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La Fédération française de golf choisit la GED Open Bee™ afin d’accélérer le traitement de 20.000 certificats médicaux

 

Afin de réduire drastiquement les problèmes causés par le traitement au format papier des certificats médicaux de ses adhérents, la Fédération française de golf a mis en place les solutions de dématérialisation et de Gestion Electronique de Documents Open Bee™.

En France, tout licencié qui désire participer à des compétitions de golf doit impérativement faire enregistrer son certificat médical de non contre-indication à la pratique de ce sport, auprès de la Fédération française de golf (ffgolf). Chaque année, ce sont 20 000 certificats médicaux au format papier qui sont traités, en grande partie par le siège de la ffgolf engendrant de nombreux désagréments tels que des pertes de temps pour le traitement, l’enregistrement, l’archivage et la recherche des documents.

 

Une solution de dématérialisation permettant un traitement rapide et automatisé des certificats médicaux.

Dans l’optique de réduire drastiquement les pertes de temps liées au traitement manuel des certificats médicaux, la ffgolf s’est donc équipée de la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal. L’objectif est désormais d’insérer sur une majorité de certificats, un code à barres contenant un identifiant unique par licencié. Une fois le document dûment complété et renvoyé à la fédération, ce dernier sera numérisé puis classé automatiquement dans la gestion électronique de documents Open Bee™ Portal, dans le dossier du licencié, grâce à la lecture de code à barres opérée par la solution Open Bee™ Scan.

Grâce à la mise en œuvre d’une solution automatisée de classement des certificats médicaux, la ffgolf estime pouvoir gagner 80 % sur le temps précédemment passé pour l’archivage manuel des documents.

« Nous avons pu répondre avec pertinence aux besoins de la ffgolf, notamment grâce à notre expérience dans le domaine de la dématérialisation haut-volume et notre maîtrise technique de lecture des codes à barres. Egalement, notre client a pu apprécier l’ergonomie et la facilité d’utilisation de nos solutions au quotidien, facteur déterminant au succès d’un projet GED au sein d’une organisation », explique Christophe Laurence, Directeur des Opérations d’Open Bee™.

 

Meilleure traçabilité des certificats et gains de temps conséquents dans la recherche des certificats en cas d’accident.

De plus, grâce au moteur de recherche d’Open Bee™ Portal, les collaborateurs de la ffgolf auront la possibilité d’accéder en quelques secondes à un certificat donné, en saisissant simplement le numéro de licence d’un compétiteur. Ainsi, si un golfeur se blesse lors d’une compétition, la ffgolf pourra retrouver très facilement le certificat médical du sportif, archivé dans le portail documentaire, afin de vérifier la validité du document.

Disponible immédiatement et commercialisée par un réseau de partenaires certifiés sous la forme de licences ou d’abonnements mensuels (SaaS), l’offre Open Bee™ permet d’apporter une solution concrète, avec un retour sur investissement rapide, aux différentes problématiques de gestion documentaire des entreprises.