Etablissements Medico-Sociaux – ESAT Chantecler

Archivage de 1200 documents par mois

Pour l’établissement de Service d’Aide par le Travail (E.S.A.T) de Soual (81), spécialiste dans l’insertion sociale et professionnelle des personnes handicapées, le classement manuel et le partage de tous les documents papier et électroniques (factures, bons de livraisons, dossiers du personnel, bulletins de paie, plannings …), engendrent des pertes de temps et de productivité importants pour les 130 collaborateurs répartis dans 6 agences.

Solution Open Bee™ déployée

Afin d’optimiser le traitement de ses documents, l’établissement de service d’aide par le travail Chantecler a mis en place la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™ Scan Portal.
esat_ldÀ présent, les collaborateurs répartis dans les différentes agences, dématérialisent plus d’une cinquantaine de  documents papier par jour avec un appareil multifonctions, puis les convertissent au format PDF grâce à Open Bee™ Scan.  Ces derniers sont ensuite classés selon une charte logique dans le portail de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

Les collaborateurs peuvent désormais accéder à tous les documents en temps réel, depuis leur poste informatique ou leurs périphériques mobiles équipés d’une connexion Internet, quelque soit leur agence (partage via l’application de GED mobile).

Les bénéfices pour l’E.S.A.T. Chantecler

Depuis  l’acquisition d’une solution de GED Open Bee™, l’E.S.A.T économise 70% du temps précédemment consacré au traitement manuel des documents reçus chaque jour.

« Le déploiement d’Open Bee™ Scan Portal au sein de notre structure nous a conféré des gains de temps et de productivité remarquables » déclare Madame Marty, Responsable Informatique.

De plus, le portail documentaire accessible via Internet permet le partage instantané des documents institutionnels entre les 6 agences du centre médico-social. Fini les recherches laborieuses dans les archives papier et les échanges de documents numérisés via email entre les différents sites !