BTP – Remaud SA

Le constructeur Remaud SA choisit la GED Open Bee™ afin d’accélérer la validation de ses factures fournisseurs.

 

Afin d’éliminer les désagréments causés par la validation au format papier de ses factures fournisseurs, le constructeur de maisons individuelles Remaud SA a déployé la solution de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.

Entreprise vendéenne créée en 1974, Remaud SA est un spécialiste en construction de maisons individuelles, rénovation, agrandissement et maçonnerie. Au sein de ce constructeur, la validation des factures fournisseurs pose de véritables problèmes. Le processus de validation manuel des factures est lourd car il implique différents acteurs (secrétaire, chef de chantier, …), qui ne sont pas toujours physiquement présents au bureau. Ceci engendre de nombreux désagréments tels que : oublis de validation, délais de réponse importants, pertes de documents, relances incessantes, retards de paiements, … Ces dysfonctionnements entraînent une perte de productivité notable pour l’entreprise et une insatisfaction de ses fournisseurs.

 

Une solution de dématérialisation intégrant un workflow mobile parfaitement adapté aux besoins du secteur du BTP.

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Afin d’accélérer et de fiabiliser le processus de validation de ses 2000 factures fournisseurs annuelles, Remaud SA a choisi la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal permettant de dématérialiser et de faire circuler ces documents au format électronique. Chaque facture est numérisée puis classée dans la GED par la secrétaire de direction. Les factures s’intègrent ensuite de façon automatique dans un circuit de validation électronique (workflow). Chaque acteur du workflow est alors informé dynamiquement lorsqu’il doit intervenir sur une facture. Une tâche du workflow peut être traitée depuis un poste informatique mais également depuis un périphérique mobile. Ainsi, le chef de chantier, par exemple, est alerté d’une tâche de validation en temps réel sur son smartphone ou sa tablette et peut valider la facture immédiatement depuis le chantier.

 

Meilleure traçabilité des factures et gains de temps conséquents

L’utilisation de ce workflow de validation permet un meilleur suivi et une plus grande traçabilité des factures. A tout moment, la secrétaire sait où se trouvent les factures dans le workflow et peut, si besoin, relancer les acteurs en retard par email, sans bouger de son bureau.

« Auparavant, je me déplaçais de bureau en bureau pour faire valider les factures avant de les transférer au service comptabilité, ce qui était contraignant et chronophage. Désormais je peux suivre les circuits de validation des documents en temps réel, directement depuis mon poste de travail. De plus, j’ai rapidement pris en main Open Bee™ Scan Portal grâce à sa facilité d’utilisation et à l’équipe du support technique qui est disponible et efficace », explique Stéphanie Naud, Secrétaire de direction de Remaud SA.

Par la mise en œuvre de la solution de GED Open Bee™, Remaud SA estime pouvoir gagner 80 % sur le temps précédemment accordé à la validation et l’archivage manuel de ses factures. Cette plus grande réactivité permet au constructeur de réduire ses délais de paiement et ainsi d’améliorer ses relations avec ses fournisseurs.

Enfin, grâce à l’utilisation de la solution Open Bee™ Portal, les chefs de chantier pourront prochainement bénéficier d’une autre plus-value significative : accéder à distance à tous les documents liés à un projet depuis un périphérique mobile (tablette, smartphone). Ainsi, il leur sera possible d’avoir une vision d’ensemble des dossiers sans s’encombrer des versions papier.