaliser 3 copies de chaque facture reçue. Cela permet des gains de temps et de productivité significatifs, tout en économisant un volume important de papier.

De plus, les différents courriers envoyés aux administrés ne sont plus conservés au format papier, ce qui libère de l’espace sur les bureaux et dans les armoires.

Enfin, les documents archivés au format électronique sont rapidement consultables  et communicables par email, directement depuis le portail documentaire. Cela se traduit par une grande rapidité dans les recherches et une amélioration du service public.